Разберем, какую отчетность обычно должно сдавать российское ООО на УСН, если у него есть работники, начисляется заработная плата и ведется обычная операционная деятельность. Сразу уточним важный принцип: УСН не освобождает организацию от кадровой, страховой, бухгалтерской и иной обязательной отчетности. Упрощается порядок расчета основного налога, но обязанности работодателя и юридического лица сохраняются.
Чтобы не пропустить сроки, разделим обязанности на несколько блоков: отчетность по УСН, расчеты и уведомления по сотрудникам, сведения в Социальный фонд России, бухгалтерскую отчетность, а также условные отчеты, которые появляются только при наличии определенных объектов, операций или видов деятельности.
Рассмотрим стандартную ситуацию: ООО применяет УСН, ведет деятельность в течение года, получает доходы, выплачивает работникам зарплату, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. В таком случае базовый комплект обычно включает:
При этом не будем считать, что любое ООО на УСН обязано сдавать абсолютно одинаковый набор форм. Например, при наличии недвижимости, транспорта, земли, НДС, обособленных подразделений, иностранных работников, лицензируемой деятельности или специальных условий труда состав отчетности изменится. Поэтому сначала сформируем основной календарь, а затем разберем дополнительные случаи.
Основной отчет по упрощенной системе налогообложения — это декларация по УСН. ООО представляет ее один раз в год по итогам налогового периода.
Организация должна представить декларацию по УСН не позднее 25 марта года, следующего за отчетным. Например, декларацию за 2025 год необходимо было представить не позднее 25 марта 2026 года. Сам налог по итогам года организация уплачивает не позднее 28 марта следующего года. Если срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, переносим его на ближайший рабочий день.
Важно не путать годовую декларацию с квартальной отчетностью. Квартальные декларации по УСН не сдают. Вместо них организация рассчитывает авансовые платежи по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев.
Поскольку по авансовым платежам декларация не представляется, налоговая инспекция не узнает сумму обязательства автоматически. Поэтому для распределения денег на едином налоговом счете необходимо направлять уведомление об исчисленных суммах налогов.
Разберем порядок по шагам.
Для ООО на УСН в 2026 году сроки по авансовым платежам выглядят следующим образом.
По итогам года уведомление по УСН обычно не требуется, потому что сумму итогового налога налоговая инспекция получает из годовой декларации. Это важное отличие от авансовых платежей. Не нужно дублировать годовую сумму УСН уведомлением, если срок представления декларации совпадает со сроком подачи уведомления.
Рассмотрим пример. ООО применяет объект налогообложения «Доходы минус расходы». По итогам первого квартала бухгалтер определил налоговую базу, рассчитал авансовый платеж и уменьшил его на сумму страховых взносов, которые можно учесть в расчете. Декларацию за первый квартал сдавать не нужно. Вместо этого необходимо подать уведомление с рассчитанной суммой авансового платежа и перечислить деньги на единый налоговый счет.
Не ограничивайтесь только перечислением денег. Если аванс уплачен, но уведомление не направлено, сумма может остаться на едином налоговом счете без распределения по нужной обязанности. Это способно привести к недоимке и начислению пеней, хотя деньги фактически были перечислены.
ООО на УСН должно вести книгу учета доходов и расходов. В ней фиксируют доходы, расходы при объекте «Доходы минус расходы», страховые взносы, расходы на пособия и иные показатели, влияющие на расчет налога.
Книгу учета доходов и расходов обычно не направляют в инспекцию вместе с декларацией. Однако это не означает, что ее можно не вести. Налоговая инспекция вправе запросить книгу при камеральной или выездной проверке, а также при проверке обоснованности налоговой базы.
Рассмотрим типичную ошибку. Организация своевременно сдала декларацию по УСН, но в течение года не вела книгу учета доходов и расходов, а данные для годовой декларации собирала по банковской выписке и первичным документам уже после окончания года. Такой подход повышает риск ошибок: можно не учесть поступление, перепутать дату признания дохода, ошибочно включить в расходы неподтвержденную сумму или неверно уменьшить налог на страховые взносы.
