Проанализируем ситуацию, с которой столкнулись российские экспортеры при подтверждении ставки НДС 0% по поставкам товаров в Казахстан в 2026 году — для этой задачи есть автоматизация заполнения статформ при экспорте в ЕАЭС. Проблема выглядит так: покупатель из Казахстана передал российскому продавцу заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, но при проверке номера заявления в сервисе ФНС появляется состояние «заявление отсутствует». При этом в сервисе «Офис экспортера» такие заявления также не отображаются и их невозможно выбрать для включения в перечень заявлений о ввозе товаров.
Особенность проблемы в том, что с 2026 года в регистрационном номере заявления по Казахстану у части налогоплательщиков изменилась буквенная часть номера. Например, раньше номер мог выглядеть так: 061802032026N00024, а в 2026 году стал выглядеть так: 061802032026T00024. То есть в номере вместо буквы N появилась буква T.
Разберем по шагам, почему это произошло, как правильно оценить ситуацию, что делать бухгалтеру и как действовать в 1С, чтобы не признать экспорт неподтвержденным преждевременно.
Рассмотрим подробнее ключевой вывод из обсуждения. Ответ, полученный пользователями через сервис ФНС, сводился к следующему: заявления, у которых в номере отметки указана буква «T», на определенный момент не передавались Казахстаном в РФ. То есть проблема была не в российском экспортере, не в 1С, не в неправильном заполнении декларации по НДС и не в том, что контрагент обязательно не подал заявление.
Фактически речь шла о проблеме обмена сведениями между налоговыми органами Казахстана и России. Российский сервис проверки показывает только те заявления, электронные копии которых поступили в информационные ресурсы ФНС России от налогового органа страны импортера. Если Казахстан еще не передал сведения по заявлениям нового формата или передал их с задержкой, сервис ФНС не сможет подтвердить их наличие.
Посмотрим на логику работы сервисов. Сервис проверки заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов предназначен для проверки факта поступления электронной копии заявления из налоговых органов страны импортера в налоговые органы страны экспортера ЕАЭС. Для российского экспортера это означает следующее: если товар продан покупателю из Казахстана, то именно казахстанская сторона должна оформить заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в своей налоговой системе, после чего сведения должны быть переданы в ФНС России.
Важно понимать: российский продавец не формирует казахстанское заявление о ввозе вместо покупателя. Он получает от покупателя номер и дату отметки, а затем использует эти сведения для подтверждения нулевой ставки НДС по экспорту в ЕАЭС.
В обсуждаемой ситуации проблема была массовой и затрагивала именно заявления из Казахстана. По заявлениям из Беларуси у пользователей сведения могли отображаться в «Офисе экспортера», а по Казахстану — отсутствовать. Это дополнительно подтверждает, что причина была не в общем сбое сервиса и не в настройках конкретной организации, а в передаче сведений по заявлениям из Казахстана.
Разберем, почему замена буквы N на T привела к практической проблеме. Номер отметки о регистрации заявления используется как один из ключевых реквизитов при поиске заявления. Если в информационной системе ФНС нет записи именно с таким номером, сервис возвращает результат «заявление отсутствует».
В 2026 году Казахстан перевел форму 328.00, то есть заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, в обновленный порядок работы через новый кабинет. По сообщениям участников профессиональных обсуждений, с февраля 2026 года старая форма в прежнем кабинете и в СОНО была отключена, а новая форма стала оформляться в ИСНА. На практике это могло повлиять на формат номера, порядок регистрации, передачу сведений и сопоставление данных между информационными системами Казахстана и ФНС России.
Поэтому при появлении буквы T в номере заявления не следует автоматически считать, что номер ошибочный. Сначала проанализируем, совпадает ли номер с уведомлением или документом, который получил казахстанский покупатель, и только потом будем делать выводы.
Главный практический вывод: если покупатель из Казахстана передал заявление 328.00, уведомление о принятии или иной подтверждающий документ, а номер в ваших документах совпадает с номером, присвоенным казахстанской налоговой системой, то ошибка может находиться не в ваших учетных данных, а в межведомственной передаче сведений.
