Рассмотрим ситуацию подробно. Организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». С 2025 года она стала плательщиком НДС и применяет ставку 5%. По государственному контракту в рамках 44-ФЗ организация оказывает комплекс услуг по обслуживанию зданий. Услуги длящиеся, отчетный период по договору — месяц. За декабрь 2024 года исполнитель сформировал в ЕИС структурированный документ от 31.12.2024 без НДС, потому что в 2024 году организация еще не была плательщиком НДС. Заказчик подписал документ и оплатил работы уже в 2025 году, а в назначении платежа сослался на дату приемки в феврале 2025 года.
Налоговая инспекция направила требование и просит пояснить, почему доходы в декларации по НДС не совпадают с поступлениями на расчетный счет по конкретному контракту. Возникает вопрос: нужно ли было начислить и уплатить НДС за декабрьские услуги только потому, что заказчик подписал документ и оплатил его уже в 2025 году?
Короткий ответ: НДС за декабрь 2024 года начислять не нужно, если услуги были оказаны и документ на реализацию сформирован за период, когда организация еще не являлась плательщиком НДС по этим операциям. Оплата в 2025 году за ранее оказанные услуги не создает налоговую базу по НДС повторно. В ответ на требование налоговой нужно дать пояснения и приложить документы, подтверждающие, что поступление 2025 года относится к реализации декабря 2024 года без НДС.
Сначала проанализируем, почему у налоговой вообще возник вопрос. Инспекция видит поступление денег на расчетный счет в 2025 году. Организация уже в 2025 году является плательщиком НДС по УСН и применяет ставку 5%. При этом в декларации по НДС по данному поступлению нет налоговой базы. Для налоговой это выглядит как потенциальное несоответствие: деньги поступили, а НДС не начислен.
Но для НДС важно не любое поступление денег само по себе. Нужно определить, за что поступили деньги:
это аванс в счет будущих услуг;
это оплата услуг, которые уже были оказаны ранее;
это оплата услуг текущего периода;
это возврат, компенсация, штраф, неустойка или иной платеж;
это поступление, которое вообще не связано с реализацией.
В рассматриваемой ситуации поступление 2025 года относится к услугам за декабрь 2024 года. То есть это не аванс за будущие услуги 2025 года, а оплата ранее оказанных услуг. Поэтому налоговую базу по НДС нужно анализировать не только по дате поступления денег, но и по периоду оказания услуг и дате реализации.
Выясним причину: налоговая база по НДС определяется по правилам статьи 167 НК РФ. По общему правилу моментом определения налоговой базы является наиболее ранняя из двух дат: день отгрузки или передачи товаров, работ, услуг либо день оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок. Если деньги поступают уже после реализации, это не аванс и не самостоятельный момент начисления НДС.
Рассмотрим подробнее общий порядок. Для НДС важен момент определения налоговой базы. По общему правилу он определяется как наиболее ранняя из следующих дат:
день отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав;
день оплаты или частичной оплаты в счет предстоящей поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав.
Обратите внимание на формулировку: оплата учитывается как момент определения налоговой базы, когда это оплата в счет предстоящих поставок. То есть речь идет об авансе. Если же оплата поступила после того, как услуги уже оказаны, то это не предоплата. В таком случае налоговая база должна определяться по дате реализации, а не по дате последующей оплаты.
В нашем случае за декабрь 2024 года услуги относятся к периоду до перехода организации на НДС. Структурированный документ в ЕИС был сформирован от 31.12.2024 без НДС. Если именно декабрьские услуги были фактически оказаны в 2024 году и относятся к реализации 2024 года, то поступление оплаты в 2025 году не превращает их в реализацию 2025 года.
Разберем главный вывод: если реализация произошла в 2024 году, когда организация на УСН не начисляла НДС по таким операциям, то последующая оплата в 2025 году не создает обязанности начислить НДС по этой реализации.
Посмотрим на отличие аванса от оплаты задолженности. Аванс — это деньги, которые поступают до оказания услуг. Оплата задолженности — это деньги, которые поступают после того, как услуги уже оказаны и у заказчика возникла обязанность оплатить их.
