Разберем ситуацию: сотруднику в октябре 2023 года начислили премию по итогам III квартала 2023 года, а в этом же октябре он уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Возникает вопрос: нужно ли включать эту квартальную премию в расчет отпускных?
Ответ: нет, квартальную премию, начисленную в октябре 2023 года, не нужно включать в расчет отпускных, если отпуск начинается в октябре 2023 года.
Причина состоит не в том, за какой квартал начислена премия, а в том, входит ли месяц ее начисления в расчетный период для исчисления среднего заработка. В рассматриваемой ситуации октябрь 2023 года не входит в расчетный период для октябрьского отпуска. Поэтому премия, начисленная в октябре, не участвует в расчете среднего дневного заработка и не увеличивает сумму отпускных.
Для оплаты ежегодного отпуска необходимо определить средний дневной заработок работника. В общем случае для этого используют выплаты и отработанное время за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
Рассмотрим ситуацию по шагам. Если отпуск начинается в октябре 2023 года, расчетным периодом будут 12 календарных месяцев, предшествующих октябрю:
Таким образом, расчетный период для отпуска в октябре 2023 года составляет период с 1 октября 2022 года по 30 сентября 2023 года.
Сам октябрь 2023 года в этот период не входит. Не имеет значения, начинается отпуск 1 октября, 10 октября, 20 октября или 31 октября. Месяц начала отпуска полностью исключается из обычного расчетного периода.
Следовательно, если квартальная премия начислена в октябре 2023 года, она начислена уже после окончания расчетного периода. В расчет отпускных за октябрь она не включается.
При расчете среднего заработка необходимо различать два периода:
В рассматриваемой ситуации премия начислена за III квартал 2023 года, то есть за июль, август и сентябрь 2023 года. На первый взгляд может показаться, что премию нужно включить в отпускные, поскольку все три месяца премируемого квартала находятся внутри расчетного периода.
Однако такой подход будет неверным. Для квартальной премии имеет значение прежде всего то, что она фактически начислена в октябре. Октябрь не входит в расчетный период отпускных при отпуске, начавшемся в октябре. Поэтому начисленная в октябре премия не формирует средний заработок для этого отпуска.
Рассмотрим подробнее логику этого правила. Средний заработок определяют на дату расчета отпускных исходя из данных, которые относятся к уже завершенному расчетному периоду. Доходы, начисленные в месяце начала отпуска, в обычном порядке в расчет не попадают, даже если они относятся к работе за предыдущие месяцы.
Это означает, что для октябрьского отпуска нельзя включить в средний заработок:
При этом выплаты, начисленные в расчетном периоде, могут учитываться даже тогда, когда они относятся к более раннему периоду работы. Поэтому всегда необходимо отдельно анализировать дату начисления выплаты и правила, установленные для соответствующего вида премии.
Предположим, что сотрудник уходит в отпуск с 16 октября 2023 года на 14 календарных дней. Премия за III квартал 2023 года начислена документом работодателя 10 октября 2023 года.
Для расчета отпускных необходимо использовать период с 1 октября 2022 года по 30 сентября 2023 года. Премия начислена 10 октября 2023 года, то есть после окончания расчетного периода.
В такой ситуации действуем следующим образом:
Итог: квартальная премия, начисленная в октябре 2023 года за III квартал 2023 года, не участвует в расчете отпускных за октябрь 2023 года.
Теперь изменим только дату начала отпуска. Предположим, что работник идет в отпуск не в октябре, а в ноябре 2023 года. В этом случае расчетным периодом станет период с 1 ноября 2022 года по 31 октября 2023 года.
Октябрь 2023 года уже войдет в расчетный период. Значит, квартальная премия за III квартал, начисленная в октябре 2023 года, должна быть проанализирована для включения в средний заработок.
Если премия предусмотрена системой оплаты труда, начислена в расчетном периоде и относится к показателю премирования, она может быть учтена при расчете среднего заработка для ноябрьского отпуска.
Таким образом, одна и та же премия может не участвовать в расчете отпускных за октябрь, но участвовать в расчете отпускных за ноябрь.
