Разберем ситуацию, когда в ранее переданных сведениях о трудовой деятельности указана неверная дата кадрового мероприятия «ПРИЕМ». Например, работник фактически принят на работу 01.01.2005 на основании приказа от 31.12.2004, но при подаче СЗВ-ТД в ноябре 2020 года в отчет по ошибке попала дата приема 01.01.2015.
Такая ошибка приводит к тому, что на индивидуальном лицевом счете работника в СФР отражается неверный период трудовой деятельности. Между датой приказа от 31.12.2004 и ошибочной датой приема 01.01.2015 образуется разрыв более десяти лет. СФР может выявить это при форматно-логическом контроле либо при проверке сведений на ИЛС и направить работодателю требование об устранении ошибок.
Исправлять такую ошибку необходимо не путем простой подачи новой строки с правильной датой, а через отмену неверно переданного кадрового мероприятия и представление новой корректной записи.
Рассмотрим подробнее, какую форму использовать, какие сведения повторить в отменяющей строке, как заполнить правильную запись, что делать при увольнении и повторном приеме сотрудника, а также как организовать исправление в программах 1С.
Сначала проанализируем исходные данные. В рассматриваемой ситуации работник трудится у работодателя более двадцати лет. При подаче формы СЗВ-ТД в 2020 году работодатель передавал сведения о выборе способа ведения трудовой книжки и одновременно отражал последнее кадровое мероприятие по работнику.
В первоначально представленном отчете были указаны следующие сведения:
Правильные сведения должны выглядеть иначе:
Ошибка затрагивает один из обязательных реквизитов сведений о трудовой деятельности — дату кадрового мероприятия. В СЗВ-ТД и в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 дата приема является самостоятельным значимым показателем. Ее нельзя рассматривать как техническую деталь, не влияющую на сведения о стаже.
Дата приема формирует начало трудовой деятельности у конкретного страхователя. Поэтому неверная дата может повлиять на сведения, отображаемые в электронной трудовой книжке, при назначении страховой пенсии, при подтверждении стажа, при проверке периодов работы и при сопоставлении кадровых сведений с другими данными работодателя.
В рассматриваемом случае необходимо исправить именно кадровое мероприятие «ПРИЕМ», переданное с ошибочной датой 01.01.2015.
Разберем важный вопрос, который часто вызывает сомнения. Сейчас сведения о трудовой деятельности работодатели в общем порядке представляют в составе подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. До введения ЕФС-1 сведения о трудовой деятельности передавались по форме СЗВ-ТД.
Однако при исправлении исторической ошибки необходимо учитывать не только дату, когда работодатель формирует корректировку, но и дату издания документа, на основании которого оформлено кадровое мероприятие.
В рассматриваемой ситуации кадровое мероприятие «ПРИЕМ» относится к 2005 году, а приказ датирован 31.12.2004. Следовательно, речь идет о событии, оформленном задолго до 1 января 2023 года.
При определении формы для передачи сведений СФР исходит из даты издания документа о кадровом мероприятии:
Поэтому для исправления ошибки в сведениях о приеме, который оформлен приказом от 31.12.2004, необходимо ориентироваться на форму СЗВ-ТД, действовавшую для передачи сведений по таким кадровым мероприятиям.
Это не означает, что нужно искать первоначальную бумажную форму или вручную воспроизводить старый бланк без проверки актуального формата. Необходимо использовать доступный в программе или сервисе отчетности механизм формирования корректировочной СЗВ-ТД для исторических кадровых событий.
В некоторых программах 1С старые кадровые мероприятия корректируются через документ РегистрацияТрудовойДеятельности, а затем включаются в соответствующий отчет. В других конфигурациях может использоваться отдельная форма подготовки исторических сведений либо специализированный раздел электронной трудовой книжки.
Перед отправкой необходимо проверить, что программа сформировала именно корректировочные сведения по ранее представленному мероприятию, а не новую самостоятельную запись о приеме.
Исправление сведений о трудовой деятельности выполняется по принципу «отменить неверную запись — представить правильную запись».
Нельзя просто отправить строку с правильной датой приема 01.01.2005. Если представить только новую строку, СФР может учесть ее как отдельное кадровое мероприятие. Тогда на индивидуальном лицевом счете работника появятся две записи о приеме у одного работодателя:
Такой результат не исправит ошибку, а создаст дополнительное расхождение в сведениях о трудовой деятельности.
Поэтому необходимо сформировать отчет, содержащий две строки по одному работнику:
Рассмотрим этот порядок по шагам.