В рассматриваемой ситуации услуги за декабрь 2024 года уже были оказаны за отчетный период декабрь. Исполнитель сформировал документ от 31.12.2024. Значит, поступление денег в 2025 году является оплатой ранее оказанных услуг, а не предоплатой за будущие услуги.
Поэтому не нужно применять правило о НДС с аванса. НДС с аванса возникает, когда плательщик НДС получает оплату в счет будущей реализации. Здесь будущей реализации на дату платежа уже нет: реализация относится к декабрю 2024 года.
Важно: назначение платежа само по себе не должно менять экономическую суть операции. Если в платежном поручении заказчик указал дату приемки в феврале 2025 года, это может вызвать вопрос у налоговой, но не означает автоматически, что услуги оказаны в феврале 2025 года. Нужно подтвердить, что платеж относится к декабрьскому объему услуг.
Разберем переходный момент. С 2025 года налогоплательщики на УСН в общем случае стали признаваться плательщиками НДС, если не применяют освобождение или если их доходы превышают установленные лимиты. Для части упрощенцев предусмотрены специальные пониженные ставки НДС, например 5% или 7%, в зависимости от размера доходов и выполнения условий.
Но переход на НДС с 2025 года не означает, что нужно обложить НДС все деньги, которые поступили в 2025 году. Нужно разделить поступления:
поступления за реализацию 2025 года — анализируем по правилам НДС 2025 года;
авансы, полученные в 2025 году под будущие услуги — включаем в базу по НДС, если нет исключений;
оплаты за реализацию 2024 года — не включаем в базу по НДС 2025 года, если реализация была совершена до возникновения обязанности по НДС;
возвраты и корректировки — анализируем отдельно по их правовой природе.
Таким образом, ключевой вопрос не в том, когда деньги пришли на расчетный счет, а в том, к какой реализации они относятся.
Рассмотрим подробнее длящиеся услуги. По договору предметом является обслуживание зданий. Отчетный период — месяц. По окончании месяца исполнитель формирует в ЕИС структурированный документ. Заказчик подписывает документ о приемке.
Для таких услуг важно определить, когда услуга считается оказанной для целей учета и налогообложения. Обычно ориентируются на условия договора и первичные документы. Если договором установлен ежемесячный отчетный период, то услуги признаются оказанными по итогам соответствующего месяца. Документ за декабрь подтверждает объем услуг за декабрь.
В электронном актировании по 44-ФЗ дата приемки может быть связана с датой подписания документа заказчиком в ЕИС. Для целей исполнения государственного контракта это действительно важная дата: она подтверждает, что заказчик принял результат и у него возникла обязанность оплатить услуги.
Но для НДС нужно аккуратно разделить:
период фактического оказания услуг;
дату формирования документа исполнителем;
дату подписания документа заказчиком;
дату оплаты;
дату возникновения налоговой обязанности по НДС.
Если услуги фактически оказаны за декабрь 2024 года, а документ сформирован исполнителем 31.12.2024, то есть аргумент в пользу того, что реализация относится к 2024 году. Подписание заказчиком в феврале 2025 года подтверждает приемку и основание для оплаты, но не обязательно переносит сам период оказания услуг на февраль 2025 года.
Практический вывод: в пояснениях налоговой нужно показать, что спорное поступление относится именно к декабрьскому отчетному периоду 2024 года, а не к услугам, оказанным в 2025 году.
Теперь ответим на главный вопрос. Если организация в декабре 2024 года применяла УСН и не являлась плательщиком НДС по данной реализации, а услуги были оказаны за декабрь 2024 года, то начислять НДС за декабрь 2024 года не нужно.
Причина следующая:
на дату оказания декабрьских услуг организация не применяла НДС по этим операциям;
структурированный документ за декабрь был сформирован без НДС;
оплата в 2025 году поступила за уже оказанные услуги, а не как аванс;
последующая оплата ранее реализованных услуг не создает новую налоговую базу по НДС;
переход на НДС с 2025 года не имеет обратной силы в отношении реализации 2024 года.
Следовательно, НДС по декабрьским услугам начислять и уплачивать не нужно. Но нужно подготовить грамотные пояснения в ответ на требование налоговой инспекции.
