Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник увольняется в 2023 году и необходимо понять, какие сведения нужно срочно передать в государственные органы, какие отчеты следует сдать позднее в обычные сроки и какие документы необходимо оформить непосредственно в день увольнения.
В качестве примера возьмем ситуацию из вопроса: сотрудник увольняется 2 октября 2023 года. Дополнительно учтем, что увольняемый сотрудник сам занимается бухгалтерией и отчетностью организации, поэтому ему важно до прекращения работы правильно оформить собственное увольнение и передать необходимые сведения.
Главное правило: непосредственно в связи с увольнением обычного работника в СФР необходимо представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 со сведениями о кадровом мероприятии «УВОЛЬНЕНИЕ». СЗВ-ТД с 2023 года отдельно уже не сдаем: сведения, которые раньше передавались по СЗВ-ТД, вошли в состав формы ЕФС-1.
При этом увольненного сотрудника необходимо включить и в обычную последующую зарплатную отчетность: РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физических лицах и, при наличии соответствующих оснований, отдельные подразделы ЕФС-1. Эти отчеты из-за самого факта увольнения досрочно сдавать не требуется.
Кроме того, в некоторых ситуациях появляются дополнительные обязанности: сообщить об увольнении военнообязанного работника в военкомат, уведомить МВД об увольнении иностранца, актуализировать сведения для СЭДО СФР. Рассмотрим подробнее каждый этап.
Перед формированием отчетности выясним юридическую дату прекращения трудового договора. Именно от нее и от даты оформления приказа будут зависеть сроки представления кадровых сведений.
Если сотрудник увольняется по собственному желанию, применяем статью 80 ТК РФ. По общему правилу работник должен письменно предупредить работодателя не позднее чем за две недели.
Важно правильно понимать эти две недели. В Трудовом кодексе нет требования «отработать две недели после увольнения». Две недели — это срок предупреждения работодателя до прекращения трудового договора.
Течение срока начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление.
Посмотрим на пример. Допустим, заявление работодатель получил 18 сентября 2023 года. Отсчет начинаем с 19 сентября. Четырнадцатый календарный день приходится на 2 октября. Следовательно, при обычном порядке увольнение 2 октября может быть оформлено корректно.
Если заявление написано только 2 октября, это еще не означает, что сотрудник обязательно должен работать до 16 октября. Статья 80 ТК РФ разрешает работодателю и работнику по соглашению прекратить трудовой договор раньше окончания двухнедельного срока.
Например, работник пишет заявление 2 октября и просит уволить его 2 октября. Руководитель не возражает. В таком случае трудовой договор можно расторгнуть в согласованную дату.
Есть также предусмотренные законом случаи, когда работодатель обязан расторгнуть договор в срок, указанный работником, например при невозможности продолжения работы в предусмотренных статьей 80 ТК РФ обстоятельствах.
Поэтому не будем автоматически прибавлять к любой дате заявления 14 дней. Сначала определим основание увольнения и наличие соглашения между сторонами.
В ситуации из вопроса возникло предположение, что приказ необходимо было оформить «вчерашним числом», чтобы правильно представить СЗВ-ТД или ЕФС-1.
Так делать не нужно. Сначала правильно оформим само кадровое событие, а затем представим отчетность в установленный для него срок.
Если реальная дата увольнения — 2 октября 2023 года и приказ оформлен 2 октября, в сведениях о трудовой деятельности указываем именно эту дату.
Не будем искусственно ставить 1 октября только для того, чтобы изменить срок представления отчета. Такое исправление способно создать гораздо больше проблем: дата приказа, дата кадрового мероприятия, последний рабочий день, окончательный расчет, трудовая книжка и данные ЕФС-1 начнут противоречить друг другу.
По общему правилу днем прекращения трудового договора является последний день работы сотрудника. В этот день работодатель должен оформить прекращение трудовых отношений, произвести окончательный расчет и выдать предусмотренные документы.
