Рассмотрим ситуацию подробно. В начале 2024 года организация приняла заместителя генерального директора по срочному трудовому договору сначала на полгода, затем срок работы был продлен или оформлен новый срочный договор еще на год. Сейчас нужно снова продлевать отношения еще на год, и выяснилось, что кадровик в 1С оформил прием как бессрочный трудовой договор и отправил в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с неверным видом трудового договора. При этом у сотрудника на руках есть срочные трудовые договоры, а в 1С за весь период никаких изменений по нему не отражали.
Разберем, как выходить из такой ситуации. Основная мысль такая: ошибку нужно исправлять и в 1С, и в отчетности СФР. Если в СФР был отправлен прием с неверным кодом вида договора, нужно подать корректирующие сведения. Если за период фактически были кадровые события, которые должны были попасть в подраздел 1.1 формы ЕФС-1, но не были отправлены, их также нужно сдать.
При этом сначала выясним главное: что именно произошло с трудовыми отношениями. От этого зависит, какие кадровые документы нужно оформить и какие сведения отправить в СФР.
Проанализируем ситуацию по сути, а не только по тому, как она ошибочно отражена в 1С. В кадровом учете возможны два разных варианта.
Вариант 1. Сотрудник был принят один раз, а срок трудового договора потом продлевался дополнительными соглашениями. В этом случае увольнения по окончании первого срока не было, нового приема не было, трудовые отношения продолжались непрерывно. Тогда в СФР не нужно отправлять увольнение и новый прием на каждое продление. Нужно исправить ранее отправленное мероприятие «ПРИЕМ» и, если из-за продления изменился код вида трудового договора, подать корректировку по этому коду.
Вариант 2. Первый срочный договор закончился, сотрудника уволили, затем приняли заново по новому срочному договору. Тогда должны быть оформлены увольнение по окончании первого договора, новый прием по второму договору, затем увольнение по второму договору и новый прием по третьему договору. В этом случае в СФР действительно нужно представить все пропущенные кадровые мероприятия: увольнение, прием, увольнение, прием.
В теме указано, что у сотрудника на руках два срочных договора: сначала на полгода, затем на год. Но важно не само наличие двух документов, а то, как организация юридически оформила продолжение работы. Если сотрудник не увольнялся, не получал окончательный расчет, не издавались приказы об увольнении и новом приеме, то правильнее рассматривать ситуацию как продолжение трудовых отношений, а не как несколько отдельных трудоустройств.
Важно: не создавайте задним числом увольнения и новые приемы только ради отчетности, если фактически сотрудник не увольнялся. Сначала восстановите реальную кадровую картину: приказы, трудовые договоры, дополнительные соглашения, табель, начисления зарплаты, кадровые документы в 1С. После этого исправляйте ЕФС-1.
Рассмотрим правовую основу. Срочный трудовой договор можно заключать только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством. Для заместителя руководителя организации срочный трудовой договор обычно допустим по соглашению сторон, потому что закон отдельно выделяет руководителей, заместителей руководителей и главных бухгалтеров организаций.
Но у срочного договора должны быть правильно оформлены:
основание срочности;
срок действия договора;
дата начала работы;
дата окончания договора или событие, с которым связано окончание;
подписи сторон;
приказ о приеме или иной распорядительный документ работодателя;
правильное отражение в 1С и в отчетности СФР.
Если срочный договор закончился, но работник продолжил работать и ни одна сторона не потребовала прекращения трудовых отношений, возникает риск признания договора бессрочным. Поэтому, когда мы исправляем ошибку в 1С, нужно одновременно проверить не только отчетность, но и кадровую законность всей цепочки продлений.
Главный риск: если срок первого договора истек, работник продолжил трудиться, а увольнение по окончании срока не оформлялось, то отношения могли стать бессрочными. В таком случае попытка «перезаключать» срочный договор еще раз может быть спорной. Безопаснее оформлять продление до истечения срока действующего договора дополнительным соглашением, если для этого есть правовое основание и общий срок срочного договора не выходит за допустимые пределы.
