Разберем ситуацию, когда сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, одновременно работает на условиях неполного рабочего времени — например, на 0,5 ставки — и через несколько месяцев предоставляет электронный листок нетрудоспособности по беременности и родам для следующего ребенка.
В таком случае важно не смешивать два разных вопроса: входит ли начисленная зарплата в заработок для расчета пособия и уменьшают ли дни отпуска по уходу количество календарных дней расчетного периода. На первый взгляд оба вопроса относятся к одному и тому же периоду работы, но правила для них различаются.
Также обязательно определим год начала нового отпуска по беременности и родам. От него зависит расчетный период. Месяцы, в которые сотрудница работала на 0,5 ставки, могут вообще не попасть в расчет, если они относятся к году наступления страхового случая.
Зарплата за работу на 0,5 ставки включается в заработок для расчета пособия по беременности и родам, если с нее начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
С днями действует другой принцип. Дни отпуска по уходу за ребенком исключаются из расчетного периода. Однако необходимо выяснить, сохранялся ли отпуск по уходу юридически или сотрудница официально вышла из него на работу.
До 1 января 2024 года сотрудница могла продолжать находиться в отпуске по уходу за ребенком и одновременно работать неполное рабочее время. В этой ситуации зарплата включалась в расчет среднего заработка, а календарные дни отпуска по уходу исключались.
С 1 января 2024 года порядок изменился. При выходе на работу, в том числе на 0,5 ставки, сотрудница считается вышедшей из отпуска по уходу. Право на ежемесячное пособие по уходу сохраняется, но период после выхода на работу уже не является периодом отпуска по уходу. Поэтому такие дни не относятся к исключаемым дням для будущих пособий.
Следовательно, для правильного расчета недостаточно увидеть в кадровом документе ставку 0,5. Необходимо проверить дату выхода на работу, содержание кадрового приказа, дату начала отпуска по беременности и родам и статус отпуска по уходу в конкретном периоде.
Рассмотрим подробнее, почему доход и дни учитываются по разным правилам.
Для расчета пособия по беременности и родам применяется статья 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. В средний заработок включаются выплаты и вознаграждения, на которые начислены страховые взносы. Обычная заработная плата за работу на условиях неполного рабочего времени облагается страховыми взносами, поэтому она участвует в расчете.
При этом для пособия по беременности и родам средний дневной заработок определяется не простым делением дохода на 730 дней. Из количества календарных дней расчетного периода исключаются отдельные периоды, в том числе:
Именно поэтому в одной и той же ситуации можно получить одновременно два результата: зарплату включим в числитель формулы, а дни отпуска по уходу исключим из знаменателя.
Такой подход может показаться необычным, но он соответствует правилам расчета пособий. Работа на условиях неполного рабочего времени не превращает зарплату в необлагаемую выплату. Одновременно сам статус отпуска по уходу, если он не был прекращен, влияет на количество исключаемых дней.
Пособие по уходу за ребенком не является заработной платой и не облагается страховыми взносами. Поэтому само ежемесячное пособие по уходу в средний заработок для следующего пособия по беременности и родам не включаем.
Разберем основной принцип. Для пособия по беременности и родам берут два календарных года, предшествующих году начала отпуска по беременности и родам. Значение имеет именно год начала отпуска по БиР, а не год выплаты пособия, не дата получения денег и не дата, когда сотрудница принесла документы в бухгалтерию.
Посмотрим на примеры определения расчетного периода.
Следовательно, если сотрудница работала на 0,5 ставки в октябре и ноябре 2023 года, а новый отпуск по беременности и родам начался в декабре 2023 года, эти два месяца в расчет пособия не попадут. Для расчета будут использоваться только 2021 и 2022 годы.
Это важное правило. Не следует пытаться включить доход текущего года в расчетный период только потому, что он получен непосредственно перед новым декретом. Закон не допускает включение неполного текущего года в обычный расчет пособия по беременности и родам.
Рассмотрим расчет в общем виде. Сначала определим средний дневной заработок:
Средний дневной заработок = заработок за два расчетных года / количество календарных дней расчетного периода за вычетом исключаемых дней.
После этого определим сумму пособия:
Пособие по беременности и родам = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска по беременности и родам.
Обычная продолжительность отпуска по беременности и родам составляет 140 календарных дней: 70 дней до родов и 70 дней после родов. В отдельных случаях продолжительность может быть иной: например, при осложненных родах или многоплодной беременности.
