← На главную

С 1 января 2026 года коммерческие организации должны ежемесячно определять базу для страховых взносов по единоличному исполнительному органу исходя как минимум из федерального МРОТ. Правило применяется, даже когда директору не начисляют зарплату, с ним не заключен трудовой договор, организация временно не ведет деятельность или руководитель работает неполное время. Чтобы корректно отразить такую базу в программе, используем документ Регистрация облагаемой базы руководителя либо автоматический механизм дополнения базы, предусмотренный в новых версиях 1С.

Рассмотрим подробнее, где находится регистрация облагаемой базы руководителя в 1С, в каких случаях документ действительно требуется, какую сумму указывать, как исправить прошлый период, как в 1С доначислить страховые взносы директору и как проверить результат в разделе 3 РСВ.

Что такое облагаемая база руководителя

Облагаемая база руководителя — это сумма выплат и иных вознаграждений, с которой организация рассчитывает страховые взносы за физическое лицо, осуществляющее полномочия единоличного исполнительного органа коммерческой организации.

С 2026 года действует специальное правило: если облагаемые страховыми взносами выплаты руководителю за месяц меньше федерального МРОТ, для расчета взносов база принимается равной федеральному МРОТ. Если фактическая облагаемая сумма уже равна МРОТ или превышает его, дополнительная база не возникает.

В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. Именно федеральный показатель используем для минимальной базы по страховым взносам. Региональный МРОТ, районный коэффициент и процентные северные надбавки минимальную базу руководителя не увеличивают.

Дополнительная облагаемая база руководителя в 1С не является заработной платой. Программа использует ее только для исчисления страховых взносов. Поэтому такая регистрация сама по себе не создает задолженность организации перед директором и не означает, что ему фактически начислили доход в размере МРОТ.

Разделим последствия операции по видам учета:

1. Страховые взносы. База дополняется до федерального МРОТ, после чего программа рассчитывает взносы по тарифу организации.
2. НДФЛ. С технической дополнительной базы НДФЛ не рассчитываем, если директору фактически не начисляли соответствующий доход.
3. Бухгалтерский учет. Начисление страховых взносов отражаем в расходах и расчетах с бюджетом по обычным правилам программы. Обязательство по зарплате на сумму дополнительной базы не формируем.
4. Кадровый учет. Документ не заменяет прием, увольнение, кадровый перевод, решение участников или изменение сведений о руководителе в ЕГРЮЛ.
5. Регламентированная отчетность. База и исчисленные взносы должны попасть в персонифицированные сведения и в раздел 3 РСВ.
6. Взносы на травматизм. Техническая база, дополняющая выплаты руководителя до МРОТ по статье 421 НК РФ, не включается в базу по страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Почему регистрация облагаемой базы руководителя появилась в 1С

Ранее расчет страховых взносов в программе в основном зависел от фактически зарегистрированных начислений. Если директору не начисляли зарплату, база по взносам обычно оставалась нулевой. С 2026 года для руководителей коммерческих организаций такой результат в общем случае становится неправильным.

Изменения внесены в пункт 1 статьи 421 НК РФ. Если сумма облагаемых выплат единоличному исполнительному органу за календарный месяц меньше федерального МРОТ, для целей страховых взносов она принимается равной МРОТ. При исполнении полномочий неполный месяц минимальную величину определяем пропорционально календарным дням, в течение которых физическое лицо осуществляло полномочия руководителя.

Для поддержки нового правила в программах 1С появился специальный механизм. Он сравнивает фактическую облагаемую базу директора с требуемым минимумом и регистрирует недостающую разницу.

Например, если облагаемая зарплата директора составила 20 000 рублей, а минимальная база равна 27 093 рублям, дополнительная облагаемая база составит:

27 093 − 20 000 = 7 093 рубля.

Страховые взносы будут рассчитаны не только с фактических 20 000 рублей, а с итоговой базы 27 093 рубля. При общем тарифе 30 процентов сумма взносов за полный месяц составит 8 127,90 рубля.

На кого распространяется минимальная база

Перед тем как оформлять регистрацию облагаемой базы руководителя в 1С 8.3, выясним, относится ли физическое лицо к рассматриваемому правилу.

Минимальную базу применяем в отношении физического лица, которое осуществляет полномочия единоличного исполнительного органа коммерческой организации. На практике ориентируемся не только на название должности в кадровой базе, но и на корпоративные документы и сведения ЕГРЮЛ.

Правило действует независимо от следующих обстоятельств:

1. с директором не заключен письменный трудовой договор;
2. руководитель является единственным учредителем;
3. директор работает по совместительству или на неполной ставке;
4. зарплата не начисляется либо начисляется в размере меньше МРОТ;
5. организация не получает выручку и временно не ведет деятельность;
6. руководитель находится в ежегодном отпуске, отпуске без сохранения зарплаты, отпуске по уходу за ребенком или на больничном;
7. это же физическое лицо руководит несколькими организациями.