С 2024 года в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 для трудовых договоров указывается код вида договора. Именно здесь и возникла ошибка: вместо срочного договора кадровик отправил прием как бессрочный.
Разберем основные коды:
0 — бессрочный трудовой договор.
0.1 — срочный трудовой договор, заключенный на срок до 6 месяцев.
0.2 — срочный трудовой договор, заключенный на срок более 6 месяцев.
1 — трудовой договор по совместительству.
1.1 — срочный трудовой договор по совместительству на срок до 6 месяцев.
1.2 — срочный трудовой договор по совместительству на срок более 6 месяцев.
Если заместитель генерального директора принят на основное место работы по срочному договору на полгода, обычно применяется код 0.1. Если договор заключен или продлен так, что срок составляет более 6 месяцев, применяется код 0.2. Если в СФР был отправлен код 0, то есть бессрочный трудовой договор, сведения нужно исправить.
Рассмотрим подробнее важный момент. Если изначально договор был на полгода, а затем его продлили еще на год, общий срок стал больше 6 месяцев. Для СФР в такой ситуации нужно отразить корректный вид договора. На практике при изменении кода вида трудового договора подают корректировку ранее отправленного кадрового мероприятия: отменяют ошибочную запись и направляют новую запись «ПРИЕМ» с правильным кодом и правильным основанием.
Да, корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подать нужно. Если ранее в СФР ушел прием как бессрочный договор, а фактически был срочный договор, в индивидуальных сведениях работника находится неверная информация. Ее нужно исправить.
Разберем логику исправления:
сначала отмените ошибочное кадровое мероприятие «ПРИЕМ», которое было отправлено с кодом бессрочного договора;
затем отправьте новое кадровое мероприятие «ПРИЕМ» с теми же датами фактического приема, но с правильным кодом вида трудового договора;
если срок договора менялся и код должен был измениться с 0.1 на 0.2, отразите это через корректирующие сведения с реквизитами документа-основания;
если были реальные увольнения и новые приемы, подайте пропущенные сведения по каждому кадровому мероприятию;
после отправки проверьте протоколы приема СФР и убедитесь, что корректировки приняты.
Важно: исправительный отчет — это не право, а обязанность страхователя. Если сведения о трудовой деятельности были поданы неверно, их нужно скорректировать. То, что ошибка обнаружена позже, не отменяет необходимости исправления.
Рассмотрим сроки. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по приему и увольнению работника нужно подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или оформления кадрового документа. Это правило применяется к кадровым мероприятиям, связанным с приемом и увольнением.
Если организация должна была подать сведения об увольнении по окончании срочного договора, но не подала, срок нарушен. Если после увольнения был новый прием и он тоже не был отправлен, срок также нарушен.
Но если увольнения и нового приема фактически не было, а было только продление срочного трудового договора, ситуация другая. Тогда нельзя автоматически говорить, что пропущены отчеты об увольнении и приеме. Нужно смотреть, какое кадровое мероприятие реально должно было быть отражено. В ряде случаев исправляется только ранее поданный прием с неверным кодом вида договора.
Вывод: нарушение сроков зависит от фактических кадровых документов. Не начинайте с вывода «мы не сдали увольнение и прием». Сначала выясните, были ли эти увольнение и прием юридически оформлены.
Теперь разберем первый и, на практике, самый вероятный вариант. Сотрудник был принят один раз. После истечения первых шести месяцев его не увольняли, а просто продолжили работу и оформили новый документ на год. В этом случае нужно привести документы к логике непрерывных трудовых отношений.
Действуйте по шагам:
Проверьте бумажные документы. Посмотрите первый срочный трудовой договор, второй документ на год, приказы, табель, начисления зарплаты, заявления и кадровые распоряжения.
Определите, что такое второй документ. Если работника не увольняли, второй «срочный договор» лучше проанализировать как дополнительное соглашение о продлении срока, а не как новый самостоятельный прием. При необходимости оформите корректное дополнительное соглашение, если это допустимо по трудовому законодательству и фактическим обстоятельствам.
Исправьте прием в 1С. В документе Прием на работу укажите, что договор срочный, заполните дату окончания договора и проверьте код вида трудового договора.