Разберем по шагам, что включить в пояснения. Налоговая просит объяснить причины несоответствия доходов в декларации по НДС и поступлений на расчетный счет. Значит, наша задача — показать, что поступление на расчетный счет не является налоговой базой по НДС за 2025 год.
В пояснении укажите:
организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы»;
с 2025 года организация исполняет обязанности плательщика НДС по соответствующим операциям и применяет ставку 5%;
спорное поступление относится к государственному контракту по 44-ФЗ;
предмет контракта — комплекс услуг по обслуживанию зданий;
отчетный период по договору — календарный месяц;
спорная сумма относится к услугам за декабрь 2024 года;
структурированный документ в ЕИС за декабрь сформирован исполнителем 31.12.2024 без НДС;
заказчик подписал документ и оплатил его в 2025 году;
оплата 2025 года является оплатой ранее оказанных услуг, а не авансом;
поэтому сумма не включена в налоговую базу по НДС за 2025 год.
Также приложите подтверждающие документы. Чем понятнее будет комплект, тем меньше риск дополнительных требований.
Посмотрим, какие документы помогут подтвердить позицию организации.
Копию государственного контракта или выдержки из него, где видно, что услуги являются длящимися, отчетный период — месяц, а документ формируется по итогам месяца.
Структурированный документ из ЕИС за декабрь 2024 года, сформированный исполнителем 31.12.2024 без НДС.
Документ о подписании или приемке заказчиком, если он показывает связь с декабрьским отчетным периодом.
Платежное поручение заказчика, по которому поступила оплата в 2025 году.
Оборотно-сальдовую ведомость или карточку счета расчетов с заказчиком, где видно, что на конец 2024 года была дебиторская задолженность заказчика за декабрьские услуги.
Расшифровку поступлений по контракту, где отдельно показаны суммы за услуги 2024 года и суммы за услуги 2025 года.
Книгу продаж за соответствующий период 2025 года, если нужно показать, что в нее включались только операции, по которым налоговая база возникла уже после перехода на НДС.
Бухгалтерскую справку, в которой объяснена причина расхождения между банковским поступлением и декларацией по НДС.
Важно: не нужно признавать ошибку в декларации по НДС, если сумма действительно относится к реализации 2024 года. В пояснении нужно спокойно и структурно объяснить, что расхождение вызвано оплатой дебиторской задолженности прошлых периодов.
Рассмотрим пример формулировки. Его можно адаптировать под конкретные суммы, номера контрактов и даты.
Пример:
«В ответ на требование о представлении пояснений сообщаем, что поступление денежных средств по платежному поручению от ___ № ___ в сумме ___ руб. по государственному контракту № ___ относится к оплате услуг по обслуживанию зданий, оказанных за отчетный период декабрь 2024 года. В соответствии с условиями контракта отчетным периодом является календарный месяц. Структурированный документ о приемке по услугам за декабрь 2024 года сформирован исполнителем в ЕИС 31.12.2024 без выделения НДС, поскольку в указанном периоде организация применяла УСН и не являлась плательщиком НДС по данной реализации. Подписание документа заказчиком и оплата произведены в 2025 году. Указанная оплата является оплатой ранее оказанных услуг, а не предварительной оплатой в счет будущей реализации. В связи с этим сумма поступления не включена в налоговую базу по НДС за 2025 год. Налоговая база по НДС по данной оплате не возникает, поскольку НДС не начисляется на оплату ранее реализованных услуг, оказанных до возникновения обязанности по исчислению НДС».
После такого текста перечислите приложения:
копия контракта или выдержки из контракта;
структурированный документ ЕИС за декабрь 2024 года;
документ о приемке заказчиком;
платежное поручение;
карточка расчетов с заказчиком;
бухгалтерская справка-расшифровка.
Разберем, как оформить внутреннюю бухгалтерскую справку. Она поможет объяснить инспекции, почему сумма есть на расчетном счете, но отсутствует в декларации по НДС.
В справке укажите:
номер и дату контракта;
наименование заказчика;
период оказания услуг — декабрь 2024 года;
дату формирования структурированного документа в ЕИС — 31.12.2024;
дату подписания документа заказчиком — февраль 2025 года;
дату оплаты — 2025 год;
сумму оплаты;
пояснение, что оплата относится к дебиторской задолженности за 2024 год;
вывод, что налоговая база по НДС в 2025 году не возникает.