Если один человек является руководителем нескольких коммерческих организаций, каждая организация отдельно определяет минимальную базу исходя из федерального МРОТ. Суммы между организациями не распределяем и не уменьшаем.

Если уставом предусмотрено несколько физических лиц, одновременно осуществляющих полномочия единоличного исполнительного органа, минимальную базу определяем по каждому такому лицу.

Для некоммерческих организаций специальная минимальная база руководителя, установленная для коммерческих организаций, не применяется. Кроме того, отдельно анализируем случаи передачи управления управляющей организации, управляющему — индивидуальному предпринимателю, конкурсному управляющему или ликвидационной комиссии. В таких ситуациях не следует автоматически создавать документ на прежнего директора: сначала установим, какое лицо фактически обладает статусом единоличного исполнительного органа в рассматриваемом месяце.

Что проверим перед исправлением

Прежде чем искать документ и доначислять взносы, проанализируем исходные данные. Ошибка может быть связана не только с отсутствующей регистрацией базы, но и с неправильной должностью, периодом полномочий, настройками тарифа или устаревшей версией программы.

1. Проверьте организационно-правовую форму. Убедитесь, что учет ведется по коммерческой организации.
2. Получите актуальные сведения ЕГРЮЛ и определите физическое лицо, указанное как лицо, имеющее право действовать от имени организации без доверенности.
3. Установите даты начала и прекращения полномочий руководителя. Для неполного месяца количество календарных дней влияет на минимальную базу.
4. Проверьте карточку физического лица: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, дату рождения и другие данные, необходимые для персонифицированной отчетности.
5. Определите, зарегистрирован ли руководитель в программе как сотрудник и оформлен ли документ Прием на работу.
6. Проверьте должность сотрудника и специальный признак должности единоличного руководителя коммерческой организации, если он предусмотрен вашей версией ЗУП.
7. Рассчитайте зарплату и другие выплаты за месяц. До регистрации дополнительной базы нужно знать фактическую облагаемую сумму.
8. Проверьте применяемый организацией тариф страховых взносов и период его действия.
9. Установите релиз конфигурации. Расположение документа и порядок пересчета отличаются в зависимости от версии.
10. Определите, сформированы ли уже персонифицированные сведения, РСВ, уведомление об исчисленных суммах и бухгалтерские проводки по взносам.

Не ориентируйтесь только на размер оклада в трудовом договоре. Для сравнения с МРОТ важна облагаемая база за конкретный календарный месяц. Она может отличаться от оклада из-за премий, перерасчетов, отпускных, больничных, необлагаемых выплат и неполного периода полномочий.

В каких конфигурациях доступен документ

Документ используется прежде всего в актуальных версиях следующих конфигураций:

1. 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3;
2. 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0;
3. решения 1С, созданные на основе зарплатного механизма редакции 3, если поддержка изменений включена разработчиком конкретной конфигурации.

В ЗУП поддержка первоначального варианта регистрации была добавлена начиная с версий 3.1.34.172 и 3.1.36.39. В последующих релизах механизм дорабатывался. Начиная с версий 3.1.34.228 и 3.1.37.14 для трудоустроенного руководителя доступно автоматическое дополнение базы при расчете зарплаты.

В 1С:Бухгалтерии 8 поддержка расчета взносов за директора была добавлена в релизах конца 2025 года. Начиная с версии 3.0.190 программа поддерживает специальный документ, а с версии 3.0.194 порядок упрощен: при наличии трудового договора и ненулевого оклада дополнение базы выполняется документом начисления зарплаты, а отдельная регистрация требуется главным образом при нулевом окладе или отсутствии трудового договора.

Перед выполнением инструкции обновите конфигурацию и регламентированную отчетность до актуального релиза. Если учет ведется в нескольких информационных базах, регулярное обновление и тестирование баз 1С можно выполнять автоматически по расписанию. В старой версии документа может не быть либо он может работать по первоначальному алгоритму, требующему отдельного перерасчета страховых взносов.

Где в ЗУП находится регистрация облагаемой базы руководителя

Чтобы найти регистрацию облагаемой базы руководителя в ЗУП 3, откроем раздел Налоги и взносы. В составе документов по страховым взносам выберем журнал Регистрации облагаемой базы руководителя.

В зависимости от установленного релиза, настроек интерфейса и прав пользователя команда может находиться непосредственно в разделе либо внутри группы документов по страховым взносам.

В новых версиях ЗУП сначала рассмотрим возможность автоматического расчета. Откроем:

1. раздел Настройка;
2. подраздел Предприятие;
3. справочник Организации;
4. команду Учетная политика и другие настройки;
5. форму Учетная политика;
6. настройки Страховые взносы.