При расчете также проверим ограничения:
Ставка 0,5 сама по себе не уменьшает обычный средний дневной заработок, рассчитанный из фактического дохода. Неполное рабочее время влияет на расчет только в ситуации, когда пособие необходимо определять исходя из МРОТ.
Проанализируем ситуацию, которая характерна для старых обсуждений и для периодов работы до 1 января 2024 года.
До 2024 года статья 256 Трудового кодекса РФ позволяла сотруднице во время отпуска по уходу за ребенком работать на условиях неполного рабочего времени или на дому, сохраняя право на ежемесячное пособие по уходу.
Это означало, что сотрудница могла одновременно:
Для расчета следующего пособия по беременности и родам такой период имеет двойной эффект.
Первый эффект — зарплата включается в заработок. Если на зарплату начислены страховые взносы, ее включаем в сумму дохода расчетного периода.
Второй эффект — дни отпуска по уходу исключаются. Несмотря на работу на 0,5 ставки, сотрудница продолжала находиться в отпуске по уходу. Поэтому все календарные дни такого отпуска уменьшали число дней расчетного периода.
Рассмотрим пример. Сотрудница находилась в отпуске по уходу с 1 января 2022 года. В октябре 2023 года она начала работать на 0,5 ставки, не прерывая отпуск по уходу. В декабре 2023 года у нее начинается новый отпуск по беременности и родам.
Расчетный период в такой ситуации — 2021 и 2022 годы. Октябрь и ноябрь 2023 года не входят в расчетный период, поэтому не повлияют ни на сумму заработка, ни на количество исключаемых дней.
Теперь изменим условия примера. Новый отпуск по беременности и родам начинается в феврале 2024 года. Расчетным периодом будут 2022 и 2023 годы. В этом случае зарплата за октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года войдет в расчетный заработок, если с нее начислены взносы. Однако дни отпуска по уходу за 2022 и 2023 годы будут исключаемыми, поскольку отпуск юридически не прерывался.
Именно такой подход обычно имелся в виду в старых разъяснениях: доход учитывается, а дни отпуска по уходу исключаются.
Разберем распространенную ошибку. Иногда при расчете берут весь заработок за два года и делят его на 730 дней. Для пособия по беременности и родам такой подход допустим только тогда, когда в расчетном периоде нет исключаемых дней.
Если сотрудница находилась в отпуске по уходу, количество дней расчетного периода необходимо уменьшить на календарные дни такого отпуска. Учитывать нужно не рабочие дни по графику, а именно календарные дни.
Например, если расчетный период составляет 730 календарных дней и в нем есть 300 календарных дней отпуска по уходу, средний дневной заработок определяем не делением на 730, а делением на 430 дней.
Не следует уменьшать расчетный период только на рабочие дни, только на дни отсутствия в табеле или только на дни выплаты пособия по уходу. Исключению подлежат календарные дни, приходящиеся на юридически оформленный период отпуска по уходу.
Также не следует исключать дни только потому, что сотрудница работала на неполной ставке. Само по себе неполное рабочее время не является исключаемым периодом. Значение имеет статус отпуска по уходу и дата официального выхода из него.
Теперь рассмотрим действующий подход. С 1 января 2024 года правила сохранения пособия по уходу за ребенком изменились.
Сотрудница, которая оформила отпуск по уходу за ребенком и начала получать ежемесячное пособие, может досрочно выйти на работу до достижения ребенком возраста полутора лет. Она вправе работать как полный рабочий день, так и неполное рабочее время, дистанционно или на дому. При этом выплата уже назначенного пособия по уходу за ребенком сохраняется.
Но необходимо учитывать ключевое изменение: после выхода на работу сотрудница уже не считается находящейся в отпуске по уходу. Она продолжает получать ранее назначенное пособие, но сам отпуск прекращается.
Поэтому после 1 января 2024 года необходимо разделять два понятия:
Это не одно и то же. Пособие может продолжать выплачиваться, но период работы после выхода из отпуска не будет периодом отпуска по уходу.
Для будущего пособия по беременности и родам это означает следующее:
Следовательно, в современной ситуации ответ на вопрос «работала на 0,5 ставки во время ухода — исключать ли дни?» нельзя дать без проверки даты и кадрового оформления.
Рассмотрим переходный случай, который часто вызывает ошибки в кадровом учете и в расчете пособий.
Предположим, сотрудница начала работать на 0,5 ставки в декабре 2023 года, не прерывая отпуск по уходу. После 1 января 2024 года условия ее работы не изменились. В таком случае применяется переходный подход: сотрудница продолжает считаться находящейся в отпуске по уходу до достижения ребенком возраста полутора лет.