Также удобно сделать таблицу расшифровки, но в тексте страницы ограничимся логикой. Главное — показать связь между оплатой и декабрьским документом.
Теперь посмотрим, как проверить данные в учетной системе. В теме нет кода 1С, поэтому программный код не нужен. Задача решается бухгалтерскими отчетами и корректной аналитикой по документам.
В 1С:Бухгалтерия предприятия или другой учетной конфигурации проверьте следующие объекты и отчеты:
Реализация товаров и услуг или аналогичный документ реализации услуг за декабрь 2024 года;
Поступление на расчетный счет по оплате от заказчика в 2025 году;
Счет-фактура выданный, если он используется для операций с НДС в 2025 году;
Книга продаж за налоговый период 2025 года;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 для проверки задолженности заказчика;
Карточка счета 62 по конкретному контрагенту и контракту;
Анализ субконто по контрагенту, договору и документам расчетов;
Банковские выписки за дату поступления оплаты;
Помощник по учету НДС, если используется типовая конфигурация с таким функционалом;
Регламентированные отчеты и декларация по НДС за соответствующий квартал.
Разберем по шагам проверку в 1С:
Откройте документ реализации за декабрь 2024 года и проверьте дату документа. Она должна относиться к 2024 году.
Проверьте договор и контрагента, чтобы реализация была привязана к тому же государственному контракту, по которому поступила оплата.
Убедитесь, что в документе за декабрь 2024 года НДС не выделен.
Сформируйте Карточка счета 62 по заказчику за период с декабря 2024 года по дату оплаты в 2025 году.
Проверьте, что на 31.12.2024 или на дату формирования документа была отражена дебиторская задолженность заказчика.
Откройте документ Поступление на расчетный счет за 2025 год и проверьте, что он закрывает задолженность по декабрьской реализации.
Проверьте, что поступление не отражено как аванс в счет будущих услуг 2025 года.
Сформируйте Книга продаж за период 2025 года и убедитесь, что туда не попала оплата задолженности за декабрь 2024 года.
Подготовьте расшифровку для налоговой: реализация — 2024 год, оплата — 2025 год, НДС — не начисляется.
Важно: если в 1С поступление ошибочно зачлось как аванс, это может привести к неправильному учету НДС. В таком случае нужно исправить зачет оплаты, чтобы платеж закрывал задолженность по декабрьской реализации, а не формировал аванс.
Рассмотрим подробнее, на что обратить внимание после перехода на НДС 5% с 2025 года.
Учетная политика. Проверьте настройки налогового режима и НДС с 2025 года. В 1С это может быть раздел с настройками налогов и отчетов, где указывается применение УСН и обязанность по НДС.
Ставки НДС в документах 2025 года. Документы реализации 2025 года должны формироваться с правильной ставкой НДС, если организация применяет ставку 5%.
Документы 2024 года. Реализации 2024 года не нужно задним числом переводить на НДС только из-за оплаты в 2025 году.
Зачет авансов и оплат. Проверьте аналитику расчетов. Платеж 2025 года должен быть привязан к документу реализации декабря 2024 года.
Книга продаж. В книгу продаж 2025 года включайте налоговую базу по операциям, по которым момент определения базы возник в 2025 году. Оплату задолженности за 2024 год туда не включайте.
Декларация по НДС. Проверьте, что декларация содержит операции 2025 года, но не содержит оплату реализации 2024 года как отдельную налоговую базу.
Для проверки взаиморасчетов используйте счета 62.01 и 62.02, если в вашей конфигурации расчеты с покупателями и авансы покупателей разделяются по этим субсчетам. Если оплата попала на 62.02 как аванс, а должна закрывать 62.01, разберем зачет и исправим аналитику расчетов.
Рассмотрим практический критерий. Налоговая видит банковское поступление, но не видит автоматически всей договорной логики. Поэтому бухгалтеру нужно подтвердить связь платежа с документом прошлого периода.