В первой строке необходимо полностью воспроизвести ошибочно переданное кадровое мероприятие. Это ключевое правило. СФР должен однозначно определить, какую именно ранее принятую запись необходимо отменить.
В отменяющей строке необходимо указать те же реквизиты, которые были переданы в первоначальном отчете с ошибкой:
При отмене нельзя исправлять дату приема в первой строке. В отменяющей строке должна остаться именно ошибочная дата 01.01.2015. Если указать в отмене дату 01.01.2005, СФР не найдет первоначально принятую неправильную запись и не сможет корректно отменить ее.
Посмотрим на пример логики заполнения.
В исходном отчете было представлено:
ПРИЕМ — 01.01.2015 — приказ от 31.12.2004 № 15.
В отменяющей строке необходимо повторить:
ПРИЕМ — 01.01.2015 — приказ от 31.12.2004 № 15 — признак отмены «X».
Только после такой отмены можно передать новую строку с правильной датой приема.
Во второй строке необходимо отразить корректные сведения о кадровом мероприятии. В нашем примере нужно указать дату приема 01.01.2005.
Во второй строке необходимо заполнить:
В правильной строке признак отмены не заполняется. Это новая действующая запись, которая заменит отмененное неверное мероприятие.
Посмотрим на итоговую структуру исправления.
Именно сочетание отменяющей и новой правильной строк позволяет удалить с ИЛС ошибочную дату и заменить ее фактической датой приема.
В рассматриваемой ситуации приказ о приеме датирован 31.12.2004, а дата начала работы — 01.01.2005. На первый взгляд может показаться, что даты должны совпадать. Однако это не обязательно является ошибкой.
Приказ о приеме может быть издан до даты фактического начала работы. Например, трудовой договор подписан и приказ оформлен 31 декабря 2004 года, а работник приступил к работе 1 января 2005 года.
Для целей сведений о трудовой деятельности необходимо различать:
Если дата приказа 31.12.2004 подтверждена кадровыми документами, менять ее не нужно. Исправлению подлежит именно ошибочная дата приема 01.01.2015.
Перед подготовкой корректировки рекомендуем проверить:
Такой контроль позволит убедиться, что правильной является именно дата 01.01.2005, а не другая дата, отраженная в одном из архивных документов.
Рассмотрим второй вопрос из темы. Один сотрудник был уволен в сентябре 2023 года, затем вновь принят в ноябре 2023 года и продолжает работать. При этом ошибка в старом мероприятии «ПРИЕМ» также относится к периоду первоначальной работы сотрудника.
В такой ситуации действует тот же общий порядок: нужно отменить неверно переданную историческую запись и представить новую правильную запись.
Последующее увольнение и повторный прием не отменяют необходимость исправить первоначальную дату приема. Каждое кадровое мероприятие существует в системе СФР отдельно и должно соответствовать документам работодателя.
Например, история работника может выглядеть следующим образом:
Если в первоначально поданной СЗВ-ТД вместо приема от 01.01.2005 была указана дата 01.01.2015, то необходимо исправить именно первое кадровое мероприятие.
После исправления в системе СФР должна остаться логичная последовательность:
Если не исправить ошибочный прием, в сведениях работника может возникнуть нелогичная картина. Например, система будет видеть прием в 2015 году, увольнение в 2023 году и повторный прием в 2023 году, хотя трудовые отношения фактически начались в 2005 году.
Даже если работник был уволен и повторно принят, ошибочное первоначальное мероприятие необходимо отменить и заменить правильным мероприятием по тем же правилам.
Если даты увольнения и повторного приема указаны правильно, отменять эти записи не нужно. Исправлению подлежит только то кадровое мероприятие, в котором допущена ошибка.
Не следует включать в корректировочный отчет лишние сведения. Если ошибка имеется только в дате первоначального приема, в отчет достаточно включить:
Увольнение 2023 года и новый прием 2023 года повторно включать не требуется, если по ним нет ошибок.
Исключение возможно, если после исправления первоначального приема обнаружится, что в последующих мероприятиях также есть неверные реквизиты. Например, ошибочно указан номер приказа об увольнении, неправильная причина увольнения, неверный код выполняемой функции или ошибочная дата повторного приема. Тогда каждую ошибочную запись необходимо исправлять отдельно по принципу «отмена плюс новая корректная строка».
Рассмотрим общий алгоритм работы в конфигурациях 1С, которые поддерживают учет кадровых мероприятий и подготовку сведений о трудовой деятельности.
В зависимости от редакции программы и даты обновления названия разделов могут незначительно отличаться. Обычно работа выполняется через раздел кадрового учета и электронных трудовых книжек.