Сравним ситуации:
Поэтому нельзя оценивать квартальную премию без определения точного месяца начала отпуска. Сначала всегда устанавливаем расчетный период, а затем проверяем дату начисления премии.
В расчет среднего заработка включают выплаты, которые относятся к системе оплаты труда работодателя. К ним могут относиться премии, надбавки, доплаты, вознаграждения по результатам работы и другие выплаты, предусмотренные трудовым договором, коллективным договором, положением об оплате труда или положением о премировании.
Для включения премии в расчет отпускных необходимо проверить несколько условий одновременно.
Рассмотрим подробнее наиболее распространенные виды премий.
Ежемесячные премии обычно учитывают в расчетном периоде по факту начисления. При этом по одному показателю премирования за один месяц расчетного периода можно учесть не более одной премии.
Например, если работнику в августе начислили две премии за выполнение одного и того же показателя, для среднего заработка нельзя автоматически включить обе суммы. Необходимо определить, являются ли эти выплаты отдельными премиями по разным показателям или двумя выплатами за один и тот же показатель.
Если премия начислена в октябре, а отпуск начинается в октябре, такая ежемесячная премия не войдет в расчет отпускных, поскольку октябрь не относится к расчетному периоду.
Квартальная премия относится к премиям за период работы, превышающий один месяц. При расчете среднего заработка обычно учитывают фактически начисленные в расчетном периоде премии за каждый показатель, если период, за который начислена премия, не превышает продолжительности расчетного периода.
Квартал составляет три месяца, а обычный расчетный период для отпускных составляет 12 календарных месяцев. Поэтому квартальная премия в целом относится к выплатам, период которых не превышает расчетный период.
Однако это правило не отменяет необходимость проверить месяц начисления. Если квартальная премия начислена внутри расчетного периода, ее можно учитывать при соблюдении других условий. Если премия начислена после расчетного периода, как в рассматриваемой ситуации с октябрьским отпуском, включать ее нельзя.
Разберем два примера.
Пример 1. Премия включается.
Сотрудник уходит в отпуск в октябре 2023 года. Расчетный период — с октября 2022 года по сентябрь 2023 года. Премия за II квартал 2023 года начислена в июле 2023 года. Июль входит в расчетный период. Если премия предусмотрена системой оплаты труда, ее можно включить в расчет среднего заработка.
Пример 2. Премия не включается.
Сотрудник уходит в отпуск в октябре 2023 года. Расчетный период — с октября 2022 года по сентябрь 2023 года. Премия за III квартал 2023 года начислена в октябре 2023 года. Октябрь не входит в расчетный период. Премию не включаем.
Для премий по итогам работы за год действует специальное правило. Годовое вознаграждение, начисленное за предшествующий календарный год, учитывают независимо от времени его начисления.
Рассмотрим пример. Работник идет в отпуск в октябре 2023 года. В марте 2023 года ему начислена годовая премия по итогам работы за 2022 год. Такая премия может учитываться при расчете отпускных, поскольку начислена за предшествующий событию календарный год.
При этом годовую премию необходимо отличать от квартальной. Квартальная премия за III квартал не становится годовой премией только потому, что начислена по итогам значимого периода работы. Для нее применяют правила, установленные для премий за период свыше одного месяца.
Не каждую выплату, названную работодателем премией, необходимо включать в расчет отпускных. Разберем, какие выплаты требуют дополнительной проверки.
Как правило, не включают выплаты, которые не относятся к оплате труда и не предусмотрены системой оплаты труда. К ним могут относиться:
Например, если организация в октябре выплатила сотруднику денежное поощрение ко дню рождения, такую выплату не следует автоматически считать квартальной премией и включать в средний заработок. Сначала необходимо проверить основание выплаты, формулировку приказа, положение о премировании и характер выплаты.
Если выплата не является частью системы оплаты труда, она не учитывается при расчете отпускных даже тогда, когда начислена внутри расчетного периода.
Отдельного внимания требует ситуация, когда сотрудник не полностью отработал расчетный период. Например, в течение 12 месяцев работник находился в ежегодном отпуске, болел, был в отпуске по беременности и родам, не работал из-за простоя или освобождался от работы в других случаях, предусмотренных законодательством.