Поэтому организуем работу так, чтобы доходы и расходы отражались регулярно, а не только перед подготовкой декларации. Это особенно важно для объекта «Доходы минус расходы», где расходы можно учесть только при соблюдении условий признания и наличии документов.
Разберем отдельно уведомления, поскольку именно они часто вызывают вопросы. Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов — это не декларация и не расчет. Оно нужно, чтобы налоговая инспекция понимала, какую сумму нужно списать с единого налогового счета в счет конкретного налога или взноса.
В уведомлении указывают сведения по обязательству: налог или взнос, код бюджетной классификации, код территории, период, год и сумму. Если организация уплачивает несколько налогов, сведения по ним могут быть отражены в одном уведомлении отдельными строками.
Для ООО на УСН с работниками уведомления чаще всего требуются по следующим обязательствам:
Срок подачи стандартного уведомления — не позднее 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты соответствующей обязанности. Для НДФЛ действует особый порядок: уведомление подают дважды в месяц, а в декабре предусмотрен специальный срок.
Рассмотрим, как исправить ошибку в уведомлении. Если неверно указана только сумма, необходимо подать новое уведомление с теми же реквизитами, но с правильной суммой. Если ошибочно указан код бюджетной классификации, период, код территории или иной реквизит, необходимо сначала отразить неверное обязательство с суммой ноль, а затем отдельной строкой показать правильное обязательство с корректными реквизитами.
Не оставляйте ошибочное уведомление без исправления. Неверный период или неверный код может привести к тому, что деньги будут распределены не в счет той обязанности, которую организация хотела погасить.
Если ООО выплачивает работникам доходы, облагаемые НДФЛ, организация становится налоговым агентом. Это означает, что необходимо рассчитать налог, удержать его при выплате дохода, направить уведомление и перечислить налог в бюджет.
Рассмотрим действующий порядок по НДФЛ. Налог удерживают при фактической выплате дохода. Поэтому НДФЛ может возникать как при выплате аванса, так и при выплате окончательной заработной платы за месяц, отпускных, больничных, премий и иных доходов.
По общему правилу уведомления по НДФЛ необходимо представлять дважды в месяц.
Посмотрим на пример. ООО выплачивает аванс 20-го числа месяца, а окончательную заработную плату — 5-го числа следующего месяца. НДФЛ с аванса, удержанный 20-го числа, попадет в первый период месяца — с 1-го по 22-е число. По нему необходимо сформировать уведомление до 25-го числа и перечислить сумму до 28-го числа. НДФЛ с заработной платы, удержанный 5-го числа следующего месяца, попадет в период с 1-го по 22-е число нового месяца.
Если в одном из периодов не было выплат и не было удержанного НДФЛ, уведомление за этот период не направляют. Однако не следует делать вывод только по дате начисления зарплаты. Для НДФЛ ключевое значение имеет дата фактической выплаты и удержания налога.
Особое внимание уделим отпускным, пособиям по временной нетрудоспособности, премиям и увольнительным выплатам. Такие суммы часто выплачиваются вне стандартного зарплатного графика. Поэтому они могут попадать в другой период НДФЛ, чем основная зарплата за месяц.
Не используйте старый подход, при котором НДФЛ перечисляли один раз после выплаты зарплаты за месяц. Сейчас необходимо контролировать периоды удержания налога и формировать уведомления по установленному графику.
Помимо уведомлений по НДФЛ организация должна сдавать расчет по форме 6-НДФЛ. В нем отражают обобщенные сведения о доходах физических лиц, исчисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ, а по итогам года включают сведения о доходах работников.
Отдельные справки 2-НДФЛ в прежнем порядке обычно не направляют. Сведения о доходах и налоге физических лиц включаются в годовой расчет 6-НДФЛ.
Расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать:
В 2026 году сроки представления квартального расчета с учетом переносов выглядят так:
Рассмотрим важную взаимосвязь. Уведомления по НДФЛ нужны в течение года для распределения платежей на едином налоговом счете. Расчет 6-НДФЛ нужен для итоговой отчетности налогового агента. Нельзя заменить расчет 6-НДФЛ уведомлениями и нельзя считать, что после сдачи 6-НДФЛ уведомления больше не нужны.