Для регистрации исправлений может использоваться документ РегистрацияТрудовойДеятельности. В программе он позволяет вручную отразить кадровое мероприятие, отменить ранее зарегистрированное мероприятие либо внести корректировку, если исходный кадровый документ нельзя изменить.
Рассмотрим порядок работы.
РегистрацияТрудовойДеятельности.В некоторых версиях 1С корректировка может формироваться через команду «Изменить» или «Отменить» в документе регистрации трудовой деятельности. В таком случае сначала выбираем ошибочное мероприятие, затем используем команду отмены, после чего создаем корректное мероприятие.
При работе в 1С важно понимать, что изменение самого документа ПриемНаРаботу не всегда автоматически исправляет уже принятые СФР сведения. Если документ приема был оформлен давно и отчет уже сдавался, простое изменение даты в карточке документа может не создать корректировочную запись для фонда.
Поэтому необходимо проверить, что программа сформировала именно две строки:
Если программа предлагает автоматически заполнить корректировку, не следует отправлять ее без проверки. Необходимо сопоставить сформированные строки с первоначально переданным отчетом.
На практике кадровый документ 2004 или 2005 года может находиться в закрытом периоде. В базе 1С может быть установлен запрет изменения данных, а изменение старого документа способно повлиять на кадровые отчеты, зарплату, табель, расчеты отпусков и другие учетные данные.
В такой ситуации не следует автоматически открывать старый период и менять исторический кадровый документ без анализа последствий.
Более безопасным способом может быть регистрация исправления отдельным документом РегистрацияТрудовойДеятельности. Такой документ позволяет отразить отмену неправильного кадрового мероприятия и сформировать правильную запись для СФР без перерасчета всего кадрового учета за прошлые годы.
Рассмотрим общий порядок:
Такой подход особенно удобен, когда ошибка допущена только в отчетности СЗВ-ТД, а кадровый документ в 1С уже содержит правильную дату приема.
Не нужно исправлять архивный кадровый учет только ради исправления отчетной записи, если правильные сведения уже имеются в кадровых документах и требуется только корректировка данных в СФР.
В 1С:Бухгалтерии кадровый учет может вестись в упрощенном варианте. При этом для подготовки сведений о трудовой деятельности также используются специальные документы и регламентированные отчеты.
Обычно необходимо проверить разделы, связанные с зарплатой, кадрами, отчетностью и электронными трудовыми книжками. Для исправления ранее переданных сведений может использоваться документ РегистрацияТрудовойДеятельности либо специальная форма ввода кадрового мероприятия.
Разберем общий порядок действий:
Если в программе нет возможности сформировать СЗВ-ТД для корректировки исторической записи, необходимо проверить актуальность конфигурации и регламентированных отчетов. Старые формы могут быть доступны только при определенных обновлениях или через сервис электронной отчетности.
При технической невозможности сформировать корректировку в программе следует обращаться к оператору электронного документооборота, разработчику конфигурации 1С или в техническую поддержку СФР. При обращении необходимо указать, что исправляется ранее принятая СЗВ-ТД по кадровому мероприятию, оформленному до 1 января 2023 года.
Разберем подробнее, почему отменяющая строка должна совпадать с первоначальными сведениями. СФР сопоставляет корректировку с уже учтенной записью. Если реквизиты отличаются, система может не распознать, какую запись нужно аннулировать.
В отменяющей строке необходимо повторить первоначальные сведения настолько точно, насколько это возможно. Особое внимание уделим следующим показателям:
Например, если в первоначальном отчете была указана должность «Бухгалтер», а в текущей кадровой программе должность уже называется «Главный бухгалтер», в отменяющей строке нельзя автоматически подставлять текущую должность. Необходимо воспроизвести именно ту должность, которая была передана в ошибочной записи.
Аналогично нужно действовать при изменении наименования подразделения. Если в исходной СЗВ-ТД было указано подразделение «Отдел продаж», а сейчас оно переименовано в «Коммерческий отдел», в отменяющей строке необходимо использовать исходное значение.
Если первоначальный отчет сохранился в архиве, рекомендуется использовать его как основной источник для отменяющей записи. Не следует ориентироваться только на текущую карточку сотрудника, поскольку она отражает актуальное состояние, а не обязательно данные, переданные в фонд в 2020 году.
Иногда организация не может найти файл первоначальной СЗВ-ТД, квитанцию о приеме или печатную форму отчета. В таком случае необходимо восстановить сведения из доступных источников.
Рассмотрим последовательность действий.
Если первоначальные реквизиты восстановить невозможно полностью, необходимо максимально точно воспроизвести ошибочно переданные данные по информации из требования СФР, архивных отчетов и кадровой базы.