Это означает, что для периодов, которые начались до 1 января 2024 года по старым правилам и продолжаются без изменения условий, календарные дни отпуска по уходу сохраняют статус исключаемых дней.
Поэтому в переходной ситуации проверим:
Не следует применять новые правила задним числом к периоду, когда сотрудница начала работать до 1 января 2024 года и продолжала находиться в отпуске по старому порядку.
Рассмотрим современный пример. Сотрудница оформила отпуск по уходу за ребенком, ей назначили ежемесячное пособие, а затем она с 1 мая 2025 года вышла на работу на 0,5 ставки.
С 1 мая 2025 года сотрудница считается вышедшей из отпуска по уходу. Пособие по уходу продолжает выплачиваться в ранее назначенном размере, однако период с 1 мая 2025 года является периодом работы, а не отпуском по уходу.
Если в 2026 году у сотрудницы начинается новый отпуск по беременности и родам, расчетным периодом будут 2024 и 2025 годы.
В таком расчете:
Такой порядок особенно важен для бухгалтерии. Нельзя отмечать весь период до полутора лет как отпуск по уходу только потому, что сотрудница продолжала получать пособие. После документально оформленного выхода на работу этот период уже не должен автоматически уменьшать количество дней расчетного периода.
Разберем более сложную ситуацию. Иногда сотрудница в двух годах расчетного периода находилась сначала в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком. При этом она могла получать зарплату за работу на неполном рабочем времени.
В такой ситуации доход может быть, но количество календарных дней для деления может оказаться равным нулю. Это происходит, когда все 730 или 731 календарный день двух расчетных лет относятся к исключаемым периодам.
Например, сотрудница весь 2022 и 2023 годы находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу. Одновременно в части отпуска по уходу она работала на 0,5 ставки и получала зарплату. Заработок, облагаемый страховыми взносами, формально включается в расчет. Но все дни двух лет исключаются. Делить заработок на ноль невозможно.
В такой ситуации нельзя искусственно оставить несколько дней только ради возможности выполнить расчет. Нельзя также принять для деления 730 дней, игнорируя требования об исключаемых периодах.
Практический порядок предусматривает два варианта.
Важно понимать, что наличие заработка за работу на 0,5 ставки не всегда гарантирует более высокое пособие. Если весь расчетный период состоит из исключаемых дней, этот заработок может не позволить рассчитать средний дневной заработок по обычной формуле. Поэтому перед назначением пособия обязательно сравним вариант с заменой лет и вариант расчета из МРОТ.
Рассмотрим подробнее замену лет. Если в одном или обоих годах обычного расчетного периода сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, она может обратиться с заявлением о замене соответствующего года или годов на предшествующие календарные годы.
Замена допускается только при одновременном выполнении двух условий:
Замена лет не применяется автоматически. Сотрудница должна подать заявление. Работодатель не вправе самостоятельно заменить расчетные годы только потому, что предполагает более выгодный результат.
Также нельзя выбрать любые наиболее выгодные годы по желанию сотрудницы. Годы для замены должны быть непосредственно предшествующими заменяемым периодам. При последовательных отпусках по беременности и родам и по уходу необходимо анализировать всю цепочку периодов и определять допустимый вариант замены по правилам статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ.
Посмотрим на пример. Новый отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году. Обычный расчетный период — 2024 и 2025 годы. В 2024 году сотрудница находилась в отпуске по уходу, а в 2025 году часть времени работала после выхода из отпуска.
В такой ситуации сначала рассчитаем пособие по обычному расчетному периоду — 2024 и 2025 годы. Затем проверим, имеет ли сотрудница право заменить 2024 год или оба года на предшествующие. После этого сравним итоговые суммы. Заявление о замене лет имеет смысл использовать только при увеличении пособия.
Не следует ориентироваться только на величину годовой зарплаты. Иногда более высокий доход в заменяемом году сопровождается большим количеством исключаемых дней, а иногда, наоборот, более ранний год с меньшим доходом дает выгодный средний дневной заработок. Поэтому сравнивать необходимо итоговый средний дневной заработок и итоговую сумму пособия, а не только общую сумму начислений.
Рассмотрим ситуацию из обсуждения. Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком и в октябре 2023 года начинает работать на 0,5 ставки. В декабре 2023 года ей открывают листок нетрудоспособности по беременности и родам.
Разберем расчет по шагам.
Следовательно, вопрос о двух месяцах работы на 0,5 ставки в октябре и ноябре 2023 года в расчете пособия по БиР, начавшегося в декабре 2023 года, не имеет практического значения. Эти месяцы не попадут в формулу ни в качестве заработка, ни в качестве дней.