Отразите изменение срока договора. Если после продления общий срок стал больше 6 месяцев, проверьте, что в сведениях для ЕФС-1 используется код 0.2, а не 0.1 и не 0.
Сформируйте корректирующие сведения. В 1С создайте документ для регистрации трудовой деятельности или отчет ЕФС-1, в котором будет отменена ошибочная запись и отправлена новая запись с правильными данными.
Отправьте корректировку в СФР. После отправки дождитесь положительного протокола.
Сохраните пояснительную записку. Для внутреннего контроля подготовьте служебную записку о том, что ошибка была технической: в 1С неверно указали вид договора, хотя бумажный трудовой договор был срочным.
В этом варианте не нужно искусственно создавать увольнение по окончании первого срока и новый прием задним числом, если фактически таких событий не было. Главная задача — исправить вид трудового договора и срок.
Рассмотрим второй вариант. Допустим, первый срочный договор закончился, был приказ об увольнении по истечении срока трудового договора, сотруднику сделали окончательный расчет, затем заключили новый срочный договор и издали новый приказ о приеме. В этом случае кадровые мероприятия действительно были, но в 1С и СФР их не отразили.
Тогда нужно восстановить всю цепочку событий:
исправьте первоначальный прием: отмените неверную запись с кодом 0 и отправьте прием с правильным кодом срочного договора;
оформите в 1С документ Увольнение на дату окончания первого срочного договора;
сформируйте и отправьте подраздел 1.1 ЕФС-1 по увольнению;
оформите в 1С новый документ Прием на работу по второму срочному договору;
сформируйте и отправьте подраздел 1.1 ЕФС-1 по второму приему;
если второй договор уже закончился, оформите увольнение по окончании второго срочного договора и отправьте ЕФС-1;
если сейчас заключается третий договор, оформите новый прием и отправьте ЕФС-1 по новому приему.
Именно такой подход был предложен в обсуждении: представить исправительный отчет на изначальный прием и все несданные отчеты по окончанию первого договора, началу и окончанию второго договора, началу третьего договора. Но применяйте его только тогда, когда эти события действительно были кадрово оформлены или должны были быть оформлены как отдельные увольнения и приемы.
Важно: если сотрудник фактически работал непрерывно, не получал расчет при увольнении и не прекращал трудовую функцию, оформление нескольких увольнений и приемов задним числом может создать дополнительные риски. В такой ситуации лучше анализировать продление срочного договора, а не искусственную цепочку расторжений и новых приемов.
Теперь рассмотрим практическую часть в 1С. Конкретный интерфейс зависит от версии программы, но общий порядок в 1С:Зарплата и управление персоналом такой.
Откройте раздел Кадры.
Найдите сотрудника в справочнике Сотрудники.
Откройте кадровый документ Прием на работу, которым сотрудник был принят в 2024 году.
Проверьте вкладку или блок Трудовой договор.
Установите признак срочного трудового договора.
Заполните дату окончания срочного договора.
Проверьте основание срочности и реквизиты трудового договора.
Проведите документ или создайте исправление документа, если период закрыт и прямое изменение документа нежелательно.
Перейдите в раздел Кадры — Электронные трудовые книжки.
Создайте документ Регистрация трудовой деятельности или сформируйте отчет ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников.
Проверьте, что в ЕФС-1 сформировалась отменяющая строка по неверному мероприятию и новая строка с правильным видом договора.
Если в вашей версии программы корректировка формируется через документ Сведения о трудовой деятельности или ЕФС-1, используйте тот механизм, который предусмотрен релизом. Главное — не просто поменять данные в карточке сотрудника, а добиться правильного формирования корректирующих сведений для СФР.
В 1С могут использоваться следующие объекты и документы:
Прием на работу — основной документ, где указывается вид трудового договора и дата окончания срочного договора.
Кадровый перевод — может применяться для изменения отдельных условий работы, но не всегда подходит для изменения вида договора в ЕФС-1.
Увольнение — используется только если трудовой договор действительно прекращается.