В форуме первоначально была указана дата 1 октября 2023 года, которая приходилась на воскресенье. Само по себе совпадение даты увольнения с выходным днем еще не позволяет автоматически признать увольнение неправильным: необходимо учитывать график работы сотрудника, основание прекращения договора и конкретные обстоятельства.
Однако если речь идет об обычной пятидневной рабочей неделе и увольнении по собственному желанию, удобнее и безопаснее согласовать дату так, чтобы можно было своевременно оформить расчет, документы и передачу дел.
В нашей ситуации будем исходить из уточненной даты — 2 октября 2023 года.
С 1 января 2023 года привычная форма СЗВ-ТД перестала представляться как самостоятельный отчет. После объединения ПФР и ФСС сведения о трудовой деятельности включили в единую форму ЕФС-1.
При увольнении работника представляем в Социальный фонд России:
титульный лист формы ЕФС-1;
подраздел 1 раздела 1 с данными застрахованного лица;
подраздел 1.1 раздела 1 со сведениями о трудовой деятельности и кадровом мероприятии «УВОЛЬНЕНИЕ».
Остальные разделы формы ЕФС-1 только из-за одного увольнения заполнять вместе с подразделом 1.1 не требуется.
То есть если бухгалтер привык говорить «сдать СЗВ-ТД на увольнение», в 2023 году фактически необходимо сформировать ЕФС-1, подраздел 1.1.
Для кадрового мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ» действует короткий срок представления сведений.
Подраздел 1.1 ЕФС-1 необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, распоряжения или другого документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений.
На практике приказ об увольнении обычно оформляется непосредственно в день увольнения или заранее с указанием будущей даты прекращения договора.
Посмотрим на простой вариант. Сотрудника увольняем 2 октября 2023 года, приказ оформляем 2 октября. Значит, не будем откладывать отчет: сформируем и отправим подраздел 1.1 ЕФС-1 2 октября либо не позднее следующего рабочего дня.
Если увольняется сам бухгалтер и после его ухода в организации может не остаться специалиста, способного отправить отчетность, практически разумно отправить ЕФС-1 непосредственно в день увольнения и получить подтверждение приема СФР.
При этом проверим не только статус «Отправлено», но и результат обработки. Для завершения процедуры нам важно убедиться, что фонд принял сведения и не вернул протокол с ошибками.
Разберем основные сведения, которые должны попасть в отчет.
В данных застрахованного лица укажем СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения и другие предусмотренные формой идентификационные сведения.
В самом подразделе 1.1 отразим:
дату кадрового мероприятия;
вид мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ»;
трудовую функцию сотрудника;
код выполняемой функции по классификатору занятий, если он требуется правилами заполнения;
причину прекращения трудового договора;
норму Трудового кодекса;
наименование документа-основания;
дату документа;
номер приказа или иного документа.
Например, при увольнении по инициативе работника причиной будет прекращение трудового договора по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Не будем выбирать основание приблизительно. Причина увольнения в кадровом документе, трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности и ЕФС-1 должна соответствовать реальному основанию прекращения договора.
Теперь посмотрим, как организовать процедуру в программах 1С.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 сначала зарегистрируем кадровое событие документом Увольнение. Укажем дату увольнения, основание прекращения трудового договора и реквизиты приказа.
Одновременно рассчитаем причитающиеся сотруднику выплаты: зарплату за отработанное время, компенсацию неиспользованного отпуска и другие суммы, если они предусмотрены условиями увольнения.
После проведения документа проверим сведения о трудовой деятельности. Для работы с ними используем раздел Кадры и рабочее место Электронные трудовые книжки.
В зависимости от используемого релиза название внутреннего документа 1С может немного отличаться, а в отдельных релизах исторически может сохраняться упоминание СЗВ-ТД. При этом формируемая для отправки с 2023 года отчетность должна соответствовать подразделу 1.1 формы ЕФС-1.
В 1С:Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 сведения можно подготовить через раздел Зарплата и кадры, журнал Электронные трудовые книжки либо через 1С-Отчетность. Конкретное расположение команды зависит от версии программы и выбранного интерфейса.