Теперь изменим условия. Сотрудница начала работать на 0,5 ставки в октябре 2023 года, не прерывая отпуск по уходу. Новый отпуск по беременности и родам начинается в феврале 2024 года.
Расчетным периодом будут 2022 и 2023 годы.
Поскольку октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года входят в расчетный период, зарплату за эти месяцы включим в расчет среднего заработка, если на нее начислены страховые взносы.
Одновременно проверим, сохранялся ли отпуск по уходу. Если сотрудница работала в отпуске по уходу по правилам, действовавшим до 1 января 2024 года, и отпуск не прерывался, календарные дни отпуска по уходу за 2022 и 2023 годы исключим из расчетного периода.
Далее сравним возможные варианты:
Не следует предполагать, что работа на 0,5 ставки обязательно повысит пособие. Влияние зависит от общей суммы дохода, количества исключаемых дней, предельной базы по взносам, наличия предыдущего заработка и возможности замены лет.
Рассмотрим еще один пример. Сотрудница находилась в отпуске по уходу с 1 сентября 2024 года. С 1 марта 2025 года она оформила выход на работу на 0,5 ставки, при этом продолжила получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком.
Новый отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году. Расчетный период — 2024 и 2025 годы.
Разберем расчет по шагам.
В этом примере правильный результат зависит от того, как работодатель оформил кадровые документы. Если выход из отпуска был оформлен, но в программе продолжали отражать весь период как отпуск по уходу, расчет пособия может оказаться неверным.
Отдельно рассмотрим работу у другого страхователя. Сотрудница может находиться в отпуске по уходу у основного работодателя и одновременно работать у другого работодателя.
В такой ситуации не следует автоматически считать, что отпуск по уходу у основного работодателя прекращается. Работа у другого страхователя не всегда означает выход из отпуска по уходу у работодателя, который этот отпуск предоставил.
Для расчета пособия по беременности и родам при работе у нескольких работодателей потребуется отдельно проверить:
Не следует переносить статус отпуска по уходу от одного работодателя к другому без проверки документов. У одного страхователя дни могут относиться к отпуску по уходу и исключаться, а у другого работодателя может отсутствовать такой исключаемый период.
Чтобы правильно определить доход и исключаемые дни, разберем перечень документов, которые необходимо проверить до расчета пособия.
Особое внимание уделим формулировке кадрового приказа. Запись «установить работу на условиях 0,5 ставки» сама по себе не всегда отвечает на вопрос, прекращался ли отпуск по уходу. Необходимо определить, был ли это период работы во время отпуска по старым правилам или документально оформленный выход из отпуска по новым правилам.
Рассмотрим организацию учета в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1. Конкретные названия команд и реквизитов могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы и подключенного обмена с СФР, поэтому перед оформлением проверим актуальный релиз конфигурации.
Для отражения отпуска по уходу обычно применяется документ Отпуск по уходу за ребенком. В нем фиксируются период отпуска, сведения для назначения ежемесячного пособия и кадровый статус сотрудницы.
Если сотрудница выходит из отпуска по уходу на работу после 1 января 2024 года, используем документ Возврат из отпуска по уходу или соответствующий кадровый документ в разделе учета отпусков по уходу и возвратов. Одновременно при необходимости оформим изменение условий трудового договора и режим работы на неполное рабочее время.
Не следует продолжать отражать сотрудницу в отпуске по уходу в программе после фактически оформленного выхода на работу только потому, что пособие по уходу продолжает поступать. Это может привести к неправильному заполнению исключаемых дней для последующего пособия по беременности и родам.
Для оформления пособия по беременности и родам в программе применим документ Больничный лист. После получения сведений от СФР проверим документ Ответ на запрос СФР, если обмен осуществляется через социальный электронный документооборот.
При проверке расчета пособия обратим внимание на показатель Календарных дней расчетного периода. Он должен быть уменьшен на дни фактических периодов отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу и временной нетрудоспособности, которые относятся к расчетным годам.
Если программа не уменьшила количество дней автоматически, не следует сразу вручную менять итоговую сумму пособия. Сначала проверим, правильно ли в базе зарегистрированы исторические документы Отпуск по уходу за ребенком, Больничный лист, кадровые переводы и возвраты из отпуска.
Если исходные документы оформлены верно, но в расчете по-прежнему отсутствуют необходимые сведения, проверим данные среднего заработка и исключаемых периодов в форме ответа на запрос СФР. В отдельных случаях программу допускается корректировать вручную в пределах сведений, подтвержденных кадровыми и расчетными документами.