Разберем первое и самое важное действие. Не исправляйте номер заявления по аналогии с прошлыми периодами. Если в 2025 году заявления имели букву N, а в 2026 году покупатель прислал номер с буквой T, не нужно механически заменять T на N только для того, чтобы сервис проверки нашел запись.
Посмотрим на пример. Покупатель прислал номер:
061802032026T00024
Не подставляйте вместо него номер:
061802032026N00024
Такое исправление может привести к тому, что в учетных документах будет указан номер, которого нет в первичном подтверждении покупателя. В дальнейшем при камеральной проверке инспекция может сопоставить номер из ваших документов с номером из заявления покупателя и обнаружить расхождение.
Действуйте аккуратно:
Запросите у покупателя из Казахстана заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме 328.00 (удобно через автоматическое заполнение реквизитов заявления о ввозе для 1С).
Запросите уведомление, подтверждение приема или другой документ из казахстанской налоговой системы, где указан регистрационный номер заявления.
Сверьте номер, дату отметки, ИНН или регистрационные данные покупателя, реквизиты договора, сумму поставки, валюту, товарные позиции и период.
Вносите в учет именно тот номер, который указан в документах покупателя.
Если сервис ФНС пишет «заявление отсутствует», зафиксируйте результат проверки и переходите к письменному взаимодействию с инспекцией и контрагентом.
Не подгоняйте номер под старый формат. В этой ситуации корректность номера нужно подтверждать документами покупателя, а не предположением о том, какая буква должна быть в номере.
Рассмотрим подробнее проверку через сервисы ФНС. Для заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов используется сервис проверки поступления сведений из стран ЕАЭС. Он позволяет проверить, поступила ли электронная копия заявления в ФНС России.
Проверку можно выполнять двумя способами:
Проверить одно заявление по номеру и дате отметки.
Проверить перечень заявлений через множественную проверку.
Если сервис возвращает «заявление отсутствует», проанализируем возможные причины:
Казахстанский покупатель еще не подал заявление 328.00.
Заявление подано, но еще не принято налоговым органом Казахстана.
Заявление принято, но сведения еще не переданы в ФНС России.
Сведения переданы, но еще не загружены в информационные ресурсы ФНС России.
Введен неверный номер или неверная дата отметки.
Есть различия в формате номера, например из-за новой буквы T в номере заявления.
Заявление уже было включено в ранее отправленный перечень, поэтому не отображается среди доступных к включению в «Офисе экспортера».
В рассматриваемой проблеме пользователи получили от техподдержки пояснение, что «Офис экспортера» отображает сведения, выгруженные из информационных ресурсов ФНС России, а идентификация выполняется по ИНН. Поэтому если заявления нет в выгрузке ФНС, оно не появится в «Офисе экспортера» и его нельзя будет выбрать для перечня.
Следовательно, если заявление отсутствует и в сервисе проверки, и в «Офисе экспортера», это не означает автоматически, что вы неверно ведете учет. Это означает, что нужно выяснить, поступила ли электронная копия заявления в информационные ресурсы ФНС России.
Разберем по шагам, что запросить у казахстанского контрагента. Поскольку заявление о ввозе товаров оформляет покупатель в Казахстане, именно он может подтвердить, что заявление подано, принято и зарегистрировано в налоговой системе Казахстана.
Запросите у покупателя:
Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме 328.00.
Уведомление или квитанцию о принятии заявления налоговым органом Казахстана.
Регистрационный номер заявления и дату отметки.
Подтверждение, что заявление оформлено именно по вашей поставке.
Пояснение, подавалось ли заявление через новый кабинет ИСНА.
При необходимости — письменный ответ казахстанской налоговой службы или обращение покупателя в свой налоговый орган.