Проверьте следующие признаки:
в договоре указан ежемесячный отчетный период;
документ сформирован именно за декабрь 2024 года;
в документе перечислены услуги за декабрь или указан отчетный период декабрь 2024 года;
сумма платежа совпадает с суммой документа за декабрь или входит в расшифровку задолженности;
в учете на конец 2024 года была дебиторская задолженность заказчика;
платеж 2025 года закрывает эту задолженность;
после оплаты задолженность по документу декабря закрыта;
платеж не относится к будущим услугам 2025 года.
Если эти признаки подтверждаются, позиция организации выглядит обоснованной: сумма не включается в налоговую базу по НДС 2025 года.
В рассматриваемой ситуации заказчик в назначении платежа указал дату подписания документа в ЕИС, то есть дату приемки в феврале 2025 года, а не дату формирования документа 31.12.2024. Именно это могло создать вопрос у налоговой.
Разберем, как действовать. Не нужно ориентироваться только на одну фразу в назначении платежа. Назначение платежа — это важный, но не единственный документ. Его нужно читать вместе с контрактом, структурированным документом, периодом оказания услуг и данными бухгалтерского учета.
В пояснении можно указать:
дата, указанная в назначении платежа, является датой подписания документа заказчиком в ЕИС;
эта дата не является периодом оказания услуг;
услуги оказаны за отчетный период декабрь 2024 года;
документ сформирован исполнителем 31.12.2024;
оплата в 2025 году произведена после приемки декабрьских услуг;
поэтому поступление является оплатой задолженности за 2024 год.
Практический совет: если возможно, попросите заказчика в дальнейшем указывать в назначении платежа не только дату приемки, но и отчетный период оказания услуг. Например: «Оплата услуг за декабрь 2024 года по документу о приемке от ___». Это снизит риск автоматических расхождений.
Рассмотрим вопрос об уточненной декларации. Если организация правильно не включила оплату декабрьских услуг 2024 года в налоговую базу по НДС 2025 года, уточненную декларацию подавать не нужно.
Уточненка требуется, когда в ранее поданной декларации есть ошибка, которая привела к занижению налога или искажению показателей. В нашей ситуации ошибка отсутствует, если выполняются условия:
услуги фактически относятся к декабрю 2024 года;
документ сформирован за декабрь 2024 года без НДС;
организация в 2024 году не была плательщиком НДС по этой реализации;
оплата в 2025 году закрывает задолженность, а не является авансом;
в 1С платеж корректно зачтен в счет реализации 2024 года.
В этом случае нужно направить пояснения, а не подавать уточненную декларацию.
Но если при проверке обнаружится, что услуги фактически оказаны уже в 2025 году или документ 31.12.2024 был оформлен формально без фактического оказания услуг, позиция меняется. Тогда нужно анализировать, не возникла ли налоговая база по НДС уже в 2025 году.
Разберем альтернативные ситуации, в которых НДС мог бы появиться.
Если деньги поступили в 2025 году как аванс за будущие услуги. Тогда оплата была бы предварительной, и налоговая база по НДС могла бы возникнуть на дату получения аванса.
Если услуги фактически оказаны в 2025 году. Если документ от 31.12.2024 не подтверждает реальное оказание услуг в декабре, а услуги по сути оказаны в 2025 году, налоговая может оспаривать период реализации.
Если документ за декабрь был сформирован, но заказчик отказался от приемки, а затем стороны оформили новую реализацию в 2025 году. Тогда нужно смотреть, какой документ является первичным для реализации.
Если в 2025 году была корректировка стоимости услуг. Корректировки переходных периодов требуют отдельного анализа.
Если в 2025 году был подписан новый документ, который фактически заменил документ 2024 года. Тогда нужно определить, какой документ отражает реальную хозяйственную операцию.
В исходной ситуации таких обстоятельств не указано. Наоборот, из описания следует, что декабрьский структурированный документ был сформирован в ЕИС 31.12.2024, а оплата поступила позже.
Рассмотрим тонкий момент. По 44-ФЗ датой приемки в электронном актировании часто считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком. Для контрактной системы это важно: от этой даты могут считаться сроки оплаты, обязанности заказчика и завершение приемки.
