Ответ зависит от того, что именно было списано, по какой причине возникло списание, какой объект УСН применяет организация и в каком году выявлена недостача.
Если речь идет об обычной передаче материалов в производство или на хозяйственные нужды, то отдельный расход в момент списания со склада, как правило, не возникает. При УСН стоимость материалов учитывается после их получения и оплаты поставщику. Поэтому программа 1С обоснованно может устанавливать для складского списания значение Не принимаются: это предотвращает повторное включение одной и той же стоимости в Книгу учета доходов и расходов.
Если по итогам инвентаризации выявлена именно недостача, проанализируем ее причину. Потери в пределах утвержденных норм естественной убыли можно учитывать по правилам материальных расходов. Недостачи сверх норм до 2026 года обычно не образовывали самостоятельного расхода при УСН. С 1 января 2026 года перечень расходов на УСН «доходы минус расходы» стал открытым, поэтому отдельные недостачи и убытки от хищений можно учитывать по правилам главы 25 НК РФ, но только при наличии надлежащих подтверждающих документов.
Разберем каждый вариант подробнее и посмотрим, почему установленный в 1С признак Не принимаются нельзя менять автоматически.
Фраза «списание материалов по итогам инвентаризации» может обозначать разные хозяйственные операции. От вида операции напрямую зависит налоговый учет.
Выясним, какая из следующих ситуаций произошла в организации:
Не объединяйте эти ситуации под общим названием «списание». Обычное использование материала, естественная убыль, порча, хищение и ошибка учета имеют разные основания для признания расходов.
Сначала откройте настройки налогов организации и установите, какой объект УСН применяется.
При объекте «доходы» стоимость списанных материалов налоговую базу не уменьшает. Расходы при расчете налога не учитываются независимо от причины списания. Инвентаризацию и бухгалтерские проводки оформите в обычном порядке, но в Книгу учета доходов и расходов стоимость недостачи как расход не включайте.
При объекте «доходы минус расходы» затраты можно учитывать при выполнении требований главы 26.2 НК РФ. До 2026 года перечень расходов был закрытым. С 1 января 2026 года пункт 1 статьи 346.16 НК РФ дополнен подпунктом 45, который разрешает учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ.
Однако открытый перечень не означает, что теперь можно списывать любые суммы. Расход по-прежнему должен быть:
Следовательно, сначала проверим объект налогообложения, а затем перейдем к причине списания и дате возникновения расхода.
Рассмотрим порядок признания материальных расходов. Подпункт 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ позволяет учитывать стоимость сырья и материалов. Порядок определения материальных расходов установлен статьей 254 НК РФ, а момент признания — пунктом 2 статьи 346.17 НК РФ.
При УСН стоимость материалов признавайте после выполнения двух основных условий:
Ждать передачи материалов в производство для признания расхода не требуется. Если материалы сначала оплачены авансом, учтите расход после их фактического получения и перехода права собственности. Если материалы сначала получены, но еще не оплачены, признайте расход после оплаты поставщику.
Таким образом, момент списания материала со счета 10 не является самостоятельной датой признания расхода по УСН. Стоимость могла попасть в Книгу учета доходов и расходов значительно раньше — при оплате поставщику или при поступлении после ранее перечисленного аванса.
Именно поэтому в документе складского списания программа может указывать, что расходы в налоговом учете не принимаются. Программа сообщает не о том, что покупка материалов вообще не относится к расходам, а о том, что данный документ не должен второй раз сформировать расход в КУДиР.
Посмотрим на пример.
Организация приобрела материалы стоимостью 120 000 рублей. Материалы получены 10 февраля, а поставщик оплачен 15 февраля. После выполнения условий стоимость 120 000 рублей попала в расходы по УСН.
В ноябре материалы были переданы в производство и списаны со склада. Повторно включать 120 000 рублей в расходы нельзя. Поэтому значение Не принимаются в документе списания является правильным.
Если изменить его на Принимаются, одна стоимость может дважды уменьшить налоговую базу:
Перед изменением налогового признака всегда проверяйте КУДиР и регистр расходов при УСН.
При обычной передаче материалов в производство имущество фактически используется в деятельности организации. В бухгалтерском учете стоимость списывается со счета 10 на счета затрат, например 20, 23, 25, 26 или 44.
При недостаче организация не может подтвердить обычное производственное использование материалов. Фактическое количество оказывается меньше учетного. До выяснения причины стоимость недостающего имущества отражают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Поэтому при инвентаризации не оформляйте недостающие материалы как обычную передачу в производство, если документов и фактического производственного расхода нет. Сначала отразите недостачу, выясните ее причины, получите объяснения ответственных лиц и примите решение о порядке списания.