Посмотрим, какие реквизиты нужно сверить в первую очередь:
наименование российского продавца;
ИНН и КПП российского продавца;
наименование казахстанского покупателя;
регистрационный или налоговый номер покупателя;
номер и дата договора;
номера отгрузочных документов;
дата отгрузки;
стоимость товаров;
валюта договора;
номенклатура товаров;
номер и дата отметки налогового органа Казахстана.
Если все реквизиты совпадают, сохраняйте документы в архив подтверждения ставки НДС 0%. Даже если сервис ФНС временно не видит заявление, у вас будет документальная база для пояснений в ИФНС.
Рассмотрим следующий шаг. Если сервис проверки показывает «заявление отсутствует», а «Офис экспортера» не позволяет включить заявление в перечень, направьте письменное обращение. Не ограничивайтесь устным ответом инспектора или перепиской с технической поддержкой без четкой фиксации позиции.
В обращении укажите:
что организация является российским экспортером товаров в Казахстан;
что покупатель представил заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме 328.00;
что в номере заявления указана буква T;
что при проверке через сервис ФНС заявление не находится;
что в «Офисе экспортера» заявление не отображается;
что проблема, вероятно, связана с передачей сведений из информационных ресурсов Казахстана в ФНС России;
что вы просите провести проверку поступления электронного подтверждения по межведомственному обмену;
что вы просите дать письменный мотивированный ответ о возможности подтверждения ставки НДС 0% при наличии комплекта документов.
Можно использовать такую формулировку в пояснениях:
«Организация получила от покупателя из Республики Казахстан заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме 328.00 с отметкой налогового органа Республики Казахстан. Номер отметки содержит буквенный символ “T”. При проверке через сервис ФНС России заявление отражается как отсутствующее, в сервисе “Офис экспортера” заявление не отображается. Просим провести проверку поступления сведений по межведомственному обмену от налоговых органов Республики Казахстан и сообщить порядок подтверждения ставки НДС 0% по указанной экспортной операции при наличии заявления, договора, транспортных и товаросопроводительных документов».
Такой подход помогает зафиксировать, что организация не бездействовала, а пыталась подтвердить ставку НДС 0% и установить причину отсутствия заявления в информационных ресурсах ФНС.
Проанализируем важный налоговый риск. При экспорте товаров в государства ЕАЭС российский продавец применяет ставку НДС 0%, но должен подтвердить ее документами. Для экспорта в ЕАЭС в состав подтверждающих документов входят, в частности, договор с покупателем и заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Срок подтверждения обычно составляет 180 календарных дней, которые для экспорта в ЕАЭС считаются с даты отгрузочного документа, оформленного на покупателя или первого перевозчика.
Если заявление временно не отображается в сервисе ФНС, не нужно автоматически делать вывод, что ставка 0% не подтверждена. Сначала определим, истек ли срок 180 дней.
Разберем два варианта.
Срок 180 дней еще не истек. В этом случае продолжайте собирать документы, контролируйте появление заявления в сервисе ФНС и в «Офисе экспортера», направьте запрос покупателю и при необходимости обратитесь в ИФНС. Не признавайте экспорт неподтвержденным преждевременно только из-за временного отсутствия заявления в сервисе.
Срок 180 дней подходит к концу или уже истек. В этом случае действуйте осторожно: подготовьте комплект документов, зафиксируйте проблему с межведомственной передачей, направьте письменные пояснения в ИФНС и согласуйте порядок отражения операции в декларации. Если инспекция требует уточненную декларацию или исключение суммы из раздела 4, запросите письменное требование или мотивированное пояснение.
Не соглашайтесь на устную рекомендацию «убрать сумму из декларации» без анализа документов и срока подтверждения. Уточненная декларация фактически может означать, что организация сама признает неподтверждение нулевой ставки, хотя причина может быть технической и находиться на стороне межгосударственного обмена сведениями.
В исходной ситуации проблема в итоге разрешилась: заявления стали отображаться в «Офисе экспортера». Это подтверждает, что отсутствие заявлений было временным и было связано с загрузкой или передачей сведений.