После формирования отчета проверим дату мероприятия, сотрудника, причину увольнения, статью ТК РФ и приказ. Затем отправим сведения через 1С-Отчетность.
В обсуждении на форуме прозвучала рекомендация помимо ЕФС-1 направить в СФР «Сведения о застрахованном лице» с признаком увольнения.
Разберем, что это за документ и почему его нельзя смешивать с ЕФС-1.
ЕФС-1 подраздел 1.1 относится к персонифицированному учету и сведениям о трудовой деятельности. А Сведения о застрахованных лицах (СЭДО) используются при электронном взаимодействии с СФР для назначения и выплаты пособий.
Согласно правилам социального страхования сведения, необходимые для выплаты пособий, передаются через СЭДО. При изменении этих сведений в фонд передаются актуальные данные.
В программах 1С при увольнении предусмотрена возможность сформировать актуальные Сведения о застрахованных лицах (СЭДО) по бывшему сотруднику. В зависимости от версии формата и используемого оператора статус может отображаться как «Уволен», «Не является сотрудником» или аналогичным образом.
Это помогает СФР корректно определить, что трудовые отношения с человеком прекращены, и уменьшает вероятность того, что организации будут продолжать поступать проактивные запросы по бывшему сотруднику как по действующему работнику.
Не будем считать такое сообщение заменой ЕФС-1. Это разные информационные процессы. Даже если статус уволенного передан через СЭДО, подраздел 1.1 ЕФС-1 по кадровому мероприятию все равно должен быть представлен.
В программах 1С используем документ Сведения о застрахованных лицах (СЭДО).
В ряде релизов его можно создать непосредственно на основании кадрового документа Увольнение с помощью команды Создать на основании.
Проверим, что в сведениях указан именно увольняемый сотрудник и установлен статус, свидетельствующий о прекращении трудовых отношений.
Если организация активно использует СЭДО для пособий, обязательно проверим этот этап перед передачей дел новому бухгалтеру.
Особенно полезно это сделать, если сотрудник ранее получал пособия, у него были электронные листки нетрудоспособности либо по нему уже осуществлялось взаимодействие с СФР.
Нет. Отдельный расчет по страховым взносам только из-за увольнения сотрудника не формируем.
Уволенного работника включаем в обычный РСВ за тот отчетный период, в котором ему начислялись выплаты.
В частности, сведения о нем попадут в раздел 3 РСВ.
Если сотрудник уволен 2 октября 2023 года и окончательный расчет произведен в октябре, эти данные учитываем при подготовке отчетности за соответствующий расчетный период.
Для рассматриваемого примера октябрь относится уже к IV кварталу 2023 года, поэтому данные сотрудника будут учтены при составлении годового РСВ за 2023 год.
По правилам, действовавшим для отчетности за 2023 год, РСВ представлялся не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным или отчетным периодом. Годовой РСВ за 2023 год следовало представить не позднее 25 января 2024 года.
Таким образом, 2 октября отдельно РСВ из-за увольнения не сдаем.
Также не формируем внеочередной расчет 6-НДФЛ только потому, что сотрудник увольняется.
В день увольнения произведем окончательный расчет, определим доходы сотрудника, исчислим и удержим НДФЛ по установленным правилам.
После этого суммы попадут в обычный расчет 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период.
Если сотрудник увольняется 2 октября 2023 года и в этот день получает зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск, такие доходы относятся к IV кварталу 2023 года.
Следовательно, в расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев эти октябрьские выплаты не включаем. Они будут отражены в годовом расчете 6-НДФЛ за 2023 год.
По правилам 2023 года годовой расчет представлялся не позднее 25 февраля следующего года. Поскольку 25 февраля 2024 года приходилось на выходной день, срок переносился на следующий рабочий день.
Поэтому при увольнении 2 октября не будем пытаться досрочно сформировать отдельный 6-НДФЛ по одному работнику.
С 2023 года работодатели представляют в налоговую инспекцию ежемесячные Персонифицированные сведения о физических лицах.