Подпункт 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ приравнивает к материальным расходам потери от недостачи и порчи материально-производственных запасов при хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли.
Естественной убылью признавайте уменьшение количества или массы запасов вследствие объективных физических и химических процессов. К таким процессам могут относиться:
Не относите к естественной убыли потери из-за неправильного хранения, нарушения технологии, небрежности работников, хищения, аварии или повреждения упаковки. Такие потери имеют другую причину.
Для признания естественной убыли выполните следующие действия:
Не устанавливайте налоговые нормы естественной убыли только внутренним приказом организации. Для налогового учета применяйте нормы, утвержденные уполномоченными государственными органами в установленном порядке.
Если для конкретного имущества официальные нормы отсутствуют, нельзя автоматически признать всю недостачу естественной убылью. Проанализируйте другие основания: порчу, технологические потери, хищение, чрезвычайную ситуацию или ответственность виновного лица.
Если стоимость материалов уже была учтена в расходах при их оплате, не добавляйте сумму естественной убыли в КУДиР повторно. Инвентаризационные документы подтверждают правомерность потерь, но не создают второй расход.
Если материалы еще не были оплачены и поэтому их стоимость ранее не попала в КУДиР, проанализируйте момент оплаты и наличие полного комплекта документов. Не признавайте расход только на основании документа списания.
Для налоговых периодов по 2025 год включительно перечень расходов при УСН был закрытым. В нем прямо предусматривались потери в пределах норм естественной убыли, но отсутствовало общее основание для недостач сверх норм, убытков от хищений и большинства случаев порчи.
Поэтому недостачу сверх норм, выявленную до 1 января 2026 года, по общему правилу не включайте в расходы как самостоятельную сумму.
Если речь идет о товарах для перепродажи, их покупная стоимость обычно учитывается при УСН только по мере реализации. Недостающие товары не были реализованы, поэтому их стоимость как стоимость проданных товаров в расходы не включайте. В пределах норм естественной убыли используйте отдельное основание материальных расходов, а сверхнормативную часть не признавайте.
Если речь идет о материалах, стоимость которых уже была учтена после получения и оплаты, не создавайте при списании дополнительный расход. Вопрос о необходимости корректировки ранее признанной стоимости оцените с учетом причины утраты и имеющихся документов.
При сверхнормативной недостаче до 2026 года применяйте осторожный подход:
Если организация ранее включила сверхнормативную недостачу в КУДиР отдельной строкой, исправьте ошибку. При занижении налога за прошедший год рассчитайте доплату и пени и представьте уточненную декларацию по правилам статьи 81 НК РФ.
С 2026 года подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ позволяет плательщикам УСН «доходы минус расходы» учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ.
Рассмотрим, что это означает для результатов инвентаризации.
Теперь при наличии предусмотренного главой 25 НК РФ основания можно учитывать, в частности:
Однако применяйте новое правило только к расходам, признаваемым с 1 января 2026 года. Не переносите автоматически новый порядок на налоговые периоды 2025 года и ранее.
Для применения подпункта 45 одновременно проверьте:
Открытый перечень расходов не отменяет запрет на задвоение. Если оплаченные материалы ранее уже попали в КУДиР, их стоимость нельзя еще раз включить как убыток от недостачи. Новая норма помогает обосновать налоговый учет соответствующей потери, но не дает права дважды уменьшить доходы на одну стоимость.
Подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ разрешает учитывать недостачи материальных ценностей в производстве, на складах и в торговле при отсутствии виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.
С 2026 года это основание можно применять и при УСН «доходы минус расходы» через подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Но одного приказа директора о том, что виновник не найден, недостаточно. Отсутствие виновных лиц должно быть подтверждено уполномоченным государственным органом.
В зависимости от обстоятельств подготовьте:
Не ограничивайтесь формулировкой «виновных нет» в протоколе инвентаризационной комиссии. Налоговое правило требует документ уполномоченного государственного органа.
Если организация не обращалась в правоохранительные органы и не имеет документа об отсутствии виновного лица, учитывать сверхнормативную недостачу по подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ рискованно даже после 2026 года.
При обнаружении признаков хищения не оформляйте имущество только как обычную недостачу. Зафиксируйте обстоятельства и обратитесь в правоохранительные органы.
Разберем возможные результаты.
Если виновник не установлен, примените с 2026 года подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 и подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ при наличии документа уполномоченного органа.
Если виновник установлен, не используйте норму о неустановленных виновных лицах. Предъявите требование о возмещении ущерба в предусмотренном законодательством порядке.