После того как сведения появятся в сервисах ФНС, выполните следующие действия:
Повторно проверьте заявление через сервис проверки заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Проверьте, появился ли статус успешного поступления заявления.
Зайдите в «Офис экспортера» и проверьте раздел с заявлениями.
Убедитесь, что нужное заявление доступно для включения в перечень.
Сформируйте перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов — для этого подойдёт автоматическая подготовка реестров НДС для подтверждения экспорта.
Отправьте перечень в ИФНС вместе с декларацией по НДС или в составе подтверждающего пакета, если это применимо к вашей ситуации.
Сохраните протоколы отправки и квитанции.
Если декларация за квартал уже сдана без раздела 4 по спорным экспортным операциям, рассмотрим дальнейшие действия отдельно. После появления заявлений в сервисах ФНС можно подготовить уточненную декларацию или отразить подтверждение в том периоде, который соответствует вашей учетной ситуации и позиции налогового консультанта. В такой ситуации лучше дополнительно сверить сроки подтверждения, дату отгрузки, дату получения заявления и порядок заполнения разделов декларации по НДС.
Теперь посмотрим, что делать в 1С. Для работы с экспортом в ЕАЭС в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 используйте функциональность внешней торговли и документы, связанные с подтверждением ставки НДС 0%.
Сначала проверьте, включена ли функциональность экспорта товаров. Для этого откройте раздел Главное, затем перейдите в Функциональность и проверьте настройки блока Внешняя торговля. Установите флажок, связанный с экспортом товаров, в том числе в ЕАЭС.
Далее разберем порядок отражения операции:
Откройте документ Реализация товаров и услуг или Реализация (акт, накладная, УПД), которым отражена отгрузка покупателю из Казахстана.
Проверьте договор с контрагентом и страну регистрации покупателя. В карточке контрагента должна быть корректно указана страна из ЕАЭС.
В параметрах доставки или реализации укажите, что страна реализации относится к ЕАЭС.
Укажите ставку НДС 0%, если операция является экспортом товаров в ЕАЭС и соответствует условиям применения нулевой ставки.
В реквизите отметки о регистрации заявления укажите номер и дату заявления, полученные от покупателя.
Если номер содержит букву T, вводите его так, как он указан в документах покупателя.
В типовой 1С для подтверждения ставки используется документ Подтверждение нулевой ставки НДС. Его можно найти в разделе Операции через блок Регламентные операции по НДС. В этом документе подберите реализации, по которым собран подтверждающий пакет документов.
После этого сформируйте регламентированный отчет Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Обычно это делается через раздел Отчеты, далее Регламентированные отчеты, кнопка Создать, затем группа Налоговая отчетность. В отчете выберите соответствующий период и заполните данные по кнопке Заполнить.
Если заявление не отображается в сервисе ФНС и отсутствует в «Офисе экспортера», это не всегда мешает заполнить учетные реквизиты в 1С, но может мешать электронному подтверждению через перечень, если ФНС не видит заявление в своих ресурсах. Поэтому разделим учетную и контрольную части:
В 1С укажите реальные реквизиты заявления, полученные от покупателя.
В сервисах ФНС контролируйте поступление заявления из Казахстана.
В ИФНС направляйте пояснения, если срок подтверждения подходит, а заявление в сервисе еще не появилось.
Ключевые объекты 1С, которые помогут в работе:
Реализация товаров и услуг — для отражения отгрузки товаров покупателю из Казахстана.
Реализация (акт, накладная, УПД) — для отражения первичной реализации в современных интерфейсах 1С.
Контрагенты — для проверки страны регистрации и реквизитов покупателя.
Договоры контрагентов — для проверки валюты, вида договора и условий расчетов.
Подтверждение нулевой ставки НДС — для фиксации подтверждения экспорта.
Регламентированные отчеты — для формирования налоговой отчетности.
Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов — для подготовки перечня заявлений в ИФНС.