Проверим флаг Автоматически дополнять облагаемую базу сотрудника-руководителя до МРОТ (для коммерческих организаций). При включенной настройке и корректно обозначенной должности программа учитывает минимальную базу непосредственно в документе Начисление зарплаты и взносов.

Затем откроем карточку должности директора. Она доступна из раздела Кадры или из раздела Настройка в составе настроек предприятия. Установим признак Должность единоличного руководителя коммерческой организации, если физическое лицо действительно осуществляет соответствующие полномочия.

При автоматическом варианте отдельный документ Регистрация облагаемой базы руководителя для трудоустроенного директора обычно не создаем. Рассчитаем документ Начисление зарплаты и взносов и проверим вкладку Взносы.

Самостоятельный документ в ЗУП продолжаем использовать, в частности, когда руководитель осуществляет полномочия без оформления как сотрудник. В актуальной версии для этого предусмотрен флаг Отсутствует трудовой договор руководителя, позволяющий выбрать ЕИО из справочника Физические лица. После заполнения документа нажимаем Рассчитать взносы. В таком сценарии отдельный документ Перерасчет страховых взносов в новых релизах дополнительно не требуется.

Где найти регистрацию облагаемой базы руководителя в Бухгалтерии

Регистрация облагаемой базы руководителя в 1С:Бухгалтерии доступна в двух вариантах интерфейса.

В простом интерфейсе откроем:

Сотрудники — Взносы и пособия — Страховые взносы — Регистрации облагаемой базы руководителя.

В полном интерфейсе используем путь:

Зарплата и кадры — Страховые взносы — Регистрации облагаемой базы руководителя.

В версии 3.0.194 и более поздних релизах сначала определим, требуется ли отдельный документ:

1. Если с директором заключен трудовой договор и установлен оклад больше нуля, рассчитаем документ Начисление зарплаты. Программа должна автоматически дополнить базу до МРОТ.
2. Если трудовой договор заключен, но оклад равен нулю, создадим Регистрацию облагаемой базы руководителя.
3. Если директор не оформлен по трудовому договору, также используем Регистрацию облагаемой базы руководителя.

В актуальном алгоритме 1С:Бухгалтерии 8 страховые взносы рассчитываются при проведении документа регистрации, поэтому отдельно оформлять Перерасчет страховых взносов не нужно. Если организация работает на более раннем релизе, порядок может отличаться.

Как заполнить регистрацию облагаемой базы руководителя

Разберем по шагам общий порядок заполнения. Названия отдельных реквизитов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика операции остается одинаковой.

1. Создайте новый документ в журнале Регистрации облагаемой базы руководителя.
2. Укажите организацию. Это особенно важно в информационной базе, где ведется учет нескольких юридических лиц.
3. Выберите месяц, за который требуется определить дополнительную базу.
4. Выберите руководителя. В обычном кадровом сценарии укажите сотрудника. При отсутствии трудового договора в актуальной ЗУП установите соответствующий флаг и выберите запись из справочника Физические лица.
5. Проверьте период осуществления полномочий. Для полного месяца программа должна использовать полный федеральный МРОТ, а для неполного — пропорциональную величину.
6. Заполните или рассчитайте документ. Программа сопоставит фактическую облагаемую базу с минимальной величиной.
7. Проверьте сумму дополнительной базы. Она должна быть равна разнице между минимальной и фактической облагаемой базой, но не меньше нуля.
8. Рассчитайте страховые взносы, если соответствующая команда доступна непосредственно в документе.
9. Проведите документ.
10. Повторно сформируйте отчет по страховым взносам и проверьте отражение операции.

Не вводите в документ полный МРОТ без проверки фактических начислений. Если директору уже начислена облагаемая зарплата 20 000 рублей, дополнительная база должна составлять 7 093 рубля, а не 27 093 рубля. В актуальных релизах программа рассчитывает разницу автоматически.

Как определить сумму дополнительной базы

Для полного месяца используем следующий порядок:

Дополнительная база = федеральный МРОТ − фактическая облагаемая база руководителя.

Если результат отрицательный или равен нулю, дополнительную базу не регистрируем.

Посмотрим на несколько вариантов.

Вариант 1. Выплат нет.

Фактическая облагаемая база равна нулю. Дополнительная база за полный месяц 2026 года составляет 27 093 рубля.

Вариант 2. Зарплата меньше МРОТ.

Директору начислено 18 000 рублей облагаемой зарплаты. Дополнительная база составляет 9 093 рубля:

27 093 − 18 000 = 9 093.

Вариант 3. Выплаты равны МРОТ.