Форма содержит персональные данные застрахованного лица и сведения о выплатах за соответствующий месяц.
Если сотрудник уволен в октябре 2023 года и в октябре ему произведены выплаты, включим его в персонифицированные сведения за октябрь.
Срок представления таких сведений — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, с учетом правил переноса срока с выходного дня.
Следовательно, это еще один отчет, где уволенный сотрудник появится, однако он не сдается непосредственно в день увольнения.
Подраздел 1.2 ЕФС-1 содержит сведения о страховом стаже и заменил применявшуюся ранее форму СЗВ-СТАЖ.
Здесь важно учитывать существенное изменение 2023 года: подраздел 1.2 больше не является ежегодным списком абсолютно всех работников по принципу старого СЗВ-СТАЖ.
За 2023 год подраздел 1.2 необходимо было представлять по работникам, у которых имеются предусмотренные законодательством особенности страхового стажа.
В частности, проверим необходимость включения сотрудника, если он:
работал в условиях, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии;
имел специальные территориальные или иные условия стажа;
работал вахтовым методом или в предусмотренных законодательством сезонных условиях;
имел периоды простоя или отстранения от работы;
имел периоды исполнения государственных или общественных обязанностей с сохранением места работы;
находился в отпуске без сохранения заработной платы;
находился в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;
подпадает под другие установленные правилами представления подраздела 1.2 категории.
Если никаких таких особенностей у обычного офисного работника не было, только факт его увольнения не означает, что по нему необходимо немедленно отправлять подраздел 1.2.
Сведения о страховом стаже за 2023 год представлялись в установленный годовой срок — не позднее 25 января 2024 года.
С 2023 года бывший расчет 4-ФСС также стал частью ЕФС-1. Сведения о начисленных взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний отражаются в Разделе 2 ЕФС-1.
Но увольнение отдельного работника не заставляет организацию немедленно представлять Раздел 2.
Его формируем в обычный отчетный срок за соответствующий квартал, полугодие, девять месяцев или год.
Если увольнение произошло 2 октября 2023 года, связанные с октябрьскими выплатами показатели будут учтены при формировании отчетности за год.
Подраздел 3 ЕФС-1 связан с дополнительными страховыми взносами на накопительную пенсию и взносами работодателя.
По обычному сотруднику, в отношении которого такие взносы не перечислялись, этот подраздел нас не касается.
Если же работник участвовал в соответствующей системе уплаты дополнительных пенсионных взносов, учтем его данные в подразделе 3 за установленный отчетный период.
Опять же, отдельного срочного отчета только в связи с увольнением не возникает.
Теперь рассмотрим важное исключение, которого не было в первоначальном коротком ответе на форуме.
Если увольняемый работник подлежит воинскому учету, организация должна выполнить обязанности работодателя по воинскому учету.
В 2023 году сроки представления таких сведений были существенно изменены. Для увольнения, произошедшего в октябре 2023 года, уже действовало правило, согласно которому сведения о приеме или увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету, необходимо было направлять в течение пяти дней.
После изменений 2023 года использовалась обновленная форма сведений о приеме или увольнении, предусмотренная Положением о воинском учете.
В ней, в частности, отражаются персональные данные военнообязанного сотрудника, СНИЛС, паспортные данные и сведения о работодателе.
Следовательно, если увольняемый бухгалтер или другой сотрудник является военнообязанным, одной ЕФС-1 недостаточно. Отдельно проверим выполнение обязанности перед военным комиссариатом.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 предусмотрены средства ведения воинского учета и подготовки сведений о принятых и уволенных военнообязанных.
Используем отчет или форму Сведения о приеме или увольнении сотрудников. В отдельных версиях также доступен кадровый отчет Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники.
Перед формированием формы проверим карточку сотрудника: категорию воинского учета, сведения военного билета, военкомат, СНИЛС, паспортные данные и дату рождения.
Не будем считать отправку ЕФС-1 выполнением воинского учета. Это отдельная обязанность перед другим государственным органом.
Еще один специальный случай возникает при прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином.