Декларация по НДС — для отражения подтвержденного или неподтвержденного экспорта в соответствующих разделах.
Рассмотрим подробнее диагностику. Если заявление с буквой T не находится в сервисе ФНС, не начинайте с исправления учетных документов. Сначала убедитесь, что проблема действительно не связана с ошибкой ввода.
Проверьте следующие параметры:
нет ли лишних пробелов в номере заявления;
не перепутана ли русская буква Т и латинская буква T;
не перепутана ли дата заявления и дата отгрузки;
не указан ли номер уведомления вместо номера отметки о регистрации заявления;
верно ли указан ИНН или регистрационный номер покупателя;
соответствует ли заявление именно вашей поставке;
не было ли заявление уже включено в другой перечень;
не ошибся ли покупатель при передаче номера.
Особое внимание уделите букве T. В электронных документах она может быть латинской. Если вручную вводить русскую букву Т, визуально номер будет выглядеть почти одинаково, но для информационной системы это разные символы. Поэтому скопируйте номер из исходного электронного документа покупателя или аккуратно введите латинскую букву T.
Практический совет: храните номер заявления в том виде, в котором он указан в документе покупателя, и дополнительно сохраняйте исходный файл от контрагента. Это поможет объяснить инспекции, почему в номере указана именно буква T.
Разберем конфликтную ситуацию. Организация собрала документы, получила заявление от казахстанского покупателя, но сервис ФНС пишет «заявление отсутствует». При этом инспекция или специалист технической поддержки может рекомендовать не отражать экспорт в разделе 4 декларации по НДС или подать уточненную декларацию.
В такой ситуации действуйте последовательно:
Проверьте срок 180 дней по каждой отгрузке.
Соберите полный пакет документов: договор, заявление 328.00, транспортные и товаросопроводительные документы, переписку с покупателем, подтверждения подачи заявления в Казахстане.
Сформируйте письменную позицию организации.
Попросите инспекцию дать письменный мотивированный ответ, а не устную рекомендацию.
Не подавайте уточненную декларацию только на основании технического отсутствия заявления в сервисе, если документы есть и срок подтверждения не истек.
Если срок истек и подтверждение не принято, оцените налоговые последствия совместно с бухгалтером, налоговым консультантом или аудитором — поможет проверка базы на ошибки и налоговые риски перед сдачей отчетности.
Для раздела 4 декларации по НДС важно, чтобы ставка 0% была подтверждена документально. Если документы есть, но межведомственная база временно не обновилась, это спорная техническая ситуация. Поэтому задача бухгалтера — не просто нажать кнопку в сервисе, а доказать, что организация исполнила обязанности по сбору документов и не могла повлиять на задержку передачи сведений между налоговыми органами разных государств.
Не путайте две ситуации: если покупатель вообще не подал заявление о ввозе, это один риск. Если покупатель заявление подал, но ФНС России временно не видит его из-за обмена с Казахстаном, это другая ситуация, и ее нужно сопровождать пояснениями и документами.
Чтобы не потерять контроль над подтверждением НДС 0%, создайте внутренний реестр проблемных заявлений. Рассмотрим, какие колонки в нем полезно вести:
дата отгрузки;
номер реализации в 1С;
покупатель;
страна покупателя;
номер договора;
сумма отгрузки;
номер заявления 328.00;
дата отметки заявления;
буква в номере заявления: N, T или иная;
результат проверки в сервисе ФНС;
дата последней проверки;
отображается ли заявление в «Офисе экспортера»;
направлен ли запрос покупателю;
направлено ли обращение в ИФНС;
истекает ли срок 180 дней;
период декларации по НДС;
принятое решение по отражению в декларации.
Такой реестр позволит не пропустить срок подтверждения и быстро подготовить пояснения для ИФНС. Особенно полезно вести его по регулярным экспортным поставкам, когда отгрузки идут ежемесячно, а заявления от покупателей поступают с задержкой.