Для замены лет расчетного периода в 1С обычно используем форму Ввод данных для расчета среднего заработка либо реквизиты расчета в документе пособия. Перед изменением лет обязательно получим заявление сотрудницы и выполним сравнительный расчет.
Разберем практический алгоритм работы бухгалтера или кадрового специалиста.
Такой порядок поможет избежать двух противоположных ошибок: не исключить дни настоящего отпуска по уходу или, наоборот, исключить дни обычной работы после официального выхода из отпуска.
Проанализируем типовые ошибки при расчете следующего пособия по беременности и родам.
Ошибка первая — считать, что работа на 0,5 ставки всегда означает отсутствие отпуска по уходу. Для периодов до 1 января 2024 года это неверно. Сотрудница могла продолжать находиться в отпуске по уходу и работать неполное время.
Ошибка вторая — считать, что получение пособия по уходу всегда означает нахождение в отпуске по уходу. Для периода после 1 января 2024 года это неверно. После выхода на работу пособие может сохраняться, но отпуск прекращается.
Ошибка третья — включить зарплату, но не проверить календарные дни. Доход и исключаемые дни необходимо анализировать отдельно.
Ошибка четвертая — делить доход за два года на 730 дней без учета отпуска по уходу. Для пособия по беременности и родам это приводит к занижению среднего дневного заработка, если в расчетном периоде есть исключаемые дни.
Ошибка пятая — исключить из расчета зарплату за работу на 0,5 ставки. Если на зарплату начислены страховые взносы, ее необходимо включить в заработок расчетного периода.
Ошибка шестая — включить месяцы текущего года страхового случая. Если новый отпуск по беременности и родам начинается в декабре 2023 года, заработок за октябрь и ноябрь 2023 года в обычный расчет не входит.
Ошибка седьмая — заменить годы без заявления сотрудницы. Замена лет возможна только по заявлению и только при увеличении пособия.
Ошибка восьмая — выбирать любые выгодные годы. Замена производится не на произвольные годы, а по правилам о непосредственно предшествующих годах.
Ошибка девятая — вручную исправить сумму пособия без исправления кадровой истории. Если в 1С неправильно отражен статус отпуска или дата выхода на работу, сначала скорректируем исходные документы.
Рассмотрим итоговый алгоритм решения задачи.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда новый отпуск по беременности и родам начинается до окончания периода ухода за первым ребенком до полутора лет.
Если сотрудница юридически находится в отпуске по уходу за ребенком и у нее наступает отпуск по беременности и родам, закон предусматривает выбор одного из двух видов пособий за совпадающий период: ежемесячного пособия по уходу или пособия по беременности и родам.
На практике чаще выбирают пособие по беременности и родам, поскольку оно выплачивается сразу за весь период отпуска по БиР и часто оказывается больше. Однако не следует принимать решение автоматически. Сначала сравним размер пособий, продолжительность пересечения периодов и возможность оформления отпуска по уходу за первым ребенком другим членом семьи, если для этого есть основания.
Если сотрудница ранее вышла из отпуска по уходу на работу после 1 января 2024 года и продолжала получать пособие по уходу, при наступлении нового отпуска по беременности и родам отдельно проверим порядок передачи сведений в СФР. Не следует предполагать, что два пособия будут автоматически выплачиваться одновременно за один и тот же период.
Подведем итог.
Зарплата за работу на 0,5 ставки учитывается при расчете пособия по беременности и родам, если она начислена в расчетном периоде и облагается страховыми взносами.
Дни отпуска по уходу исключаются из расчетного периода, если сотрудница действительно продолжала находиться в таком отпуске.
Для старых периодов, когда сотрудница работала на 0,5 ставки во время отпуска по уходу до 1 января 2024 года, действует сочетание двух правил: зарплату включаем, дни отпуска исключаем.
Для периодов после 1 января 2024 года необходимо проверить, оформлен ли выход из отпуска по уходу. Если сотрудница вышла на работу, сохранив пособие по уходу, дни работы после выхода не являются исключаемыми днями отпуска по уходу.
Если новый отпуск по беременности и родам начинается в том же календарном году, когда сотрудница работала на 0,5 ставки, эти месяцы могут не попасть в расчетный период вовсе. Например, при начале отпуска по БиР в декабре 2023 года расчетным периодом будут 2021 и 2022 годы, поэтому работа в октябре и ноябре 2023 года не повлияет на сумму пособия.
Информация носит справочный характер