Но для налоговой базы по НДС нужно учитывать не только дату приемки заказчиком, но и правила статьи 167 НК РФ, период оказания услуг и статус исполнителя на момент реализации. Если услуги относятся к декабрю 2024 года и исполнитель сформировал документ 31.12.2024, то подписание заказчиком в 2025 году не должно автоматически превращать реализацию 2024 года в реализацию 2025 года.
В пояснениях лучше избегать спорной фразы «дата приемки не имеет значения». Корректнее написать так:
«Дата подписания документа заказчиком в ЕИС подтверждает завершение процедуры приемки и основание для оплаты, однако спорное поступление относится к услугам за отчетный период декабрь 2024 года, оказанным и оформленным исполнителем до возникновения обязанности по исчислению НДС. Оплата в 2025 году не является предварительной оплатой, а является погашением задолженности за ранее оказанные услуги».
Такая формулировка аккуратно учитывает специфику 44-ФЗ и одновременно объясняет налоговую логику.
Посмотрим, какие меры помогут снизить количество расхождений между банковскими поступлениями и декларацией по НДС.
Ведите расшифровку оплат по периодам оказания услуг. По каждому поступлению указывайте, за какой месяц оно получено.
Контролируйте назначение платежа. По возможности согласуйте с заказчиком формулировки, где будет указан отчетный период, а не только дата приемки.
Разделяйте в 1С расчеты по документам. Не допускайте, чтобы оплата старой задолженности автоматически попадала в авансы.
Сверяйте книгу продаж с банковскими поступлениями. Расхождения сами по себе допустимы, но по каждому существенному расхождению должна быть понятная расшифровка.
Отдельно контролируйте переходные периоды. Переход с режима без НДС на режим с НДС всегда требует особого внимания к авансам, оплатам и документам прошлого года.
Храните документы ЕИС вместе с бухгалтерскими расшифровками. По государственным контрактам налоговая часто запрашивает документы, подтверждающие период оказания услуг и дату приемки.
Разберем практический контроль. В книге продаж за 2025 год должны отражаться операции, по которым у организации возникла налоговая база по НДС в 2025 году. Если организация применяет ставку НДС 5%, в книге продаж отражаются реализации 2025 года и авансы 2025 года, если они облагаются НДС.
Оплата декабрьской реализации 2024 года не должна попадать в книгу продаж как самостоятельная налоговая база. Поэтому проверьте:
не сформировался ли счет-фактура на аванс по платежу 2025 года;
не попал ли платеж в книгу продаж как аванс;
не отражена ли повторная реализация по этому же периоду;
не задвоены ли документы по ЕИС и по ручному вводу;
корректно ли закрыта задолженность по документу декабря 2024 года.
Если 1С ошибочно сформировала счет-фактуру на аванс, выясним причину. Обычно это происходит, когда платеж не сопоставился с документом реализации и попал на авансовый субсчет. В этом случае нужно исправить аналитику расчетов и переформировать записи книги продаж.
Рассмотрим, как закрепить позицию для себя. По переходным операциям полезно составить внутреннюю бухгалтерскую справку. Она пригодится не только для ответа на требование, но и для будущих проверок.
В справке зафиксируйте:
что организация с 2025 года применяет НДС 5%;
что спорные услуги относятся к декабрю 2024 года;
что документ сформирован в ЕИС 31.12.2024 без НДС;
что заказчик подписал документ в 2025 году;
что оплата поступила в 2025 году;
что оплата является погашением дебиторской задолженности;
что налоговая база по НДС в 2025 году по этой сумме не определяется;
какие документы подтверждают вывод.
Такую справку можно хранить вместе с контрактом, документами ЕИС, платежным поручением и ответом на требование.
Закрепим решение в виде практического алгоритма.
Откройте требование налоговой и определите конкретную сумму расхождения.
Сопоставьте сумму с поступлениями на расчетный счет по контракту.
Определите, за какой отчетный период поступила оплата.
Найдите структурированный документ ЕИС за декабрь 2024 года.
Проверьте дату формирования документа исполнителем — 31.12.2024.
Проверьте, что документ оформлен без НДС.
Проверьте дату подписания документа заказчиком в ЕИС.
Проверьте платежное поручение и назначение платежа.