В таких случаях из расчетного периода исключают определенные периоды и суммы, начисленные за это время. Это влияет и на порядок учета премий.
Если время в расчетном периоде отработано не полностью, премии и вознаграждения могут учитываться пропорционально времени, фактически отработанному в расчетном периоде. Но из этого правила есть важное исключение.
Если премия начислена за фактически отработанное время, ее можно учитывать исходя из фактически начисленной суммы. Это правило часто применяется к ежемесячным и квартальным премиям, если порядок премирования прямо связывает размер выплаты с фактически отработанным временем.
Рассмотрим пример. Работник в одном из месяцев расчетного периода болел 10 календарных дней. Квартальная премия была рассчитана работодателем с учетом фактически отработанных работником дней и начислена пропорционально времени работы. В таком случае необходимо проанализировать условия положения о премировании и определить, не требуется ли дополнительная корректировка премии при расчете среднего заработка.
Не следует механически уменьшать каждую квартальную премию. Сначала выясним, каким образом она была рассчитана:
От условий начисления зависит порядок отражения премии в среднем заработке.
Для наглядности рассмотрим упрощенный пример. Предположим, сотрудник уходит в отпуск на 14 календарных дней в октябре 2023 года. Расчетный период отработан полностью. За период с октября 2022 года по сентябрь 2023 года сотруднику начислено 720 000 рублей заработной платы и премий, которые учитываются в среднем заработке.
Квартальная премия за III квартал 2023 года в размере 60 000 рублей начислена в октябре 2023 года. Ее в расчет не включаем.
Средний дневной заработок определяем следующим образом:
СреднийДневнойЗаработок = 720000 / 12 / 29,3;СреднийДневнойЗаработок = 2047,78 руб.
Далее определяем сумму отпускных за 14 календарных дней:
Отпускные = 2047,78 * 14;Отпускные = 28668,92 руб.
Если ошибочно добавить октябрьскую квартальную премию, расчет будет выглядеть иначе:
ОшибочныйСреднийДневнойЗаработок = 780000 / 12 / 29,3;ОшибочныйСреднийДневнойЗаработок = 2218,43 руб.
Ошибочная сумма отпускных составила бы:
ОшибочныеОтпускные = 2218,43 * 14;ОшибочныеОтпускные = 31058,02 руб.
Разница возникла бы из-за неправомерного включения в расчет суммы, начисленной за пределами расчетного периода.
В реальном расчете необходимо учитывать не только сумму выплат, но и полностью или неполностью отработанные месяцы, исключаемые периоды, особенности премирования, повышение окладов и другие обстоятельства. Поэтому приведенный пример используем только для понимания общего принципа.
Чтобы не допустить ошибку, рекомендуем проверять каждую премию по единому алгоритму.
Такой порядок особенно полезен, когда организация начисляет несколько премий в разные месяцы, использует разные показатели премирования или применяет отдельные правила для подразделений и категорий персонала.
В программах 1С расчет отпускных обычно выполняют документом Отпуск. При проведении документа программа определяет расчетный период, собирает данные о начислениях работника и рассчитывает средний заработок.
При работе в конфигурациях для расчета заработной платы важно проверить, как настроен вид начисления квартальной премии. Обычно необходимо убедиться, что в настройках начисления указан корректный вид дохода для среднего заработка и премия относится к выплатам, включаемым в расчет среднего заработка.
При этом даже корректная настройка вида начисления не означает, что премия всегда будет автоматически учтена в отпускных. Программа анализирует период начисления и расчетный период документа Отпуск.
В рассматриваемой ситуации при отпуске в октябре 2023 года квартальная премия, начисленная в октябре, не должна попасть в данные среднего заработка по причине того, что месяц ее начисления не входит в расчетный период.
Разберем, что следует проверить в 1С при возникновении сомнений.
Отпуск.Отпуск.Если премия отражена в среднем заработке для отпуска, который начинается в том же месяце, когда начислена премия, необходимо проверить корректность периода начисления и настроек расчета. В рассматриваемом случае включение октябрьской квартальной премии в отпускные за октябрь может привести к завышению суммы отпускных.
При использовании 1С не следует менять данные вручную без понимания причины. Сначала проанализируем документы начисления, настройки вида расчета, дату регистрации начисления и сведения, из которых программа сформировала средний заработок.