Особенно важно правильно указать ошибочную дату кадрового мероприятия. В рассматриваемом случае это 01.01.2015. Именно эта дата должна попасть в отменяющую строку.
Если СФР направил требование об устранении ошибок, исправление необходимо подготовить и отправить в срок, указанный в требовании. Обычно фонд предоставляет ограниченный срок для представления корректирующих сведений.
Не следует откладывать исправление до сдачи следующей плановой отчетности. Ошибка в сведениях о трудовой деятельности относится к данным персонифицированного учета, поэтому ее лучше устранить сразу после получения требования.
Рекомендуем действовать в следующем порядке:
Если в требовании указано несколько работников с однотипной ошибкой, можно подготовить корректирующие сведения одновременно по всем работникам. При этом по каждому сотруднику необходимо сформировать отдельную пару строк: отмена ошибочного приема и новая правильная запись.
Да, если у нескольких работников обнаружена одинаковая ошибка в дате приема, можно включить сведения по всем сотрудникам в один отчет. Однако по каждому работнику необходимо соблюдать самостоятельный порядок исправления.
Например, в отчете могут быть отражены следующие сведения:
Не нужно смешивать реквизиты работников и копировать одну строку без проверки. Для каждого сотрудника необходимо сверить:
После заполнения рекомендуем проверить отчет в разрезе работников. Удобно сформировать печатную форму или выгрузку и сверить каждую пару строк отдельно.
Рассмотрим типичные ошибки, которых необходимо избежать.
Перед отправкой отчета проведем итоговую проверку. Она особенно важна при исправлении старых кадровых мероприятий, поскольку ошибка могла быть допущена много лет назад, а часть архивных сведений может отличаться от текущих данных в программе.
Используем следующий контрольный список.
Если отчет направляется через 1С-Отчетность, следует дождаться не только технического подтверждения отправки, но и результата приема СФР. Отправленный отчет еще не означает, что корректировка успешно учтена.
После получения положительного протокола приема необходимо убедиться, что корректировка отражена в учетной системе и, при возможности, в сведениях работника.
Рассмотрим возможные способы проверки:
Если после отправки корректировки СФР снова сообщает о наличии ошибки, необходимо проверить, не отличаются ли реквизиты отменяющей строки от первоначальной записи. Чаще всего проблема возникает из-за того, что в отмену попадает текущая должность, другой номер приказа, измененное подразделение или уже исправленная дата приема.
В таком случае не нужно создавать новую запись о приеме. Нужно восстановить первоначальные ошибочные сведения и сформировать отмену именно той записи, которая была ранее учтена фондом.
Посмотрим на пример заполнения сведений.
Исходные данные:
В корректировочном отчете необходимо сформировать две строки.
Первая строка — отмена:
Вторая строка — правильное мероприятие:
После приема корректировки ошибочная запись о приеме от 01.01.2015 должна быть исключена, а в сведениях работника должна быть учтена правильная дата приема 01.01.2005.
Если ошибку обнаружил не СФР, а сам работодатель, порядок исправления остается таким же. Не нужно ждать требования фонда.
Самостоятельное исправление позволяет избежать накопления ошибок в электронной трудовой книжке работника и снизить риск вопросов при проверке стажа.
Рассмотрим порядок действий:
Если ошибка касается нескольких работников, целесообразно провести внутреннюю проверку всех ранее переданных исторических кадровых мероприятий. Например, можно сверить дату приема в кадровой базе с датой приема, указанной в СЗВ-ТД и ЕФС-1.
Особое внимание стоит уделить сотрудникам, принятым до 2020 года, поскольку сведения по ним часто вводились вручную при первой подаче СЗВ-ТД. Именно при ручном заполнении исторических данных чаще возникают ошибки в годе приема, дате приказа, номере приказа и должности.
Подведем итог. Если в СЗВ-ТД по работнику ошибочно указана дата приема 01.01.2015 вместо фактической даты 01.01.2005, необходимо исправить ошибку через отмену неверной записи и представление правильной записи.
Разберем итоговый алгоритм:
РегистрацияТрудовойДеятельности или иной используемый механизм корректировки.Если сотрудник позднее был уволен и вновь принят на работу, порядок исправления первоначального приема не меняется. Необходимо корректировать только ошибочную историческую запись. Правильные сведения об увольнении и повторном приеме отменять и подавать заново не требуется.
Главное правило: сначала отменяем запись именно в том виде, в котором она была ошибочно передана в СФР, затем отдельной строкой указываем правильные сведения.
Информация носит справочный характер