Фактическая облагаемая база составляет 27 093 рубля. Дополнительная база равна нулю.

Вариант 4. Выплаты превышают МРОТ.

Фактическая облагаемая база составляет 45 000 рублей. Взносы исчисляем с 45 000 рублей. Дополнительная база не требуется.

Вариант 5. В составе начислений есть необлагаемая сумма.

Директору начислено 35 000 рублей, но 10 000 рублей не облагаются страховыми взносами на основании статьи 422 НК РФ. Для сравнения с МРОТ используем не общую сумму начислений 35 000 рублей, а облагаемую часть 25 000 рублей. Дополнительная база составит 2 093 рубля.

При расчете не включаем в фактическую облагаемую базу суммы, которые не являются объектом обложения или освобождены от взносов. Поэтому сумма начисленной зарплаты и показатель базы по страховым взносам могут различаться.

Как рассчитать базу за неполный месяц

Если полномочия руководителя начались или прекратились в середине месяца, определим минимальную базу пропорционально календарным дням осуществления полномочий.

Используем расчет:

Минимальная база за неполный месяц = федеральный МРОТ / количество календарных дней месяца × количество календарных дней полномочий.

Посмотрим на пример. Запись о новом директоре внесена в ЕГРЮЛ 7 сентября 2026 года. Полномочия осуществлялись с 7 по 30 сентября включительно, то есть 24 календарных дня.

Минимальная база составит:

27 093 / 30 × 24 = 21 674,40 рубля.

Если облагаемых выплат не было и организация применяет общий тариф 30 процентов, взносы составят:

21 674,40 × 30% = 6 502,32 рубля.

При смене директора в течение месяца отдельно определим период полномочий каждого физического лица. Не используем механически дату кадрового приема или увольнения, если она не соответствует периоду корпоративных полномочий. Сопоставим решение участников, приказ, сведения ЕГРЮЛ и обстоятельства конкретной смены руководителя.

Отпуск, больничный, неполный рабочий день или отсутствие начислений не означают, что полномочия прекращены. Поэтому за такой период полный МРОТ обычно не уменьшаем. Пропорциональный расчет применяем именно при осуществлении полномочий только часть календарного месяца.

Как зарегистрировать базу за прошлый месяц

Если выяснили, что дополнительная база руководителя не была зарегистрирована своевременно, сначала определим, относится ли ошибка к текущему отчетному периоду или к уже сданному РСВ.

Разберем первый вариант: месяц закрыт в программе, но РСВ за соответствующий квартал еще не отправлен.

1. Создайте документ Регистрация облагаемой базы руководителя.
2. Укажите исправляемый месяц, а не текущий месяц выполнения работы.
3. Заполните руководителя и рассчитайте дополнительную базу.
4. Проведите документ.
5. Выполните перерасчет взносов тем способом, который предусмотрен вашей версией конфигурации.
6. Перезаполните РСВ и персонифицированные сведения, если они уже были сформированы, но еще не отправлены.
7. Переформируйте бухгалтерское отражение зарплаты и взносов, если соответствующий документ был создан до исправления.

Теперь рассмотрим второй вариант: РСВ за квартал уже сдан.

1. Зарегистрируйте дополнительную базу в правильном месяце расчетного периода.
2. Пересчитайте страховые взносы.
3. Проверьте, в каком периоде программа отразила корректировку.
4. Сформируйте уточненный РСВ за период, показатели которого были занижены.
5. Проверьте раздел 1, приложения к разделу 1 и раздел 3 по директору.
6. Проверьте необходимость корректировки персонифицированных сведений за соответствующий месяц.
7. Доплатите страховые взносы и проанализируйте пени, если первоначальный срок уплаты уже истек.
8. После отправки убедитесь, что уточненный расчет принят налоговым органом.

Не переносите базу января в март только потому, что ошибку обнаружили в марте. В отчетности база должна относиться к тому календарному месяцу, за который действовало требование о минимальной величине.

Если одновременно с исправлением страховых взносов восстанавливались фактические начисления зарплаты за прошлые периоды, отдельно проверим НДФЛ. Проверить расхождения между расчетными листками и налоговыми регистрами можно с помощью специальной обработки для ЗУП и ЗКГУ. При регистрации только дополнительной базы руководителя корректировать НДФЛ не требуется, поскольку такая база сама по себе не является доходом сотрудника.

Как в ЗУП доначислить взносы директору

Порядок зависит от релиза ЗУП и выбранного механизма.

Способ 1. Автоматическое дополнение базы в начислении зарплаты.

Этот вариант применяем в новых версиях ЗУП, если директор оформлен как сотрудник, его должность обозначена как должность единоличного руководителя коммерческой организации, а в учетной политике включено автоматическое дополнение базы.

