Разберем ситуацию, когда индивидуальный предприниматель уволил всех работников 30 июня 2023 года, передал сведения об увольнении и больше не планирует принимать сотрудников. Возникает вопрос: нужно ли после этого сдавать раздел 2 формы ЕФС-1 за 3-й квартал и затем за год, если выплат работникам в июле, августе и сентябре уже не было.
Основной вывод: если ИП действительно снят с учета в СФР как страхователь после увольнения последнего работника, сдавать раздел 2 ЕФС-1 за 3-й квартал не нужно. Нарастающий итог сам по себе не создает обязанность сдавать отчетность после снятия с учета.
Однако не будем делать вывод только по тому, что работники уволены. Сначала проверим, был ли предприниматель фактически снят с учета как страхователь, были ли корректно переданы сведения об увольнении последнего работника и не осталось ли действующих договоров, по которым требуется начислять взносы на травматизм.
Проанализируем два подхода, которые встречаются при ответе на такой вопрос.
Первый подход сводится к тому, что раздел 2 ЕФС-1 необходимо сдавать каждый квартал и за год, потому что показатели отражаются нарастающим итогом с начала года. Действительно, раздел 2 содержит сведения о выплатах и страховых взносах на травматизм нарастающим итогом. Поэтому действующий страхователь обычно сдает отчет и тогда, когда в конкретном квартале не было новых выплат.
Но этот вывод применим только к тем лицам, которые продолжают состоять на учете в СФР как страхователи. Если ИП перестал быть страхователем, обязанность представлять очередной раздел 2 ЕФС-1 прекращается.
Второй подход основан на том, что после прекращения трудовых отношений с последним работником ИП снимают с учета в качестве страхователя. Этот подход является более точным, но его необходимо применять с учетом фактического статуса предпринимателя в СФР.
Не будем путать правило о нарастающем итоге с обязанностью сдавать отчет. Нарастающий итог определяет порядок заполнения формы для действующего страхователя. Он не означает, что ИП обязан бесконечно сдавать квартальные отчеты после прекращения статуса работодателя.
Рассмотрим, для чего предназначен раздел 2 формы ЕФС-1. Этот раздел заменил ранее применявшуюся форму 4-ФСС и содержит сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Раздел 2 ЕФС-1 представляют страхователи, которые начисляют выплаты физическим лицам и обязаны уплачивать взносы на травматизм. Для ИП такая обязанность возникает, когда предприниматель привлекает работников по трудовым договорам либо исполнителей по договорам гражданско-правового характера, если условия договора предусматривают страхование от несчастных случаев.
Сам ИП не является своим собственным работником. Фиксированные страховые взносы предпринимателя за себя не отражаются в разделе 2 ЕФС-1. Поэтому отсутствие работников означает отсутствие оснований для уплаты взносов на травматизм за самого предпринимателя.
Разберем, какие лица могут сохранять для ИП статус страхователя:
Если таких лиц нет и СФР снял ИП с учета как страхователя, раздел 2 ЕФС-1 за следующие кварталы не представляем.
Рассмотрим подробнее порядок снятия ИП с учета. После изменения законодательства предпринимателю не требуется подавать отдельное заявление о снятии с учета как работодателю только из-за увольнения последнего работника.
СФР получает сведения о прекращении трудовых отношений с последним работником в составе сведений индивидуального учета. После получения таких данных фонд снимает ИП с учета как страхователя в установленный срок.
Для ситуации 2023 года ключевым документом были сведения по форме ЕФС-1, представленные в подразделе 1.1 раздела 1. В этом подразделе отражается кадровое мероприятие Увольнение.
Если последний работник уволен 30 июня 2023 года, необходимо было представить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Если приказ был оформлен 30 июня, срок представления сведений приходился на следующий рабочий день.
После получения сведений об увольнении последнего работника СФР должен снять ИП с учета как страхователя в беззаявительном порядке. Поэтому при корректно принятом отчете с мероприятием Увольнение предприниматель обычно уже не должен оставаться зарегистрированным работодателем в следующих кварталах.
Важно: сам факт увольнения работников еще не подтверждает снятие с учета. Для практического решения вопроса необходимо проверить, что сведения об увольнении приняты фондом и статус страхователя прекращен.