Работодатель обязан сообщить территориальному органу МВД о прекращении договора с иностранным работником.
Срок — не позднее трех рабочих дней с даты прекращения или расторжения договора.
Эта обязанность распространяется не только на иностранцев, работающих по патенту. При увольнении иностранного сотрудника обязательно отдельно проверим миграционный статус и правила уведомления МВД.
Используем форму уведомления, действовавшую на дату увольнения. Для ситуации октября 2023 года применялись формы, установленные соответствующим приказом МВД.
ЕФС-1 также не заменяет такое уведомление.
Дополнительные действия могут потребоваться, если увольняемый сотрудник является получателем ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
Если увольнение приводит к обстоятельствам, прекращающим право на получение пособия через данного страхователя, необходимо выполнить предусмотренное законодательством взаимодействие с СФР и направить соответствующее уведомление через СЭДО.
Поэтому при увольнении сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком или получающего пособие, не ограничимся стандартной ЕФС-1. Проверим состояние проактивного процесса в СФР.
В исходной ситуации сотрудник поясняет: «этот сотрудник — я, я досдаю отчеты и увольняюсь».
Здесь рассмотрим не только формальные сроки, но и практическую организацию процесса.
Если бухгалтер после даты увольнения уже не будет иметь доступа к базе, электронной подписи и системе сдачи отчетности, не стоит строить процесс так, чтобы обязательный отчет пришлось отправлять после прекращения его полномочий.
Организуем работу следующим образом:
согласуем с руководителем реальную дату увольнения;
получим и зарегистрируем заявление;
оформим приказ;
зарегистрируем Увольнение в 1С;
выполним окончательный расчет;
сформируем подраздел 1.1 ЕФС-1;
отправим его в СФР и получим подтверждение приема;
при использовании СЭДО актуализируем Сведения о застрахованных лицах (СЭДО);
если сотрудник военнообязанный, подготовим сведения для военкомата;
если сотрудник иностранный гражданин, подготовим уведомление МВД;
передадим руководителю перечень отчетов, которые организация должна будет представить после увольнения бухгалтера;
передадим доступы и организуем смену ответственных лиц за электронную отчетность и электронную подпись.
Последний пункт особенно важен. Увольнение бухгалтера не прекращает обязанности организации сдавать РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1 и другую отчетность после его ухода.
Соберем их вместе. Если работник уволен, в дальнейшем учитываем сведения о нем в обычной зарплатной отчетности.
Персонифицированные сведения о физических лицах — представляем в ФНС за месяц, в котором имеются соответствующие данные по сотруднику.
РСВ — включаем выплаты и сведения уволенного работника в расчет за соответствующий отчетный или расчетный период.
6-НДФЛ — отражаем доходы и удержанный при окончательном расчете НДФЛ в отчетности за период, к которому относятся даты получения дохода и удержания налога.
Раздел 2 ЕФС-1 — отражаем показатели по взносам от несчастных случаев и профессиональных заболеваний в обычной квартальной отчетности.
Подраздел 1.2 ЕФС-1 — представляем в годовом порядке, если по работнику существуют особенности стажа, при которых подраздел должен заполняться.
Подраздел 3 ЕФС-1 — представляем, если по сотруднику уплачивались соответствующие дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Ни РСВ, ни 6-НДФЛ, ни ежемесячные персонифицированные сведения не нужно сдавать вне очереди в день увольнения.
Отчетность — только часть процедуры. Не забудем правильно выполнить окончательный расчет.
Согласно статье 140 ТК РФ суммы, причитающиеся работнику от работодателя, по общему правилу выплачиваются в день увольнения.
Проверим:
зарплату за фактически отработанное время;
компенсацию за все неиспользованные отпуска;
премии и другие выплаты, которые должны быть начислены к этой дате;
выходное пособие, если оно предусмотрено основанием увольнения, законом, трудовым или коллективным договором;
НДФЛ;
прочие удержания, если для них имеются законные основания.
Статья 127 ТК РФ предусматривает выплату денежной компенсации за все неиспользованные отпуска.