При подготовке 6-НДФЛ сверяйте суммы начисленного дохода, удержанного налога, перечисленного налога, уведомлений и данных бухгалтерского учета. На практике ошибки часто возникают из-за того, что бухгалтер отражает начисление зарплаты в одном месяце, а выплату проводит в другом, после чего неверно определяет период удержания НДФЛ.
ООО с работниками начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. Взносы рассчитывают с выплат работникам и некоторым исполнителям по договорам гражданско-правового характера, если такие выплаты облагаются взносами.
Разберем, какие действия необходимо выполнять регулярно.
Уведомление по страховым взносам обычно подают ежемесячно. Однако есть важное исключение: в месяце, когда срок сдачи РСВ совпадает со сроком подачи уведомления, уведомление по взносам не требуется. Налоговая инспекция получает необходимые данные из расчета по страховым взносам.
Например, за март страховые взносы отражаются в РСВ за первый квартал. Поэтому в апреле отдельное уведомление по взносам за март обычно не формируют. Аналогично отдельное уведомление не требуется за июнь, сентябрь и декабрь, поскольку данные по этим месяцам входят в соответствующий квартальный или годовой РСВ.
Расчет по страховым взносам, или РСВ, необходимо представлять ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
В 2026 году предельные сроки сдачи РСВ выглядят следующим образом:
В РСВ отражают сведения о начисленных страховых взносах, выплатах работникам, тарифах, базе для начисления взносов и персонифицированные сведения о застрахованных лицах. При подготовке расчета необходимо проверить, что данные по каждому работнику согласуются с начислениями зарплаты и договорами гражданско-правового характера.
Не ограничивайтесь проверкой общей суммы. Проанализируем типичную ситуацию: общая сумма страховых взносов в РСВ совпала с расчетом бухгалтерии, но по одному работнику неверно указан СНИЛС, ИНН или сумма выплаты. Такой расчет может вызвать требование об уточнении или отказ в приеме. Поэтому проверяйте персональные данные сотрудников до отправки отчетности.
В 2026 году отдельно проверьте порядок расчета страховых взносов за руководителя коммерческой организации. Для коммерческих ООО действует правило о минимальной базе для начисления взносов руководителю. Если вознаграждение руководителя ниже МРОТ или не начислялось, страховые взносы рассчитывают исходя из МРОТ.
Для 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля. При расчете минимальной базы не учитывают районные коэффициенты и северные надбавки. Если руководитель исполнял обязанности неполный месяц, базу определяют пропорционально календарным дням исполнения полномочий.
Это правило важно для ООО, в которых директор является единственным учредителем, не получает зарплату или получает небольшое вознаграждение. Не следует исходить из старого подхода, при котором отсутствие выплат руководителю автоматически означало отсутствие страховых взносов.
Сведения о страховых взносах руководителя необходимо отражать в уведомлениях по страховым взносам, в РСВ и в персонифицированных сведениях. Поэтому даже при отсутствии активной деятельности организация не всегда может считать отчетность нулевой.
Персонифицированные сведения о физических лицах — это ежемесячная форма, в которой отражают персональные данные работников и суммы выплат в их пользу за предыдущий месяц. Эти сведения представляют в налоговую инспекцию.
Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, сведения за январь необходимо представить не позднее 25 февраля, а сведения за февраль — не позднее 25 марта.
При этом за третий месяц каждого квартала отдельную форму можно не подавать. Данные за март, июнь, сентябрь и декабрь уже включаются в раздел 3 расчета по страховым взносам.
Разберем логику на примере первого квартала.
Не путайте эту форму с ЕФС-1. Персонифицированные сведения направляют в налоговую инспекцию. ЕФС-1 направляют в Социальный фонд России. Формы содержат разные данные и не заменяют друг друга.