Проанализируем фразу «сдан СЗВ-СТАЖ», поскольку она может привести к ошибочному выводу.
С 2023 года отдельная форма СЗВ-СТАЖ для отчетных периодов 2023 года не применялась. Сведения о страховом стаже включались в подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. При этом подраздел 1.2 и подраздел 1.1 выполняют разные функции.
Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 используется для передачи сведений о кадровых мероприятиях: приеме, увольнении, переводе, приостановлении или возобновлении трудового договора, а также начале и окончании отдельных договоров ГПХ.
Подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1 содержит сведения о страховом стаже и представляется в случаях, установленных законодательством. Он не заменяет сведения о кадровом мероприятии Увольнение.
Поэтому для снятия ИП с учета после увольнения последнего сотрудника нужно проверить именно представление подраздела 1.1 раздела 1 ЕФС-1 с кадровым мероприятием Увольнение.
Не будем считать, что сдача формы, аналогичной СЗВ-СТАЖ, автоматически подтверждает прекращение статуса страхователя. Для автоматического снятия с учета фонд должен получить сведения о прекращении трудовых отношений с последним работником.
Отдельно разберем отчетность за период, в котором работники еще состояли в трудовых отношениях. Если сотрудники работали с января по июнь 2023 года и были уволены 30 июня, ИП должен был представить раздел 2 ЕФС-1 за полугодие 2023 года.
Этот отчет отражает выплаты работникам и страховые взносы на травматизм, начисленные с начала года по 30 июня. В него включают сведения за январь, февраль, март, апрель, май и июнь, включая окончательный расчет при увольнении.
Например, если в июне работникам были начислены:
такие суммы необходимо было включить в раздел 2 ЕФС-1 за полугодие.
Не будем переносить июньские выплаты в отчет за 3-й квартал только потому, что фактическая выплата денег произошла в июле. Для раздела 2 ЕФС-1 важны начисленные выплаты и начисленные страховые взносы, а не только дата перечисления денег работнику.
Если ИП прекратил быть страхователем после увольнения последнего работника, последним обычным отчетом по взносам на травматизм для него, как правило, будет раздел 2 ЕФС-1 за полугодие 2023 года.
Теперь рассмотрим основной вопрос. Если все работники уволены 30 июня 2023 года, сведения об увольнении последнего работника своевременно представлены в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1, а СФР снял ИП с учета как страхователя, раздел 2 ЕФС-1 за 3-й квартал сдавать не нужно.
В такой ситуации в июле, августе и сентябре у ИП уже нет застрахованных лиц, нет начислений в пользу работников и нет действующего статуса страхователя по взносам на травматизм.
Не будем сдавать условно «нулевой» раздел 2 ЕФС-1 только ради повторения данных за январь — июнь нарастающим итогом. После снятия ИП с учета фонд не ожидает от него очередной квартальный отчет как от действующего страхователя.
Следовательно, ответ зависит не от отсутствия выплат в 3-м квартале, а от факта снятия ИП с учета как страхователя.
Рассмотрим ситуации, в которых ИП может быть обязан представить раздел 2 ЕФС-1 за 3-й квартал, несмотря на увольнение всех работников в июне.
Первый вариант — сведения об увольнении последнего работника не были представлены или не были приняты СФР. Например, отчет был отправлен с ошибкой, получил отрицательный протокол, не был проведен в программе или не был фактически направлен в фонд.
Второй вариант — ИП продолжает числиться в СФР как страхователь. Такое возможно, если фонд не получил сведения о прекращении трудовых отношений, сведения были переданы некорректно либо в регистрационных данных осталась ошибка.
Третий вариант — после увольнения работников остались действующие договоры ГПХ, по которым предусмотрено страхование от несчастных случаев. В этом случае ИП продолжает быть страхователем в отношении исполнителей по таким договорам.
Четвертый вариант — в 3-м квартале был принят новый работник или заключен договор с исполнителем, предусматривающий начисление взносов на травматизм.
Пятый вариант — в июле, августе или сентябре обнаружена ошибка, которая влияет на ранее начисленные взносы на травматизм. В таком случае может потребоваться корректировка отчета за полугодие, а не обычный отчет за 3-й квартал.