В 1С проверим количество дней компенсации, средний заработок и сумму выплаты до проведения окончательного документа.
Не будем смешивать понятия «сдать отчет государству» и «выдать сведения сотруднику». Это разные обязанности.
В день увольнения необходимо оформить документы, которые должны быть переданы работнику.
Прежде всего выдадим трудовую книжку, если она ведется на бумаге, либо предусмотренные законодательством сведения о трудовой деятельности.
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки и используется электронный формат, формируем СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности у данного работодателя.
Кроме того, в 2023 году работнику следовало предоставлять предусмотренные законом персональные выписки из сведений персонифицированного учета, в частности сведения из соответствующих разделов ЕФС-1, РСВ и персонифицированных сведений.
Выдадим также расчетный листок с расшифровкой начислений и удержаний.
По письменному заявлению сотрудника выдадим связанные с работой документы, например копию приказа об увольнении, справку о заработке, сведения о периоде работы и справку о доходах.
Обратим внимание на изменение, действовавшее именно с 2023 года.
Ранее при увольнении бухгалтер практически автоматически готовил сотруднику справку о заработке по форме 182н для расчета пособий у следующего работодателя.
С 1 января 2023 года прежняя форма 182н была отменена. Сведения о заработке, необходимые для назначения пособий, должны были передаваться между государственными информационными системами и страхователями по новому порядку.
Поэтому не будем включать старую справку 182н в обязательный комплект отчетности по правилам, действовавшим для увольнения в октябре 2023 года.
Отдельной формы 2-НДФЛ как самостоятельной годовой отчетности работодателя к этому моменту уже не было. Справка о доходах физического лица входит в состав формы 6-НДФЛ.
При необходимости сотрудник может запросить справку о доходах за период работы в текущем году.
В 1С такую справку сформируем на основании данных учета НДФЛ по конкретному физическому лицу.
Перед выдачей обязательно проверим, что все октябрьские выплаты при увольнении проведены, НДФЛ рассчитан и данные попали в регистры налогового учета.
Разберем контрольный алгоритм. Перед отправкой отчета не будем ограничиваться тем, что программа автоматически заполнила строку «Увольнение».
Откроем Увольнение и проверим дату увольнения.
Проверим основание увольнения.
Сопоставим его с пунктом, частью и статьей ТК РФ.
Проверим номер и дату приказа.
Проверим должность и трудовую функцию сотрудника.
Проверим код выполняемой функции.
Сформируем сведения через Электронные трудовые книжки.
Убедимся, что программа создала мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ», а не перевод или отмену мероприятия.
Проверим персональные сведения сотрудника и СНИЛС.
Выполним встроенную проверку формы.
Отправим ее через 1С-Отчетность.
Проверим получение положительного результата обработки.
Такой контроль особенно полезен, если увольняемый сотрудник — последний бухгалтер организации.
Если обнаружили, что установленный срок уже прошел, не будем откладывать представление отчета еще дальше.
Сформируем подраздел 1.1 с реальными датами кадрового мероприятия и документа-основания и представим сведения в СФР.
Не будем менять дату увольнения или задним числом создавать фиктивную кадровую ситуацию только для того, чтобы отчет внешне выглядел своевременным.
Если в ранее представленном подразделе допущена ошибка, используем механизм отмены или корректировки сведений по правилам ЕФС-1, а не создаем вторую произвольную запись об увольнении.
Да. Наличие бумажной трудовой книжки не отменяет обязанности работодателя передавать сведения о кадровом мероприятии в СФР.
Электронный персонифицированный учет трудовой деятельности ведется и по тем работникам, которым работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
Следовательно, при увольнении работника с бумажной трудовой книжкой:
оформим запись об увольнении в бумажной трудовой книжке;
выдадим книжку работнику в установленный срок;
одновременно сформируем и представим подраздел 1.1 ЕФС-1.
Не будем выбирать между бумажной трудовой и ЕФС-1: обязанности существуют параллельно.