Регистрация трудовой деятельности — технический кадровый документ для отражения и корректировки мероприятий электронной трудовой книжки.
ЕФС-1 — отчет, через который отправляются сведения в СФР.
Сведения о трудовой деятельности работников — механизм формирования подраздела 1.1 формы ЕФС-1 в программах 1С.
Важно: если отчет за прошлый период уже был отправлен и принят СФР, простое изменение старого документа Прием на работу в 1С не всегда достаточно. Нужно сформировать именно корректирующие сведения, чтобы СФР получил отмену неправильной записи и новую правильную запись.
Посмотрим на практический пример. Сотрудник принят по основному месту работы на должность заместителя генерального директора. Если договор бессрочный, в ЕФС-1 будет код 0. Если договор срочный на срок до 6 месяцев включительно, должен быть код 0.1. Если договор срочный более чем на 6 месяцев, должен быть код 0.2.
В 1С код определяется не вручную в самом отчете, а на основании кадровых данных. Поэтому проверяйте:
установлен ли признак срочного договора в документе Прием на работу;
заполнена ли дата окончания договора;
совпадает ли дата окончания с бумажным договором или дополнительным соглашением;
не является ли сотрудник совместителем;
правильно ли указана должность и трудовая функция;
правильно ли заполнены реквизиты приказа или трудового договора в основании кадрового мероприятия.
Если в отчете по-прежнему появляется код 0, значит, программа продолжает считать договор бессрочным. Тогда возвращайтесь в документ приема и проверяйте блок трудового договора.
Разберем отдельно ситуацию с изменением срока. Первый договор был заключен на полгода. Значит, первоначально для ЕФС-1 мог использоваться код 0.1. Затем отношения продлили еще на год. В результате срок стал больше 6 месяцев, и код должен стать 0.2.
Здесь возможны два подхода в зависимости от оформления документов:
Если оформили дополнительное соглашение о продлении срока. Тогда корректируйте ранее поданное мероприятие «ПРИЕМ»: отменяйте прежнюю запись и направляйте новую запись с кодом 0.2, указав реквизиты дополнительного соглашения как основание изменения.
Если оформили увольнение и новый прием. Тогда по первому договору подавайте увольнение, а по второму — новый прием с кодом 0.2, потому что второй договор заключен на год.
Если ранее в СФР вообще был отправлен код 0, то сначала исправляется именно эта ошибка: бессрочный договор нужно заменить на срочный. Затем уже анализируется, какой именно код срочного договора должен быть актуален: 0.1 или 0.2.
Теперь разберем текущий момент. Организация хочет снова оформить отношения еще на год. Прежде чем делать новый документ, проверьте дату окончания действующего договора и юридическую форму продолжения отношений.
Если действующий срочный договор еще не истек, можно рассмотреть дополнительное соглашение о продлении срока, если для срочности сохраняется законное основание. Для заместителя генерального директора такое основание обычно возможно по соглашению сторон. Но общий срок срочного трудового договора не должен превращаться в обход правил о бессрочных отношениях.
Если действующий срок уже истек, а сотрудник продолжает работать, нужно быть осторожными. В этом случае трудовые отношения могли стать бессрочными. Тогда задним числом «перезаключать» новый срочный договор рискованно. Лучше проанализировать, можно ли оформить отношения как бессрочные или есть ли законные основания для нового срочного договора с корректным прекращением предыдущего.
Практический совет: не оформляйте третий срочный договор, пока не исправите 1С и не поймете, что произошло с предыдущими сроками. Иначе можно накопить сразу несколько ошибок: неверный вид договора в ЕФС-1, пропущенные кадровые мероприятия, спорное продление срочного договора и риск признания отношений бессрочными.
Чтобы не запутаться, разберем пошаговый план исправления для бухгалтера и кадровика.
Поднимите все бумажные документы. Найдите первый трудовой договор, второй договор или дополнительное соглашение, приказы, табели, расчетные документы, штатное расписание.
Составьте хронологию. Укажите даты: прием, окончание первого срока, дата второго документа, окончание второго срока, предполагаемая дата нового продления.
Определите юридическую модель. Это один договор с продлениями или несколько увольнений и приемов.