Если ИП не снят с учета, раздел 2 ЕФС-1 за 3-й квартал нужно представить в обычном порядке. При этом отчет может содержать нулевые показатели за июль, август и сентябрь, но данные с начала года будут отражаться нарастающим итогом.
Разберем важный нюанс. Если ИП остался страхователем и обязан сдать раздел 2 ЕФС-1 за 3-й квартал, не всегда можно говорить о полностью нулевом отчете.
Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года. Это означает, что в нем могут быть отражены выплаты и взносы, начисленные в первом полугодии, даже если в июле, августе и сентябре новых начислений не было.
Например, за январь — июнь работникам было начислено 600 000 рублей, а взносы на травматизм составили 1 200 рублей. В 3-м квартале работников уже нет и новых начислений не было.
Если ИП все еще состоит на учете как страхователь, в отчете за 9 месяцев могут быть отражены:
Поэтому не будем путать отсутствие начислений за квартал и отсутствие показателей в отчете. При действующем статусе страхователя сведения за прошлые месяцы года продолжают отражаться нарастающим итогом.
Разберем по шагам, как проверить статус ИП и принять решение о необходимости сдачи раздела 2 ЕФС-1.
Увольнение.Не будем ориентироваться только на то, что программа больше не предлагает начислять взносы. Статус страхователя определяется данными СФР, а не только настройками учетной программы.
Если при проверке выяснится, что ИП продолжает числиться страхователем, не будем игнорировать этот факт. Сначала выясним причину.
Проверим, есть ли принятый фондом отчет по подразделу 1.1 раздела 1 ЕФС-1 с мероприятием Увольнение. Если отчет не был сдан или был отклонен, сформируем и направим корректные сведения как можно быстрее.
Если сведения приняты, но статус страхователя не изменился, обратимся в СФР для уточнения регистрационных данных. В обращении укажем дату увольнения последнего работника, дату представления подраздела 1.1 ЕФС-1, регистрационный номер страхователя и сведения о принятом отчете.
Пока статус страхователя не снят, безопаснее не пропускать срок представления раздела 2 ЕФС-1. При этом необходимо оценить конкретную ситуацию: был ли у ИП статус страхователя в отчетном периоде, требуются ли данные нарастающим итогом и не возникла ли обязанность представить корректировку за предыдущий период.
Не будем подавать отчет с произвольными нулями. Если ИП числится страхователем, отчет должен содержать данные в соответствии с начислениями с начала года и сведениями за последние три месяца отчетного периода.
Рассмотрим, как организовать проверку в программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия.
Сначала оформим кадровый документ Увольнение по каждому работнику. Важно, чтобы дата увольнения и основание прекращения трудового договора были указаны корректно.
После проведения документа сформируем регламентированный отчет ЕФС-1 и выберем подраздел 1.1 раздела 1. В отчете должны быть отражены сведения с кадровым мероприятием Увольнение.
После отправки отчета проверим статус через сервис сдачи отчетности. Нам необходимо убедиться, что отчет не просто отправлен, а принят СФР.
Для проверки расчетов по взносам на травматизм сформируем отчет Анализ взносов в фонды. В нем проверим:
Затем откроем раздел Регламентированные отчеты и проверим, какие отчеты ЕФС-1 были сформированы за полугодие и за 9 месяцев. Если ИП снят с учета как страхователь, отчет за 9 месяцев создавать не требуется.
Если ИП продолжает числиться страхователем, сформируем отчет ЕФС-1 за 9 месяцев, выберем раздел 2 и выполним автоматическое заполнение. После заполнения проверим, что в показателях за июль, август и сентябрь нет начислений, а данные с начала года соответствуют отчету за полугодие.
Рассмотрим отдельную ситуацию. ИП снят с учета как страхователь, но позднее обнаружил, что в отчете за полугодие была ошибка: не включена компенсация отпуска, неверно рассчитана база для взносов, неправильно указан тариф или не отражена выплата работнику.
Снятие с учета не отменяет обязанность исправить ранее сданные сведения. В такой ситуации не будем отражать старую ошибку в обычном отчете за 3-й квартал. Необходимо подготовить корректирующий раздел 2 ЕФС-1 за тот период, в котором была допущена ошибка.