Теперь рассмотрим всю ситуацию последовательно.
Предположим, сотрудник организации увольняется по собственному желанию 2 октября 2023 года. Руководитель согласовал эту дату. Сотрудник одновременно является бухгалтером организации и самостоятельно отправляет отчетность.
Выполним следующие действия.
Проверим заявление об увольнении и согласованную с работодателем дату.
Оформим приказ о прекращении трудового договора.
В 1С создадим и проведем документ Увольнение с датой 02.10.2023.
Укажем правильное основание — например, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ при увольнении по инициативе работника.
Рассчитаем зарплату за отработанное время.
Рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск.
Исчислим и удержим НДФЛ.
Выполним окончательный расчет с сотрудником.
Через Электронные трудовые книжки сформируем подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ».
Проверим дату мероприятия, трудовую функцию, причину увольнения и реквизиты приказа.
Отправим ЕФС-1 в СФР через 1С-Отчетность непосредственно 2 октября, не дожидаясь следующего дня.
Проконтролируем положительный протокол приема.
При использовании СЭДО сформируем актуальные Сведения о застрахованных лицах (СЭДО) с признаком прекращения трудовых отношений.
Если сотрудник военнообязанный, подготовим сведения в военкомат.
Если сотрудник иностранный гражданин, отдельно уведомим МВД в установленный срок.
Выдадим сотруднику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и другие обязательные документы.
Зафиксируем для нового бухгалтера или руководителя, что октябрьские выплаты сотруднику должны попасть в последующую отчетность.
После увольнения 2 октября учет сотрудника не исчезает из отчетности.
Посмотрим на дальнейшую цепочку.
Октябрьские выплаты необходимо отразить в персонифицированных сведениях, представляемых в ФНС за соответствующий месяц.
Доходы и НДФЛ войдут в годовой расчет 6-НДФЛ за 2023 год.
Выплаты и страховые взносы войдут в РСВ за соответствующий расчетный период.
Данные по страхованию от несчастных случаев учитываем при составлении Раздела 2 ЕФС-1.
Если у сотрудника имелись специальные периоды страхового стажа, проверим необходимость его включения в подраздел 1.2 ЕФС-1 за 2023 год.
То есть фраза «никаких дополнительных отчетов при увольнении не нужно» верна только в узком смысле: не нужно немедленно сдавать РСВ, 6-НДФЛ и остальные периодические формы. Но сотрудник продолжает отражаться в них за период до своего увольнения.
Чтобы не пропустить специальную отчетность, перед увольнением зададим несколько контрольных вопросов.
Является ли сотрудник военнообязанным? Если да — проверим сообщение в военкомат.
Является ли сотрудник иностранным гражданином? Если да — проверим уведомление МВД.
Получает ли сотрудник пособие по уходу за ребенком или участвует в другом активном процессе СЭДО? Если да — проверим сообщения в СФР.
Есть ли у него специальные условия страхового стажа? Если да — проверим подраздел 1.2 ЕФС-1.
Перечисляются ли дополнительные взносы на накопительную пенсию? Если да — проверим подраздел 3 ЕФС-1.
Происходит ли увольнение в рамках сокращения или ликвидации? Если да — дополнительно проверим специальные процедуры уведомления работников и органов занятости.
Так мы не будем применять один универсальный список ко всем сотрудникам без учета их статуса.
При сокращении штата или ликвидации организации порядок существенно отличается от обычного увольнения по собственному желанию.
В таких случаях появляются предварительные уведомления, специальные сроки, обязанности перед службой занятости, гарантии и выходные пособия.
Поэтому если в документе Увольнение указано основание, связанное с сокращением или ликвидацией, не будем использовать только алгоритм для статьи 80 ТК РФ.
Сначала проверим весь кадровый процесс сокращения, а уже затем отчетность на дату увольнения.
Непосредственно при обычном увольнении в 2023 году прежде всего сдаем подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ».
При использовании СЭДО дополнительно проверяем актуализацию статуса застрахованного лица.
При наличии специальных обстоятельств отправляем сведения в военкомат, МВД или дополнительные сообщения в СФР.