Исправьте 1С. Внесите правильный вид договора, дату окончания, кадровые документы и основания.
Сформируйте корректировки ЕФС-1. Отмените неверный прием с кодом 0 и направьте правильный прием с кодом 0.1 или 0.2.
Сдайте пропущенные мероприятия, если они действительно были. Если были увольнение и новый прием, отправьте их, несмотря на просрочку.
Проверьте протоколы СФР. Исправление считается завершенным только после принятия сведений.
Оформите текущий договор корректно. После исправления старых данных оформите продление, бессрочный договор или новое срочное соглашение в зависимости от правовой ситуации.
Рассмотрим риски. Если сведения в СФР были поданы неполно, недостоверно или с нарушением срока, возможна ответственность за нарушение порядка представления индивидуальных сведений. На практике риск штрафа есть, особенно если пропущены кадровые мероприятия по приему или увольнению.
Но наличие риска штрафа не означает, что исправлять ошибку не нужно. Наоборот, чем раньше организация самостоятельно обнаружит и исправит ошибку, тем лучше ее позиция. При проверке можно показать, что нарушение выявлено самостоятельно, сведения уточнены, работник не лишался трудовых прав, а ошибка носила технический характер.
Подготовьте внутреннее пояснение:
ошибка возникла при отражении приема в 1С;
бумажный трудовой договор изначально был срочным;
работник был ознакомлен с условиями договора;
зарплата начислялась и выплачивалась корректно;
после обнаружения ошибки организация внесла исправления и представила корректирующие сведения в СФР.
Такое пояснение не гарантирует отсутствие претензий, но помогает показать добросовестность работодателя.
Разберем ошибки, которых лучше избежать.
Не оставляйте все как есть. Если в СФР указан бессрочный договор, а на руках у сотрудника срочный договор, данные противоречат друг другу.
Не отправляйте хаотично несколько отчетов без восстановления кадровой хронологии. Сначала определите, какие события реально были.
Не оформляйте увольнения задним числом, если сотрудник фактически не увольнялся. Это может создать больше проблем, чем исправить.
Не исправляйте только карточку сотрудника в 1С. Нужно, чтобы исправление ушло в СФР.
Не путайте срочный трудовой договор и договор ГПХ. В теме речь идет о заместителе генерального директора по трудовому договору, а не о гражданско-правовом договоре.
Не продлевайте срочный договор автоматически без проверки основания. Срочный договор должен иметь законное основание.
Подведем итог. В описанной ситуации организация должна исправить ошибку. Если кадровик в 1С оформил срочный трудовой договор как бессрочный и отправил в СФР прием с неверным кодом, нужно сформировать корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1: отменить неправильную запись и отправить правильную запись о приеме с кодом срочного договора.
Если сотрудник был принят на полгода, а затем договор продлили еще на год без увольнения, обычно исправляйте первоначальное кадровое мероприятие и отражайте правильный вид договора с учетом продления. Если срок договора стал больше 6 месяцев, используйте код 0.2. Если договор был только до 6 месяцев и не продлевался, используйте код 0.1.
Если же фактически были отдельные увольнения и новые приемы, восстановите всю цепочку в 1С и сдайте все пропущенные подразделы 1.1 ЕФС-1: увольнение по окончании первого договора, прием по второму договору, увольнение по окончании второго договора и прием по третьему договору. Сведения нужно подать даже с опозданием.
В 1С проверьте документы Прием на работу, Увольнение, Регистрация трудовой деятельности, отчет ЕФС-1 и блок Трудовой договор. Убедитесь, что установлен признак срочного договора, заполнена дата окончания и в отчет попадает правильный код вида договора.
Главный вывод: исправлять ошибку можно и нужно. Начинайте не с отправки отчетов, а с восстановления реальной кадровой картины. Если это был один непрерывный срочный договор с продлением, исправляйте вид договора и код в СФР. Если были реальные увольнения и новые приемы, сдавайте все пропущенные кадровые мероприятия. После отправки обязательно проверьте положительные протоколы СФР.
Информация носит справочный характер