Первая распространенная ошибка — включать премию в средний заработок только потому, что премируемый период находится внутри расчетного периода. В рассматриваемой ситуации III квартал полностью входит в период с октября 2022 года по сентябрь 2023 года, однако премия начислена в октябре, который уже не входит в расчетный период.
Вторая ошибка — ориентироваться на дату выплаты денег вместо даты начисления. Для среднего заработка важна не только дата фактического перечисления премии на карту работника. Необходимо анализировать, когда премия начислена в учете работодателя.
Третья ошибка — смешивать квартальную премию и годовое вознаграждение. Для годовой премии предусмотрены специальные правила учета. К квартальной премии эти исключения не применяют автоматически.
Четвертая ошибка — включать в расчет все выплаты, которые в расчетном листке названы премией. Необходимо различать премии, предусмотренные системой оплаты труда, и разовые социальные или поощрительные выплаты.
Пятая ошибка — не учитывать неполностью отработанный расчетный период. Если сотрудник болел, был в отпуске или имел иные исключаемые периоды, порядок учета премии может потребовать отдельного расчета.
Шестая ошибка — пересчитывать уже оплаченные отпускные после начисления квартальной премии в месяце отпуска. В рассматриваемой ситуации оснований для пересчета отпускных из-за начисления октябрьской квартальной премии нет, поскольку премия не относится к расчетному периоду отпускных за октябрь.
Рассмотрим отдельно вопрос о перерасчете. Сотрудник уже ушел в отпуск в октябре, отпускные ему рассчитали и выплатили. Затем в октябре начислили премию за III квартал. Нужно ли пересчитать отпускные?
Нет, пересчитывать отпускные только из-за начисления квартальной премии в октябре не нужно, если отпуск начался в октябре.
Премия начислена за пределами расчетного периода. Она не меняет средний заработок, определенный за период с октября 2022 года по сентябрь 2023 года. Поэтому оснований для увеличения отпускных после начисления такой премии не возникает.
Перерасчет может потребоваться в иных ситуациях, например если организация обнаружила ошибку в ранее начисленных выплатах расчетного периода, неправильно отразила премию в учете, изменила данные о времени работы или допустила техническую ошибку при расчете среднего заработка. Но само по себе начисление квартальной премии в месяце начала отпуска не является основанием для пересчета отпускных за этот отпуск.
Предположим, что премия за III квартал начислена не в октябре, а 29 сентября 2023 года. Сотрудник уходит в отпуск в октябре 2023 года. В этом случае сентябрь входит в расчетный период, поэтому премия может учитываться при расчете среднего заработка.
Здесь важно, что меняется именно дата начисления премии. Период премирования остается прежним — III квартал 2023 года. Но поскольку начисление отражено в сентябре, то есть внутри расчетного периода, появляется основание рассматривать премию для включения в средний заработок.
Сравним два варианта:
Разница всего в один календарный день, но с точки зрения расчета среднего заработка она существенна. Поэтому бухгалтеру и кадровому специалисту необходимо корректно фиксировать дату начисления премии и не подменять ее датой выплаты или датой приказа, если в учете отражена другая дата начисления.
Подведем итог. Если сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск в октябре 2023 года на 14 календарных дней, для расчета отпускных необходимо использовать выплаты за период с 1 октября 2022 года по 30 сентября 2023 года.
Квартальная премия за III квартал 2023 года начислена в октябре 2023 года. Октябрь не входит в расчетный период отпускных за октябрь. Поэтому премию не включаем в расчет среднего дневного заработка и не используем для определения суммы отпускных.
Ключевое правило: для квартальной премии важно проверить не только период, за который она начислена, но и месяц ее фактического начисления. Если премия начислена в месяце начала отпуска, она в обычной ситуации не входит в расчетный период и не учитывается при расчете отпускных за этот отпуск.
При расчете отпускных всегда сначала определяем расчетный период, затем анализируем дату начисления премии, ее вид, основание выплаты и особенности отработанного времени. Такой подход позволит избежать ошибочного завышения или занижения среднего заработка.
Информация носит справочный характер