А вот РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения и квартальные разделы ЕФС-1 продолжаем сдавать в обычные сроки. В этих формах просто учитываем выплаты и сведения по уволенному человеку за соответствующий период.
Вернемся к вопросу: «Он же должен еще две недели отработать?»
После даты увольнения никаких двух недель отрабатывать не нужно. С даты прекращения трудового договора человек уже не является работником организации.
Двухнедельный срок по статье 80 ТК РФ — это период предупреждения работодателя до увольнения.
Если работник и работодатель договорились о более ранней дате, увольнение возможно до истечения этих двух недель.
Следовательно, сначала согласуем дату увольнения, затем этой датой оформим кадровое мероприятие. Не будем сначала увольнять сотрудника, а потом оставлять его работать еще две недели.
Если увольняющийся сотрудник отвечает за бухгалтерский и кадровый учет, до даты увольнения дополнительно организуем передачу дел.
Проверим, кто после его ухода будет:
вести учет в 1С;
рассчитывать зарплату;
работать с 1С-Отчетностью;
контролировать входящие требования ФНС;
получать сообщения СФР по СЭДО;
отправлять следующую отчетность;
работать с электронной подписью;
вести кадровые документы;
выполнять обязанности по воинскому учету, если они возложены на бухгалтера.
Составим перечень несданных отчетов и ближайших сроков. Например, если бухгалтер увольняется в начале октября, впереди еще отчетная кампания за 9 месяцев, а затем годовая отчетность.
Сам факт увольнения бухгалтера не переносит и не отменяет эти сроки.
Если сотрудник увольняется 2 октября 2023 года, прежде всего правильно оформим основание и дату увольнения. Не будем создавать приказ задним числом только ради отчетности.
При увольнении по собственному желанию помним: две недели, предусмотренные статьей 80 ТК РФ, являются сроком предварительного предупреждения работодателя, а не обязательной «отработкой» после увольнения. По соглашению работника и работодателя трудовой договор может быть прекращен и раньше.
После оформления документа Увольнение сформируем подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 и передадим его в СФР. В 2023 году именно этот подраздел заменяет прежний СЗВ-ТД в части сведений об увольнении.
Срок представления сведений очень короткий — не позднее следующего рабочего дня после оформления документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений. Если увольняется бухгалтер, который сам отправляет отчетность, удобнее сформировать, отправить и проконтролировать прием ЕФС-1 непосредственно в день увольнения.
Через СЭДО дополнительно проверим Сведения о застрахованных лицах и при необходимости актуализируем статус бывшего сотрудника. Не будем путать эти сведения с ЕФС-1: они предназначены для другого информационного обмена с СФР и не заменяют сведения о трудовой деятельности.
РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физических лицах и квартальные разделы ЕФС-1 не сдаем досрочно только из-за увольнения. В дальнейшем включаем уволенного сотрудника в соответствующую отчетность за период, в котором ему начислялись и выплачивались доходы.
Подраздел 1.2 ЕФС-1 за 2023 год проверяем отдельно: с 2023 года он представлялся не по принципу «включить всех уволенных», а по работникам, имеющим предусмотренные законодательством особенности страхового стажа.
Если работник является военнообязанным, дополнительно представим сведения об увольнении в военкомат. Если увольняется иностранный гражданин — уведомим МВД в установленный трехдневный рабочий срок. Если сотрудник участвует в проактивной выплате пособий, проверим необходимые сообщения СЭДО.
В день прекращения трудового договора произведем окончательный расчет, выплатим зарплату и компенсацию за все неиспользованные отпуска, выдадим трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и другие обязательные документы.
Таким образом, для обычного увольнения в 2023 году основной срочный отчет можно сформулировать просто: оформляем увольнение в 1С, сдаем в СФР ЕФС-1 подраздел 1.1, проверяем СЭДО и специальные обязанности по статусу сотрудника, а остальные зарплатные отчеты представляем в свои обычные сроки.
Информация носит справочный характер