1. Проверьте настройку учетной политики по страховым взносам.
2. Проверьте специальный признак в карточке должности.
3. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц.
4. Заполните и рассчитайте документ.
5. Откройте вкладку Взносы.
6. Убедитесь, что программа учла минимальную базу и рассчитала взносы.
7. Проведите документ и сформируйте отчет Анализ взносов в фонды.

При таком варианте отдельная регистрация облагаемой базы руководителя в ЗУП и отдельный документ перерасчета не требуются.

Способ 2. Самостоятельная регистрация базы в новых версиях.

Этот способ используем, когда руководитель не оформлен как сотрудник либо автоматический механизм неприменим к конкретному сценарию.

1. Создайте документ Регистрация облагаемой базы руководителя.
2. При отсутствии трудового договора установите флаг Отсутствует трудовой договор руководителя.
3. Выберите физическое лицо.
4. Укажите месяц и организацию.
5. Проверьте рассчитанную сумму базы.
6. Нажмите Рассчитать взносы.
7. Проведите документ.

В актуальных версиях взносы рассчитываются самим документом. Поэтому не создавайте дополнительный перерасчет без необходимости, иначе можно получить повторное исчисление или усложнить анализ движений.

Способ 3. Регистрация базы и последующий перерасчет в ранних версиях механизма.

Первоначальный алгоритм ЗУП требовал после регистрации базы повторно рассчитать взносы в документе Начисление зарплаты и взносов либо использовать Перерасчет страховых взносов. Такой порядок встречается в ранних релизах, где документ регистрации только добавляет базу, но не завершает расчет взносов. При необходимости можно воспользоваться обработкой для автоматического перерасчета страховых взносов в начислениях.

1. Проведите Регистрацию облагаемой базы руководителя.
2. Если расчетный месяц открыт, откройте Начисление зарплаты и взносов и выполните пересчет взносов.
3. Если месяц закрыт, создайте Перерасчет страховых взносов.
4. Укажите расчетный период и месяц регистрации перерасчета.
5. Выполните расчет.
6. Проверьте строки по руководителю и месяцы получения дохода.
7. Проведите документ.

Не смешивайте инструкции для разных релизов. Сначала проверим версию и поведение документа в тестовой копии или по результату расчета: если взносы уже рассчитались при проведении регистрации, повторный перерасчет не нужен.

Как в 1С:Бухгалтерии доначислить страховые взносы директору

В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1. Трудовой договор есть, оклад больше нуля.

Откроем документ Начисление зарплаты за месяц и выполним расчет. В версии 3.0.194 и последующих программа автоматически определяет недостающую базу и доначисляет страховые взносы до уровня, соответствующего федеральному МРОТ.

После расчета проверим:

1. фактическую облагаемую базу по директору;
2. сумму дополнения до МРОТ;
3. общую сумму исчисленных взносов;
4. бухгалтерские проводки по страховым взносам;
5. показатели регламентированной отчетности.

Ситуация 2. Трудовой договор есть, оклад равен нулю.

Оформим документ Регистрация облагаемой базы руководителя. Выберем директора и месяц, проверим рассчитанную базу и проведем документ. В актуальном релизе страховые взносы должны рассчитаться при его проведении.

Ситуация 3. Трудового договора нет.

Проверим, что руководитель зарегистрирован в справочнике физических лиц и его персональные данные заполнены. Затем создадим документ регистрации базы за соответствующий месяц. При проведении программа рассчитает взносы без начисления зарплаты и НДФЛ.

Если используем версию 3.0.190–3.0.193 либо более ранний релиз с первоначальной реализацией механизма, проверим необходимость документа Перерасчет страховых взносов. После обновления до 3.0.194 этот документ для рассматриваемой операции по общему алгоритму не используется.

Посмотрим на пример полного исправления

Проанализируем ситуацию. ООО применяет обычный тариф страховых взносов 30 процентов. Директор осуществлял полномочия весь январь 2026 года, но зарплата ему не начислялась. В феврале бухгалтер обнаружил, что база за январь отсутствует.

Правильная минимальная база за январь равна 27 093 рублям. Страховые взносы составляют:

27 093 × 30% = 8 127,90 рубля.

В ЗУП с актуальным механизмом выполним следующие действия:

1. Откроем раздел Налоги и взносы.
2. Создадим Регистрацию облагаемой базы руководителя.
3. Укажем январь 2026 года.
4. Выберем организацию и физическое лицо.
5. При отсутствии кадрового оформления установим признак отсутствия трудового договора.
6. Проверим базу 27 093 рубля.
7. Нажмем Рассчитать взносы.
8. Проверим сумму 8 127,90 рубля при условии применения общего тарифа 30 процентов.
9. Проведем документ.
10. Сформируем Анализ взносов в фонды за январь.
11. Перезаполним персонифицированные сведения за январь и РСВ за первый квартал.