Форма ЕФС-1 объединяет несколько прежних видов отчетности. Однако не нужно сдавать все ее разделы одновременно. Состав формы зависит от события, периода и особенностей деятельности организации.
Рассмотрим основные части ЕФС-1, которые могут быть актуальны для обычного ООО на УСН с работниками.
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 используют для передачи сведений о трудовой деятельности работников и отдельных договорах гражданско-правового характера.
Сведения необходимо направлять при приеме на работу, увольнении, приостановлении трудового договора, возобновлении трудового договора, заключении и прекращении договоров гражданско-правового характера, переводе на другую постоянную работу, переименовании работодателя, присвоении новой квалификации, установлении запрета занимать должность и других кадровых событиях.
Срок зависит от вида события.
Не ждите конца месяца, если речь идет о приеме или увольнении. Это одна из самых распространенных ошибок. Прием сотрудника 10-го числа не означает, что сведения можно отправить до 25-го числа следующего месяца. В такой ситуации отчет необходимо направить не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового документа.
Нулевой подраздел 1.1 не представляют. Если в отчетном периоде не было кадровых событий, не нужно сдавать форму только ради подтверждения отсутствия изменений.
При подготовке сведений проверяйте дату кадрового мероприятия, дату и номер приказа, трудовую функцию, должность и основание увольнения. При увольнении необходимо указать конкретную норму трудового законодательства, на основании которой прекращены трудовые отношения.
Подраздел 1.2 ЕФС-1 содержит сведения о страховом стаже. Обязательная подача этой части формы требуется прежде всего в отношении отдельных категорий работников, например при наличии особых условий труда, периодов, дающих право на досрочное назначение пенсии, или иных специальных обстоятельств.
Срок представления подраздела 1.2 — не позднее 25 января года, следующего за отчетным. Если у организации есть сведения о работниках, занятых во вредных, тяжелых, северных или иных специальных условиях, одновременно может потребоваться подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1.
Не следует автоматически считать, что каждое обычное ООО обязано сдавать подраздел 1.2 по всем работникам. Сначала проанализируем условия труда, должности, коды условий труда, результаты специальной оценки условий труда и наличие оснований для досрочной пенсии. При отсутствии таких обстоятельств обязательная ежегодная сдача подраздела 1.2 может не возникнуть.
Раздел 2 ЕФС-1 заменяет прежнюю отчетность по взносам на травматизм. Его сдают в Социальный фонд России ежеквартально.
Раздел 2 необходимо представлять не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2026 году сроки с учетом переносов будут следующими:
Раздел 2 необходим для отражения начисленных страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эти взносы перечисляют отдельно от единого налогового платежа. Как правило, срок уплаты взносов на травматизм — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления.
Важно помнить, что нулевой раздел 2 ЕФС-1 необходимо представлять. Даже если в отчетном периоде не было выплат, по которым начислялись взносы на травматизм, обязательность формы для страхователя сохраняется.
При подготовке раздела 2 проверяйте страховой тариф, класс профессионального риска, сведения о специальной оценке условий труда, обязательных медицинских осмотрах и несчастных случаях, если такие сведения есть.
Чтобы не запутаться, рассмотрим формы, которые часто продолжают искать по старой привычке. Отдельно не сдают прежние формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 в том виде, в котором они существовали ранее. Их функции включены в разные разделы ЕФС-1 или в отчетность, представляемую в налоговую инспекцию.
Например, сведения о кадровых мероприятиях отражают в подразделе 1.1 ЕФС-1, сведения по взносам на травматизм — в разделе 2 ЕФС-1, а сведения по страховым взносам и персональным данным работников — в РСВ и персонифицированных сведениях.
Не пытайтесь сдавать отмененные формы только потому, что они есть в старом календаре бухгалтера. Используйте актуальные формы и актуальные сроки.
ООО на УСН обязано вести бухгалтерский учет и представлять годовую бухгалтерскую отчетность. Упрощенная система налогообложения не освобождает юридическое лицо от этой обязанности.
Годовую бухгалтерскую отчетность необходимо направить в налоговую инспекцию в электронном виде не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Как правило, крайний срок — 31 марта следующего года.