Если виновный работник добровольно возмещает ущерб, оформите:
Полученное возмещение включите в доходы при УСН на дату поступления денег, имущества или иного погашения задолженности. Не уменьшайте доход непосредственно на стоимость недостачи. Доход и расход, если основание для расхода имеется, отражайте раздельно.
Порча материалов не всегда является естественной убылью. Если имущество стало непригодным из-за нарушения условий хранения, истечения срока годности, повреждения упаковки или технологической ошибки, определите конкретную причину.
До 2026 года сверхнормативная порча обычно не могла быть включена в расходы при УСН, если для нее отсутствовало отдельное основание в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ.
С 2026 года возможность учета оцените по правилам главы 25 НК РФ. Подготовьте документы, подтверждающие, что списание не является фиктивным или безвозмездной передачей имущества.
В комплект документов включите:
Не признавайте расход только на основании того, что товар или материал долго лежал на складе. Обоснуйте невозможность его использования, переработки, ремонта, возврата поставщику или продажи по сниженной цене.
Если имущество можно реализовать как отходы, лом или вторичное сырье, оприходуйте соответствующие ценности. Выручку от их последующей продажи включите в доходы при УСН.
Подпункт 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ позволяет учитывать потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая отдельные затраты на устранение последствий.
С 2026 года это основание применяется при УСН «доходы минус расходы» через подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Для подтверждения подготовьте документы компетентных органов. В зависимости от события это могут быть:
Если страховая компания выплачивает возмещение, включите полученную сумму в доходы при УСН на дату поступления. Не сворачивайте страховое возмещение и стоимость утраченного имущества в одну запись.
При проверке недостачи обязательно определите назначение запасов.
Материалы учитываются, как правило, на счете 10 и предназначаются для производства, выполнения работ, оказания услуг, ремонта или хозяйственных нужд. Их стоимость при УСН признается после получения и оплаты.
Товары учитываются на счете 41 и приобретаются для перепродажи. Их покупная стоимость признается в расходах по мере реализации при условии оплаты поставщику.
Это различие принципиально.
Если недостают оплаченные материалы, их стоимость могла уже быть отражена в КУДиР до инвентаризации. При списании не формируйте повторный расход.
Если недостают товары, которые еще не были реализованы, их покупная стоимость обычно еще не вошла в расходы как стоимость проданных товаров. Для признания потери потребуется отдельное основание:
Не переносите порядок учета товаров на материалы и наоборот.
С 2025 года организации применяют ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Результаты инвентаризации оформляйте так, чтобы из документов можно было установить фактическое наличие запасов, размер отклонения и причину недостачи.
Подготовьте следующий комплект:
Комиссия должна не только перечислить недостающие позиции, но и определить причины расхождений. Не используйте универсальную формулировку «списать по результатам инвентаризации» без расшифровки основания.
Сначала отнесите фактическую стоимость недостающих материалов на счет 94:
Дебет 94 — Кредит 10.
Если выявлена недостача товаров, используйте кредит счета 41. Если отсутствует готовая продукция, используйте соответствующий субсчет счета 43.
После выяснения причин закройте счет 94.
Недостачу в пределах норм естественной убыли отнесите на счета затрат или расходов на продажу:
Дебет 20, 23, 25, 26 или 44 — Кредит 94.
Выберите счет исходя из назначения имущества и обстоятельств возникновения потери.
При установлении виновного лица отразите сумму, подлежащую взысканию:
Дебет 73.02 — Кредит 94.
Если виновное лицо не установлено либо взыскание невозможно по предусмотренному законом основанию, отнесите сумму на прочие расходы:
Дебет 91.02 — Кредит 94.
Не отождествляйте бухгалтерскую проводку с налоговым расходом. Запись по дебету счета 91.02 подтверждает признание прочего расхода в бухгалтерском учете, но сама по себе не означает, что сумма автоматически уменьшает налоговую базу при УСН.
Рассмотрим порядок отражения недостачи в типовой конфигурации.
Сначала создайте документ Инвентаризация товаров. Укажите организацию, склад, дату и ответственных лиц. Заполните табличную часть учетными остатками, а затем внесите фактическое количество.
Программа рассчитает отклонение между учетным и фактическим количеством. Сам документ Инвентаризация товаров фиксирует результаты проверки, но окончательное списание запасов оформите отдельным документом.
На основании инвентаризации создайте документ Списание товаров, материалов. В актуальных версиях программы он используется для отражения недостачи, в том числе по материалам.
Проверьте:
Документ должен списать материалы с соответствующего субсчета счета 10 и отразить недостачу на счете 94. Проверьте результат через команду Движения документа.