В бухгалтерском учете получим расход по страховым взносам и задолженность перед бюджетом. Задолженность по заработной плате 27 093 рубля не должна появиться. НДФЛ с этой суммы не рассчитываем, поскольку фактический доход директору не начислялся.

Как проверить расчет в отчете «Анализ взносов в фонды»

В ЗУП откроем:

Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам — Страховые взносы — Анализ взносов в фонды.

Установим период и отбор по организации или руководителю. В актуальных версиях дополнительная сумма выводится отдельной строкой Дополнительная облагаемая база руководителя.

Проверим следующие показатели:

1. фактическую облагаемую базу директора;
2. дополнительную облагаемую базу;
3. итоговую базу за месяц;
4. примененный тариф;
5. сумму исчисленных страховых взносов;
6. отсутствие дополнительной базы по взносам на травматизм.

Для полного месяца сумма фактической и дополнительной базы должна быть не меньше 27 093 рублей. Для неполного месяца сравним результат с пропорционально рассчитанным минимумом.

Если дополнительная база равна полному МРОТ при наличии облагаемой зарплаты, проверим последовательность документов. Возможно, регистрация была создана до окончательного начисления зарплаты либо документ не был перезаполнен после изменения начислений.

Как проверить раздел 3 РСВ

После исправления откроем регламентированный отчет Расчет по страховым взносам и выполним автоматическое заполнение. Не корректируйте показатели вручную до проверки учетных данных: ручное изменение формы маскирует ошибку, но не исправляет регистры программы.

В разделе 3 найдем сведения по директору и проверим:

1. корректность СНИЛС, ИНН, Ф. И. О. и даты рождения;
2. наличие строки за каждый месяц осуществления полномочий;
3. код категории застрахованного лица, соответствующий применяемому тарифу;
4. сумму выплат и иных вознаграждений;
5. базу для исчисления страховых взносов;
6. сумму исчисленных страховых взносов;
7. соответствие персональных показателей итогам раздела 1 и приложений к нему.

ФНС разъяснила, что минимальная база и исчисленные с нее взносы отражаются как в персональных показателях по физическому лицу, так и в общих показателях плательщика. Код категории застрахованного лица выбирается в соответствии с тарифом, который применяет организация.

Особое внимание уделим строке 150 раздела 3, в которой отражается база для исчисления взносов. Для руководителя коммерческой организации показатель за полный месяц в общем случае не должен быть меньше федерального МРОТ, если полномочия осуществлялись весь месяц и отсутствует предусмотренное разъяснениями исключение.

Что означает КС 2.26 в РСВ

КС 2.26 — междокументное контрольное соотношение, с помощью которого налоговый орган сопоставляет сведения о руководителе коммерческой организации из ЕГРЮЛ с показателями его базы в разделе 3 РСВ.

Проверка направлена на выявление случаев, когда физическое лицо числится единоличным исполнительным органом, но база по страховым взносам отражена ниже предусмотренной минимальной величины. Контрольное соотношение учитывает, в частности, строку 150 раздела 3.

Отдельное контрольное соотношение проверяет наличие самого раздела 3 по руководителю. Поэтому недостаточно включить минимальную сумму только в общие показатели раздела 1. Персонифицированные сведения по физическому лицу также должны быть заполнены.

Если программа сообщает о несоблюдении КС 2.26, проанализируем:

1. совпадает ли руководитель в программе со сведениями ЕГРЮЛ;
2. за все ли месяцы заполнен раздел 3;
3. правильно ли определен период полномочий;
4. зарегистрирована ли дополнительная база;
5. не уменьшена ли база из-за отпуска, больничного или отсутствия деятельности;
6. не выбран ли ошибочный код категории застрахованного лица;
7. обновлены ли конфигурация и комплект регламентированной отчетности;
8. не применено ли исключение, которое требуется подтвердить документами.

Что делать, если документ не находится

Запрос «регистрация облагаемой базы руководителя где найти» часто возникает из-за различий между конфигурациями и релизами. Разберем причины последовательно.

Причина 1. Установлен старый релиз.

Откройте сведения о программе и проверьте версию конфигурации. В ЗУП первоначальная поддержка появилась в линейках 3.1.34 и 3.1.36, а автоматизированный расчет — в более поздних релизах. В Бухгалтерии механизм появился в версии 3.0.190 и был существенно изменен в версии 3.0.194.

Обновите конфигурацию типовым способом. Перед обновлением создайте резервную копию и проверьте, не снята ли конфигурация с поддержки из-за внесенных изменений.

Причина 2. Используется другая конфигурация.