Например, бухгалтерскую отчетность за 2025 год необходимо было представить не позднее 31 марта 2026 года. В состав отчетности обычно входят бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и приложения, если они требуются организации.
Субъекты малого предпринимательства при соблюдении установленных условий могут применять упрощенные формы бухгалтерской отчетности. Однако упрощенная форма не означает отсутствие учета. Все хозяйственные операции должны быть подтверждены первичными документами, а учетная политика должна соответствовать фактической деятельности организации.
Если ООО подлежит обязательному аудиту, необходимо также направить аудиторское заключение. Его представляют одновременно с бухгалтерской отчетностью либо в течение установленного срока после даты заключения, но не позднее 31 декабря года, следующего за отчетным.
Не путайте бухгалтерскую отчетность с декларацией по УСН. Декларация показывает расчет налога по упрощенной системе. Бухгалтерская отчетность показывает финансовое положение организации, активы, обязательства, доходы, расходы и финансовый результат.
Помимо налоговой и страховой отчетности организация может быть обязана сдавать статистические формы в Росстат. Универсального списка, одинакового для всех ООО, не существует. Состав форм зависит от вида деятельности, размера бизнеса, региона, участия в выборочном наблюдении и иных критериев.
Поэтому регулярно проверяйте индивидуальный перечень статистических форм по ИНН организации. Не ждите отдельного письма или требования. В отдельных случаях обязанность возникает независимо от того, получила ли организация бумажное уведомление.
Статистические формы могут касаться численности работников, заработной платы, финансовых показателей, производства, услуг, торговли, инвестиций, транспорта, строительства, экологии и других направлений деятельности.
Организуем контроль следующим образом:
С 2025 года организации на УСН являются плательщиками НДС, однако в большинстве случаев могут пользоваться освобождением. В 2026 году освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС применяется, если доходы организации за 2025 год не превысили 20 миллионов рублей.
Освобождение действует автоматически. Отдельное заявление для его получения не требуется. Однако необходимо контролировать доходы в течение года.
Если доходы за 2025 год превысили 20 миллионов рублей, обязанность исчислять и уплачивать НДС возникает с 1 января 2026 года. Если доходы за 2025 год были ниже 20 миллионов рублей, но в течение 2026 года доходы превысили этот лимит, обязанность по НДС возникает с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения.
Рассмотрим пример. Доходы ООО за 2025 год составили 15 миллионов рублей. С 1 января 2026 года организация освобождена от исполнения обязанностей плательщика НДС. В мае 2026 года доходы с начала года превысили 20 миллионов рублей. Следовательно, с 1 июня 2026 года организация должна начать исчислять НДС по облагаемым операциям.
Если ООО становится плательщиком НДС, появляется дополнительный блок обязанностей:
Декларацию по НДС представляют не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Как правило, отчетность по НДС направляют в электронной форме.
Даже при освобождении от НДС возможны отдельные ситуации, когда обязанность по НДС возникает. Например, это может происходить при ввозе товаров, исполнении обязанностей налогового агента или отдельных операциях с иностранными контрагентами. Поэтому не ограничивайтесь проверкой только годового дохода.
ООО на УСН не всегда освобождается от имущественных налогов. Необходимо отдельно проверить наличие объектов недвижимости, транспорта и земельных участков.
Если организация владеет транспортным средством, земельным участком или недвижимостью, по которой налоговая база определяется исходя из кадастровой стоимости, могут возникать обязанности по транспортному, земельному налогу и налогу на имущество организаций.
Рассмотрим основные правила.
Не делайте вывод об отсутствии налога на имущество только потому, что организация работает на УСН. Сначала проверьте региональный перечень объектов, облагаемых по кадастровой стоимости, и характеристики недвижимости организации.
Также не забывайте про уведомления. По квартальным авансам по имущественным налогам уведомление часто необходимо, поскольку декларация или иной расчет в этот момент не представляется.
Помимо базовых форм могут появиться специальные обязанности. Рассмотрим ситуации, в которых нужно провести дополнительную проверку.