Например, если неверно рассчитаны взносы за июнь, исправлять нужно сведения за полугодие 2023 года. Не следует включать эту корректировку в отчет за 9 месяцев только потому, что ошибка обнаружена позже.
Перед формированием корректирующей формы проверим, как программа отражает изменения в регистрах учета взносов. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого может потребоваться пересчитать начисления, скорректировать документ Начисление зарплаты и взносов или использовать специальные документы перерасчета в зависимости от причины ошибки.
После корректировки учетных данных сформируем уточняющий отчет ЕФС-1 за нужный период и проверим, что программа отражает верные суммы взносов на травматизм.
Разберем, какие формы отчетности не следует смешивать с разделом 2 ЕФС-1.
Раздел 2 ЕФС-1 предназначен только для сведений о взносах на травматизм. Он не заменяет расчет по страховым взносам, который представляется в налоговый орган.
Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 содержит кадровые сведения и является аналогом ранее применявшейся формы СЗВ-ТД.
Подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1 связан со сведениями о страховом стаже и заменяет сведения, которые ранее включались в СЗВ-СТАЖ.
Персонифицированные сведения о физических лицах представляются в налоговый орган и не являются частью формы ЕФС-1.
Не будем делать вывод о необходимости раздела 2 ЕФС-1 только на основании того, что по другой форме требуется отчитаться за год или представить уточнение. У каждой формы своя цель, свой состав показателей и свои основания для представления.
Посмотрим на пример. У ИП работали два сотрудника. Последний рабочий день обоих сотрудников — 30 июня 2023 года. В июне им начислены заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск. Все выплаты облагаются взносами на травматизм.
ИП выполнил следующие действия:
В этой ситуации за 3-й квартал 2023 года раздел 2 ЕФС-1 не представляем. Также не формируем раздел 2 за год, если в дальнейшем ИП не принимает работников и не заключает договоры, создающие обязанность по уплате взносов на травматизм.
Теперь изменим пример. ИП уволил сотрудников 30 июня, но отчет с мероприятием Увольнение не был принят фондом из-за ошибки. Предприниматель продолжает числиться страхователем.
В такой ситуации сначала исправим кадровый отчет, направим корректный подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1, подтвердим снятие с учета и оценим необходимость представления раздела 2 за 3-й квартал. До подтверждения снятия с учета не будем исходить из того, что обязанность по отчетности прекращена автоматически.
Рассмотрим ситуацию, когда ИП после увольнения всех сотрудников снова принимает работника или заключает договор ГПХ, предусматривающий страхование от несчастных случаев.
В этом случае у предпринимателя вновь возникает статус страхователя. СФР поставит ИП на учет на основании сведений о новом трудовом договоре или иных данных, предусмотренных законодательством.
После повторной постановки на учет необходимо снова представлять раздел 2 ЕФС-1 за периоды, в которых ИП является страхователем. Не будем считать, что ранее прекращенная обязанность освобождает от отчетности после нового приема работника.
Если новый сотрудник принят в 3-м квартале, раздел 2 ЕФС-1 за 9 месяцев потребуется сформировать с учетом выплат новому работнику. При этом показатели будут зависеть от даты приема, начислений и применяемого тарифа по взносам на травматизм.
Подведем практический алгоритм.
Увольнение.Если ИП уволил всех работников 30 июня 2023 года, своевременно передал в СФР сведения об увольнении последнего работника по подразделу 1.1 раздела 1 ЕФС-1 и был снят с учета как страхователь, раздел 2 ЕФС-1 за 3-й квартал сдавать не нужно.
Ответ о необходимости отчета только из-за нарастающего итога является неполным. Нарастающий итог влияет на заполнение раздела 2 действующим страхователем, но не создает обязанность сдавать отчетность после прекращения статуса страхователя.
Главное условие: перед тем как не сдавать отчет, проверим факт снятия ИП с учета в СФР и убедимся, что отсутствуют работники, исполнители по договорам ГПХ со страхованием от несчастных случаев и неотраженные корректировки по прежним периодам.
Информация носит справочный характер