Инструкция для ЗУП 3 или Бухгалтерии 3.0 не подходит дословно для ЗУП 2.5, старой редакции Бухгалтерии, отраслевой конфигурации или самописной системы. Уточните полное название и редакцию конфигурации.

Причина 3. Команда скрыта настройками интерфейса.

В Бухгалтерии переключитесь между простым и полным интерфейсом либо используйте поиск команд. В ЗУП откройте раздел Налоги и взносы и проверьте состав доступных команд.

Причина 4. Недостаточно прав.

Проверьте права пользователя на работу с зарплатой, налогами и страховыми взносами. Документ может существовать в конфигурации, но не отображаться пользователю с ограниченным профилем доступа.

Причина 5. В текущей ситуации отдельный документ не нужен.

В новых версиях ЗУП и Бухгалтерии для трудоустроенного директора с ненулевым окладом база может дополняться автоматически в документе начисления зарплаты. Поэтому отсутствие необходимости вручную создавать регистрацию не является ошибкой.

Причина 6. Не обновлена информационная база после установки релиза.

Завершите обновление конфигурации, войдите в программу с административными правами и дождитесь выполнения необходимых процедур обновления. Затем повторно откройте раздел.

Причина 7. Используется доработанная конфигурация.

Расширение или изменение типовых форм может скрывать команду, нарушать заполнение документа или изменять расчет взносов. В таком случае сравним поведение с копией базы без расширений. Не создавайте собственный документ с похожим названием, пока не проверите типовой механизм.

Что делать, если сумма рассчитывается неправильно

Если документ найден, но сумма дополнительной базы не соответствует ожиданиям, выясним причину по данным расчета.

1. Проверьте месяц документа. МРОТ сравнивается с базой конкретного календарного месяца.
2. Проверьте организацию. Начисления директора в другой организации этой же базы не уменьшают.
3. Пересчитайте зарплату за месяц до заполнения регистрации.
4. Проверьте, какие начисления облагаются страховыми взносами.
5. Проверьте документы перерасчетов, сторно и исправлений.
6. Уточните даты полномочий руководителя.
7. Проверьте федеральный МРОТ, сохраненный в программе.
8. Проверьте тариф страховых взносов и дату начала его действия.
9. Удалите ручные исправления показателей документа и выполните автоматическое заполнение повторно.
10. Проверьте последовательность проведения документов и повторно рассчитайте взносы.

Если руководителю начислили зарплату после создания регистрации, сначала отменим проведение документа регистрации или обновим его расчет предусмотренной командой. Затем повторно определим разницу до МРОТ. Иначе дополнительная база может остаться завышенной.

Как ответить ИФНС после исправления

Если налоговая инспекция направила требование из-за КС 2.26, сначала определим, действительно ли расчет содержит ошибку.

При подтвержденной ошибке выполним следующие действия:

1. Зарегистрируйте недостающую базу в 1С.
2. Пересчитайте страховые взносы.
3. Сформируйте и отправьте уточненный РСВ.
4. При необходимости скорректируйте персонифицированные сведения.
5. Доплатите взносы и пени.
6. В ответе на требование укажите, что несоответствие устранено и представлен уточненный расчет.

Пример пояснения:

«В ответ на требование сообщаем, что организацией проведена проверка показателей расчета по страховым взносам. Установлено, что в первоначальном расчете не была учтена дополнительная база для исчисления страховых взносов в отношении руководителя коммерческой организации за соответствующий месяц. Ошибка исправлена, страховые взносы пересчитаны, в налоговый орган представлен уточненный расчет по страховым взносам. Недоимка и начисленные пени уплачены».

Если расчет составлен правильно и уменьшенная база связана с допустимым исключением, представим пояснения и подтверждающие документы вместо необоснованной корректировки.

ФНС указала отдельные случаи, когда минимальная база может не начисляться за период, в течение которого руководитель, сохраняя полномочия, не осуществляет трудовые функции в связи с прохождением военной службы по призыву, мобилизацией, военной службой по соответствующему контракту или пребыванием в добровольческом формировании. При срабатывании КС 2.25–2.26 организация должна представить пояснения и подтверждающие документы либо внести исправления. Срок ответа на требование составляет пять рабочих дней.

Не распространяйте это исключение на обычный отпуск, больничный, отпуск без сохранения зарплаты или временное отсутствие деятельности. Такие обстоятельства сами по себе не прекращают полномочия руководителя и в общем случае не отменяют минимальную базу.

Частые ошибки при регистрации базы

Ошибка 1. Начисление директору зарплаты в размере МРОТ вместо регистрации базы.

Минимальная база по страховым взносам не требует автоматически начислять директору зарплату. Если фактического начисления нет, не создавайте вымышленный доход и задолженность перед сотрудником.

Ошибка 2. Расчет НДФЛ с дополнительной базы.