Не включайте такие формы в постоянный календарь без основания, но и не игнорируйте их. Сначала проанализируем фактическую деятельность ООО, договоры, имущество, лицензии, работников и операции.
Рассмотрим ситуацию, когда ООО временно не ведет деятельность, не получает доходы и не выплачивает зарплату. Ошибочно считать, что в такой ситуации можно не сдавать никакую отчетность.
Даже при отсутствии движения по расчетному счету и отсутствии выручки организация может сохранять обязанности по представлению отчетности.
Как правило, при отсутствии деятельности необходимо проверить следующие формы:
Особое внимание уделим директору. В коммерческом ООО директор обычно является лицом, сведения о котором отражаются в отчетности. В 2026 году наличие руководителя может влиять на минимальную базу для страховых взносов даже при отсутствии начисленной зарплаты. Поэтому перед тем как сдавать «нулевую» отчетность, сначала проверим статус директора и применимые правила по страховым взносам.
Чтобы не отслеживать каждый срок вручную, разобьем работу на регулярные этапы. Рассмотрим примерный ежемесячный цикл бухгалтера ООО на УСН с работниками.
Не следует откладывать все расчеты на 25-е число. Лучше сформировать внутренний график с запасом в несколько рабочих дней. Это позволит исправить ошибки, обновить отчетность, получить подтверждение приема и оперативно отреагировать на технические сбои.
Соберем ключевые даты в одном рабочем алгоритме. Учитывайте, что сроки могут переноситься, если установленная дата выпадает на выходной или праздничный день.
Это не заменяет ежемесячный календарь НДФЛ, взносов и персонифицированных сведений. Квартальный календарь показывает крупные отчетные периоды, а месячный календарь нужен для регулярных обязанностей работодателя.
Бухгалтерскую отчетность организация представляет в электронном виде. По отдельным налоговым и страховым формам электронный способ становится обязательным при превышении установленной численности работников.
Для РСВ и 6-НДФЛ электронный формат обязателен, если численность физических лиц, получивших выплаты, превышает 10 человек. Для ЕФС-1 электронный формат обязателен, если численность работающих лиц составляет 11 человек и более.
Даже если организация вправе использовать бумажный формат, на практике удобнее организовать электронную отчетность. Это позволяет получать квитанции о приеме, контролировать статус отправки, быстрее исправлять ошибки и хранить архив подтверждающих документов.
Не путайте отправку отчета с его приемом. После направления документа необходимо проверить, что отчет принят контролирующим органом, а не только отправлен оператору электронного документооборота.
В рассматриваемой ситуации программный код не требуется, поскольку задача связана с регламентированной отчетностью, расчетом налогов и кадровыми операциями, а не с доработкой конфигурации.
В типовой конфигурации 1С обычно организуем работу через разделы учета зарплаты, кадров, налогов и регламентированной отчетности. Перед формированием отчетов последовательно проверим документы начисления зарплаты, ведомости на выплату, удержанный НДФЛ, начисленные страховые взносы, кадровые документы и данные по договорам ГПХ.
Не формируйте уведомления только по платежным поручениям. Сначала убедимся, что в учете правильно отражены начисления, удержания и выплаты. Затем сформируем уведомление, расчет 6-НДФЛ, РСВ или ЕФС-1 на основании учетных данных.
Перед отправкой отчета проведем внутреннюю сверку:
Если используем обновляемую программу учета, своевременно устанавливаем обновления. Формы отчетности, контрольные соотношения, ставки, коды периодов и электронные форматы могут меняться. Отправка отчета по устаревшему формату может привести к отказу в приеме.
Проанализируем ошибки, которые встречаются чаще всего.
Чтобы организовать отчетность без пропусков, действуем последовательно.
Таким образом, ООО на УСН с работниками должно вести не только расчет упрощенного налога. Необходимо регулярно контролировать НДФЛ, страховые взносы, кадровые сведения, ЕФС-1, бухгалтерскую отчетность и возможные дополнительные обязанности по НДС, имуществу, статистике и специфической деятельности.
Информация носит справочный характер