В 1С сформируйте Карточка счета 62 по заказчику и контракту.
Подтвердите, что на дату оплаты существовала дебиторская задолженность за декабрь 2024 года.
Проверьте, что платеж 2025 года закрыл задолженность, а не сформировал аванс.
Проверьте Книга продаж за 2025 год и убедитесь, что оплата старой задолженности не включена в налоговую базу.
Составьте бухгалтерскую справку-расшифровку.
Подготовьте пояснение в налоговую.
Приложите подтверждающие документы.
Отправьте ответ на требование в установленный срок.
Рассмотрим формулировку более подробно. Налоговая может ожидать не только правовое объяснение, но и арифметическую расшифровку. Поэтому в ответе лучше написать не общими словами, а привязать сумму к конкретному документу.
Структура ответа может быть такой:
вводная часть: отвечаем на требование;
описание контракта: номер, дата, заказчик, предмет;
описание отчетного периода: услуги за декабрь 2024 года;
описание документа ЕИС: дата формирования, сумма, НДС не выделен;
описание оплаты: дата, платежное поручение, сумма;
объяснение причины расхождения: оплата дебиторской задолженности прошлого периода;
налоговый вывод: налоговая база по НДС в 2025 году не возникает;
перечень приложений.
Не пишите, что «доход не отражен» без пояснений. Лучше формулировать так: сумма поступления не включена в налоговую базу по НДС 2025 года, поскольку относится к реализации услуг за декабрь 2024 года, оформленной до возникновения обязанности по исчислению НДС.
Проанализируем общий принцип. Книга продаж по НДС и банковская выписка не обязаны совпадать. Это разные регистры с разной логикой.
Банковская выписка показывает движение денег. Книга продаж показывает налоговую базу по НДС и начисленный налог. Расхождения возможны и нормальны, например:
получена оплата задолженности за прошлые периоды;
получен аванс, который затем зачтен;
поступили суммы, не связанные с реализацией;
поступили возвраты от поставщиков;
получены займы;
получены штрафы или компенсации, требующие отдельного анализа;
есть взаимозачеты без движения денег;
реализация произошла без оплаты в том же периоде.
Поэтому сам факт несоответствия декларации по НДС и расчетного счета не означает ошибку. Но по требованию налоговой нужно показать причину расхождения документально.
Рассмотрим возможные риски и способы их снизить.
Риск спора о дате реализации. Снизьте его документами, где указан отчетный период декабрь 2024 года и дата формирования документа 31.12.2024.
Риск признания платежа авансом. Снизьте его карточкой счета 62, где видно, что платеж закрывает задолженность, а не отражается как предоплата.
Риск некорректного назначения платежа. Объясните, что указанная заказчиком дата является датой подписания документа в ЕИС, а не периодом оказания услуг.
Риск ошибки в 1С. Проверьте, что платеж не попал на авансовый субсчет и не сформировал запись в книге продаж.
Риск неполного ответа на требование. Приложите документы и расшифровки, а не ограничивайтесь одной фразой «НДС не облагается».
Сформулируем окончательный вывод. По услугам за декабрь 2024 года, оказанным в период, когда организация на УСН еще не начисляла НДС, налоговую базу по НДС в 2025 году определять не нужно только из-за того, что заказчик подписал документ и оплатил услуги в 2025 году.
Оплата, поступившая в 2025 году, является оплатой ранее реализованных услуг, а не авансом в счет будущей реализации. Поэтому она не включается в книгу продаж и декларацию по НДС за 2025 год как самостоятельная налоговая база.
В ответ на требование налоговой подготовьте пояснение: укажите, что спорная сумма относится к услугам за декабрь 2024 года, структурированный документ был сформирован в ЕИС 31.12.2024 без НДС, а оплата в 2025 году погасила дебиторскую задолженность за ранее оказанные услуги. Приложите контракт, документ ЕИС, платежное поручение, карточку счета расчетов и бухгалтерскую справку-расшифровку.
Главная мысль: НДС не начисляется на оплату ранее реализованных услуг, если сама реализация относится к периоду до возникновения обязанности по НДС. Поэтому за декабрь 2024 года в описанной ситуации НДС платить не нужно.
Информация носит справочный характер