Если используемая версия программы списывает недостачу сразу на другой счет, сопоставьте настройки со своей учетной политикой и действующим порядком учета. Не изменяйте проводки без проверки назначения операции.
Поле Расходы в налоговом учете или Расходы при УСН показывает, должен ли конкретный документ сформировать налоговый расход.
Значение Не принимаются может быть правильным по нескольким причинам:
Не меняйте значение на «Принимаются» только потому, что бухгалтерская проводка отражена по счету расходов. Сначала проверьте, была ли стоимость ранее включена в КУДиР.
Сформируйте Книгу доходов и расходов УСН за период приобретения и оплаты материалов.
Найдите документы:
Поступление товаров и услуг или Поступление акт, накладная, УПД;Списание с расчетного счета;Выдача наличных;Авансовый отчет;Проверьте, сформировалась ли запись расхода после выполнения всех условий.
Дополнительно используйте:
Анализ учета по УСН;Универсальный отчет;Расходы при УСН;Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10;Карточку счета 10;Оборотно-сальдовую ведомость по счету 94;Карточку счета 94;Анализ субконто по номенклатуре и поставщикам.В Универсальном отчете установите отбор по организации, документу поступления, номенклатуре и контрагенту. Посмотрим, числится ли стоимость в состояниях расходов при УСН и каким документом она была признана.
Если полная стоимость уже отражена в КУДиР, не создавайте новую расходную запись при инвентаризационном списании.
После утверждения результатов инвентаризации закройте счет 94 в зависимости от причины недостачи.
Типовая конфигурация может не формировать все необходимые проводки автоматически. В таком случае используйте документ Операция, введенная вручную.
Для естественной убыли укажите корреспонденцию со счетом затрат или расходов на продажу. Для взыскания с работника используйте счет 73.02. Для недостачи без виновного лица используйте счет 91.02.
В статье прочих доходов и расходов установите правильный вид операции и налоговый признак. Если расход не должен уменьшать налоговую базу при УСН, выберите значение Не принимается или аналогичное значение, предусмотренное релизом программы.
После проведения документа убедитесь, что счет 94 закрылся в нужной сумме. Не допускайте остатка без объяснимой причины.
Если налоговое законодательство разрешает расход, но типовая операция не формирует его автоматически, используйте документ Запись книги доходов и расходов УСН.
Применяйте ручную запись только после проверки следующих обстоятельств:
В документе укажите дату, содержание операции, первичный документ и сумму расхода. Сформулируйте содержание так, чтобы было понятно основание, например: недостача материалов при отсутствии виновных лиц, подтвержденная документом уполномоченного органа.
Не используйте ручную запись для дублирования стоимости материалов, уже признанной при оплате.
После проведения документа заново сформируйте Книгу доходов и расходов УСН и проверьте строку расхода.
Если программа сначала признала стоимость материалов после оплаты, а затем повторно включила ее при списании, исправьте задвоение.
Разберем по шагам:
Расходы при УСН;Запись книги доходов и расходов УСН;Закрытие месяца, если это требуется;Если ошибка выявлена до сдачи годовой декларации, исправьте КУДиР и сформируйте декларацию по правильным данным.
Если повторный расход занизил налог за уже сданный год, доплатите налог и пени, затем представьте уточненную декларацию.
Организация на УСН «доходы минус расходы» приобрела материалы на сумму 150 000 рублей. Материалы получены и полностью оплачены. Вся стоимость была включена в КУДиР.
При инвентаризации выявлена недостача на 8 000 рублей. Потеря укладывается в официально утвержденные нормы естественной убыли.
В бухгалтерском учете отразите:
94;В налоговом учете не добавляйте 8 000 рублей повторно, поскольку стоимость материалов уже была учтена в составе первоначальных материальных расходов. Значение Не принимаются в документе инвентаризационного списания является правильным.
В декабре 2025 года организация обнаружила недостачу товаров стоимостью 40 000 рублей. Товары были оплачены поставщику, но не реализованы. Норма естественной убыли составляет 5 000 рублей.
Покупная стоимость товаров еще не была признана как стоимость реализованных товаров.
Разделите недостачу:
В 1С для сверхнормативной части сохраните налоговый признак Не принимаются.
В июле 2026 года со склада похищены материалы стоимостью 80 000 рублей. Организация провела инвентаризацию и обратилась в полицию. По результатам расследования получен документ, подтверждающий, что виновник не установлен.
Примените подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 и подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Однако сначала выясните, была ли стоимость материалов ранее включена в КУДиР.
Если стоимость уже полностью признана после получения и оплаты, не включайте еще 80 000 рублей отдельной строкой. Используйте документы о хищении для подтверждения характера потери и отсутствия безвозмездной передачи.