Рассмотрим ситуацию, когда организация не включила экспорт в раздел 4 декларации за 1 квартал 2026 года, потому что заявления не отображались в сервисе, а позже они появились в «Офисе экспортера».
В этом случае проанализируйте:
когда была отгрузка;
когда истекает срок 180 дней;
когда покупатель фактически оформил заявление;
когда заявление появилось в сервисах ФНС;
была ли операция отражена как неподтвержденный экспорт;
была ли уже начислена сумма НДС по неподтвержденной ставке;
какой период корректнее использовать для подтверждения.
Если экспорт не был отражен в разделе 4 только из-за технической проблемы, а подтверждающие документы фактически относятся к периоду отгрузки и срок 180 дней соблюден, рассмотрите подачу уточненной декларации или отражение подтверждения в установленном порядке — для этого есть сверка показателей деклараций по НДС и прибыли по экспорту. Конкретное решение зависит от того, как операция уже была отражена в учете и отчетности.
В 1С проверьте документ Подтверждение нулевой ставки НДС и движение по регистрам НДС. Также проверьте заполнение Декларация по НДС по разделам, связанным с подтвержденным и неподтвержденным экспортом. Если до этого экспорт не попадал в раздел 4, после появления заявления нужно заново выполнить регламентные операции по НДС и перепроверить заполнение декларации.
Соберем весь порядок действий в один алгоритм. Если заявление из Казахстана с буквой T не находится в сервисе ФНС и не отображается в «Офисе экспортера», выполните следующие шаги:
Сверьте номер заявления с документом, полученным от казахстанского покупателя.
Убедитесь, что в номере используется корректная буква T, а не ошибочно введенная русская Т.
Проверьте дату отметки заявления.
Проверьте заявление в сервисе ФНС по одному номеру.
Проверьте перечень заявлений через множественную проверку, если заявлений много.
Проверьте наличие заявления в «Офисе экспортера».
Если заявление отсутствует, запросите у покупателя подтверждение подачи и принятия заявления 328.00 в Казахстане.
Зафиксируйте результат проверки и дату проверки.
Направьте обращение в техническую поддержку ФНС и, при необходимости, в ИФНС.
Попросите покупателя обратиться в налоговый орган Казахстана, если сведения долго не передаются в РФ.
Не меняйте номер заявления вручную на старый формат.
Не исключайте экспорт из декларации автоматически, если документы есть и срок 180 дней не истек.
После появления заявления в сервисе включите его в перечень и отправьте в ИФНС.
При необходимости скорректируйте декларацию по НДС с учетом фактического подтверждения ставки 0%.
Выясним итог. В рассматриваемой ситуации причина отсутствия заявлений из Казахстана с буквой T в номере была связана не с ошибкой российского экспортера, а с тем, что на определенный момент такие заявления не передавались Казахстаном в РФ или не были загружены в информационные ресурсы ФНС России. Поэтому они не отображались в сервисе проверки заявлений и в «Офисе экспортера».
Правильное решение — не менять номер заявления вручную, не признавать экспорт неподтвержденным автоматически и не убирать операции из раздела 4 декларации без анализа сроков и документов. Нужно собрать подтверждения от казахстанского покупателя, проверить реквизиты заявления, направить письменный запрос в ИФНС или техподдержку, контролировать появление сведений в сервисах ФНС и после загрузки заявлений включить их в перечень.
В 1С указывайте номер заявления так, как он получен от покупателя, включая букву T. Используйте документы Реализация товаров и услуг, Подтверждение нулевой ставки НДС, отчет Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов и Декларация по НДС. После появления заявлений в «Офисе экспортера» повторно сформируйте перечень и отправьте его в ИФНС.
Основной вывод: если заявление 328.00 из Казахстана с буквой T временно не находится в сервисе ФНС, сначала рассматриваем техническую проблему обмена сведениями между Казахстаном и Россией, а не ошибку экспортера. Подтверждаем свою позицию документами, письменными обращениями и корректным отражением операции в 1С.
Информация носит справочный характер