Техническое дополнение базы не является самостоятельным доходом физического лица. НДФЛ рассчитываем с фактически начисленного облагаемого дохода, а не с условной суммы для страховых взносов.

Ошибка 3. Указание полного МРОТ дополнительно к фактической зарплате.

Если облагаемая зарплата меньше МРОТ, добавляем только разницу. Полный МРОТ регистрируем как дополнительную базу, когда фактическая облагаемая база равна нулю.

Ошибка 4. Использование регионального МРОТ.

Для специальной базы руководителя используем федеральный МРОТ, установленный на начало расчетного периода.

Ошибка 5. Уменьшение базы из-за отпуска или больничного.

Пока физическое лицо осуществляет полномочия ЕИО, такие периоды в общем случае не уменьшают минимальную базу.

Ошибка 6. Пропорциональный расчет по рабочим дням.

При неполном месяце полномочий используем календарные, а не рабочие дни.

Ошибка 7. Ориентация только на кадровую дату.

Дата приема на работу может не совпадать с датой начала корпоративных полномочий. Проверяем решение участников и сведения ЕГРЮЛ.

Ошибка 8. Повторный перерасчет в новом релизе.

Если документ регистрации уже рассчитал страховые взносы, не создавайте дополнительный Перерасчет страховых взносов без анализа результата.

Ошибка 9. Ручное исправление РСВ без исправления учета.

После ручной корректировки отчет может пройти отдельную проверку, но данные информационной базы останутся неправильными. При следующем заполнении ошибка появится снова.

Ошибка 10. Отсутствие раздела 3 по директору без зарплаты.

Руководителя нужно включать в персонифицированную отчетность с отражением минимальной базы и рассчитанных взносов.

Ошибка 11. Начисление взносов на травматизм с дополнительной базы.

Специальная минимальная база по статье 421 НК РФ используется для единого тарифа страховых взносов и не включается в базу раздела 2 ЕФС-1 по взносам на несчастные случаи.

Ошибка 12. Создание документа по некоммерческой организации.

Перед регистрацией установим статус организации. Специальное правило предназначено для единоличных исполнительных органов коммерческих организаций.

Как проверить результат после исправления

1. Сравните фактическую облагаемую базу директора с федеральным МРОТ или пропорциональной величиной за неполный месяц.
2. Проверьте сумму дополнительной базы в документе или в автоматическом расчете начисления зарплаты.
3. Проверьте движения и итоговые данные отчетов по страховым взносам.
4. Сформируйте Анализ взносов в фонды и найдите строку дополнительной облагаемой базы руководителя.
5. Проверьте отсутствие начисленной зарплатной задолженности на сумму технической базы.
6. Проверьте отсутствие НДФЛ с дополнительной базы при отсутствии фактического дохода.
7. Проверьте бухгалтерские проводки по начисленным страховым взносам.
8. Перезаполните персонифицированные сведения.
9. Перезаполните РСВ и проверьте раздел 3 по каждому месяцу.
10. Выполните встроенную проверку контрольных соотношений.
11. Сопоставьте персональные показатели директора с итоговыми показателями раздела 1.
12. Убедитесь, что техническая дополнительная база не попала в базу взносов на травматизм.
13. После отправки отчетности проверьте подтверждение приема и отсутствие новых требований ИФНС.

Что важно запомнить

Регистрация облагаемой базы руководителя предназначена только для целей расчета страховых взносов. Она дополняет фактическую облагаемую сумму до федерального МРОТ, но не начисляет директору заработную плату и не создает базу по НДФЛ при отсутствии фактического дохода.

В ЗУП сначала проверим версию программы и автоматические настройки. Для трудоустроенного руководителя в новых релизах достаточно правильно обозначить должность, включить автоматическое дополнение базы и рассчитать документ Начисление зарплаты и взносов. Самостоятельный документ особенно важен, когда директор не оформлен как сотрудник.

В 1С:Бухгалтерии версии 3.0.194 и выше при трудовом договоре и ненулевом окладе дополнение выполняется при начислении зарплаты. При нулевом окладе или отсутствии трудового договора используем Регистрацию облагаемой базы руководителя.

За прошлый период регистрируем базу в том месяце, к которому она относится, пересчитываем взносы и при необходимости представляем уточненный РСВ. В разделе 3 проверяем наличие директора, код категории застрахованного лица, базу и сумму взносов. Если срабатывает КС 2.26, сопоставим отчет с ЕГРЮЛ и исправим учетные данные, а не только печатную форму отчета.

Перед окончательным расчетом всегда определим фактическую облагаемую базу, период полномочий руководителя, релиз конфигурации и применяемый тариф. Такой порядок позволит избежать двойного доначисления, неправильного НДФЛ и повторных требований налоговой инспекции.

Информация носит справочный характер