Если стоимость ранее не была учтена и все условия признания соответствующего убытка выполнены, отразите расход в правильном периоде. При отсутствии автоматического движения используйте Запись книги доходов и расходов УСН.
При инвентаризации выявлена недостача материалов на 30 000 рублей. Комиссия установила вину работника. Работник согласился возместить ущерб и перечислил организации 30 000 рублей.
В бухгалтерском учете перенесите сумму со счета 94 на счет 73.02. При поступлении денег погасите задолженность работника.
В налоговом учете включите 30 000 рублей в доходы при УСН на дату фактического получения денег.
Не применяйте подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ, поскольку виновное лицо установлено.
Не сворачивайте полученный доход с расходом. Отразите каждую операцию отдельно и проверьте, учитывалась ли первоначальная стоимость материалов ранее.
Иногда расхождение возникает из-за ошибок учетной базы:
В такой ситуации не оформляйте налоговый расход по недостаче. Сначала исправьте первичные учетные документы.
Используйте Карточку счета 10, Анализ субконто, Универсальный отчет и Движения документа. Сопоставьте документы с фактическим движением материалов.
Если выявлена пересортица, оформите ее по правилам ФСБУ 28/2023 и учетной политики. Не списывайте полный размер недостачи без учета допустимого зачета пересортицы.
Если организация на УСН освобождена от НДС либо применяет специальные ставки без права на вычет входного налога, входной НДС учитывается в стоимости или расходах по применимым правилам. При списании не создавайте отдельный повторный расход на сумму НДС.
Если организация на УСН применяет общие ставки НДС и имеет право на вычет, проанализируйте статью 170 НК РФ. Само по себе выбытие имущества из-за документально подтвержденной недостачи, порчи или хищения прямо не названо в пункте 3 статьи 170 НК РФ как основание для восстановления налога.
Однако подтвердите, что материалы действительно утрачены, а не были безвозмездно переданы или использованы в необлагаемых операциях. При недостаточном оформлении инспекция может переквалифицировать операцию.
Если при проверке обнаружите, что недостача была неправомерно включена в расходы за прошлый год и привела к занижению налога, примените статью 81 НК РФ.
Выполните следующие действия:
Если ошибка привела к завышению налога, проанализируйте возможность исправления в соответствии со статьями 54 и 81 НК РФ. Не переносите расходы между периодами произвольно.
Для сложной недостачи подготовьте бухгалтерскую справку. Укажите в ней:
Такая справка поможет объяснить, почему в бухгалтерском учете сумма отражена как расход, а в КУДиР не включена либо включена на другом основании.
После проведения всех документов выполните комплексную проверку.
Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 и проверьте списание материалов.Карточку счета 10 по конкретной номенклатуре.Оборотно-сальдовую ведомость по счету 94.94.94 закрыт.Книгу доходов и расходов УСН.Анализ учета по УСН.Расходы при УСН через Универсальный отчет.Закрытие месяца.Если сумма отражена в бухгалтерском учете, но отсутствует в КУДиР, это не обязательно является ошибкой. Сначала сопоставьте операцию с требованиями НК РФ.
Разберем ошибки, которые чаще всего возникают при списании материалов.
94 и выясните причину.91.02 не гарантирует включение суммы в КУДиР.Чтобы правильно решить вопрос со списанными материалами, выполните следующие действия.
Списание товаров, материалов.73.02 или 91.02 в зависимости от причины.Запись книги доходов и расходов УСН, если автоматического отражения нет.Установленное программой 1С значение «Не принимаются» не обязательно является ошибкой. Для оплаченных и полученных материалов оно чаще всего означает, что их стоимость уже была признана в расходах при УСН и не должна повторно попадать в КУДиР при складском списании.
Если при инвентаризации выявлена недостача в пределах официальных норм естественной убыли, подтвердите расчет и оформите документы. Но не включайте одну стоимость материалов в расходы повторно.
Если недостача превышает нормы, учитывайте год ее возникновения. До 2026 года такая потеря обычно не признавалась отдельным расходом при УСН. С 2026 года применяйте правила главы 25 НК РФ: недостачу при отсутствии виновных лиц учитывайте только при наличии документа уполномоченного государственного органа, а потери от пожара, аварии или другого чрезвычайного события подтверждайте документами компетентных служб.
В 1С оформите результаты документами Инвентаризация товаров и Списание товаров, материалов, первоначально отразите недостачу на счете 94, а затем спишите ее на соответствующий счет. Налоговый результат проверьте отдельно по Книге доходов и расходов УСН, отчету Анализ учета по УСН и регистру Расходы при УСН.
Информация носит справочный характер